Onderhoud bedrijfsinstellingen

Sectie Algemeen

• De NAW-gegevens van het huidige bedrijf: Bedrijfsnaam, Adres, Postcode / Plaats en Telefoonnummer. Houd de naam van het bedrijf gelijk aan de naam van het autorisatiebedrijf, die u in kunt vullen in Onderhoud bedrijf in Systeeminstellingen.

• Bestuursnummer: dit veld is alleen zichtbaar als de IncludeCLA feature toggle op 'Y' staat en als dan op het tabblad Cao de standaard cao een cao in de sector Onderwijs is.

• Gebruik routeplanner van: om de afstand tussen twee bestemmingen te berekenen, is het mogelijk om een link naar een routeplanner ter beschikking te stellen. Bij het indienen van een declaratie met Handmatige invoer wordt dan de knop Afstand berekenen zichtbaar. Bij klikken op deze knop toont het systeem een pop-upvenster met de gekozen routeplanner. U hebt keuze uit:

  • ANWB: de koppeling gaat naar de routeplanner van de ANWB (met kaartgegevens van TomTom);

  • Google (km): de koppeling gaat naar Google Maps;

  • Bing: de koppeling gaat naar Bing Maps;

  • Geïntegreerde Google Maps: bij deze optie wordt er geen pop-upvenster met de route getoond, maar wordt de door Google Maps berekende afstand automatisch ingevuld bij de kilometers. De door Google toegepaste route is de "Google recommended route". Het is niet te achterhalen waarom Google voor een bepaalde route kiest, en deze levert niet altijd hetzelfde aantal kilometers op.

    Bij deze keuze is de optie Afstand niet te wijzigen beschikbaar. Daarmee kunt u kiezen of het door Google Maps berekende aantal kilometers, gewijzigd mag worden door de indiener.

• HTML-e-mails toestaan: hier kunt u aangeven of het systeem e-mails in HTML-indeling of als tekst zonder opmaak moet versturen.

• Weer te geven soorten dagen: dit wordt gebruikt in de verzuimmodule. Als u beide opties Kalenderdagen en Werkdagen aanvinkt, dan kunnen de gebruikers zelf de keuze maken in het dashboard en op overzichten. Als u hier een van de twee opties aanvinkt, dan wordt deze verplicht gebruikt en is de keuze niet wijzigbaar in de verzuimmodule. (het veld zal grijs worden getoond)

• Startdatum Payroll: dit is de datum waarop Payroll live is gegaan. Deze datum wordt gebruikt in de Startwizard Talent - Payroll.

• Cockpit: deze instellingen worden gebruikt door de Cockpit in de module Dashboards. U kunt instellen welke gegevens getoond mogen worden in de secties Vandaag afwezig en Gebeurtenissen van de Cockpit. Iedere gebruiker van de cockpit kan zelf instellen of de hier ter beschikking gestelde gebeurtenissen in zijn/haar cockpit worden getoond.

  • Gesprekscyclus weergeven: gebeurtenis Gepland gesprek mag getoond worden

  • Opleidingen weergeven: gebeurtenissen Geplande opleiding en Verlopende opleidingscertificaten mogen getoond worden.

  • Verlof weergeven: gebeurtenis Vervallende verlofaanspraak mag getoond worden en bij vandaag afwezig wordt verlof getoond.

• Instructies einde dienstverband: deze tekst zal worden weergegeven op het overzicht Einde dienstverband dat u kunt gebruiken wanneer een werknemer uit dienst gaat. Dit overzicht toont in één oogopslag de activiteiten in de verschillende modules die van belang zijn wanneer een medewerker uit dienst gaat.

• Aansluiting Vervangingsfonds: dit veld is alleen zichtbaar als de IncludeCLA feature toggle op 'Y' staat en als dan op het tabblad Cao de standaard cao een cao in de sector Onderwijs is. Dit veld is alleen van belang voor het Primair Onderwijs. U kunt opgeven in welke mate uw school eigenrisicodrager is voor het Vervangingsfonds. Aansluiting bij het Participatiefonds is verplicht in het Primair Onderwijs.
  Wanneer uw type aansluiting wijzigt, dan moet u een nieuwe regel toevoegen door op te klikken.

Sectie Onderhoud opslaan documenten

• Map Tijdelijke documenten: u moet een UNC-pad opgeven. U kunt geen pad opgeven naar een lokaal schijfstation of een reeds verbonden netwerklocatie. Een UNC-pad heeft de indeling '\\servernaam\pad'. Als u toch een lokaal pad op de webserver wilt gebruiken dan moet u dat in de vorm \\<webserver>\C$ (administratieve shares) doen. De Systeemgebruiker moet toegang hebben tot de opgegeven map. Deze map wordt gebruikt als de map voor tijdelijke documenten in de modules Persoonsgegevens, Opleidingen, Ziekmeldingen en Applicatiebeheer.

  Documenten blijven in deze map staan totdat de betreffende actie geheel is afgerond en goedgekeurd. Als gebruikers na het uploaden van een document de webpagina verlaten zonder op te slaan, dan blijft het document achter in deze map. De applicatiebeheerder of de systeembeheerder kan deze achtergebleven documenten verwijderen met de Windows verkenner.

• Map bedrijfsdocumenten: dit is de map waar een document wordt opgeslagen dat u upload op het tabblad Algemeen van Onderhoud externe bedrijven. Bij ieder extern bedrijf kan een document worden opgeslagen. Dit is bijvoorbeeld voor het opslaan van documenten behorende bij opleidingsinstituten.

Sectie Pakketopties

• Max. lengte werknemersnr.: standaardwaarde is een werknemersnummer van 5 cijfers. Bij vastleggen van grotere waarde: let op bij export naar externe pakketten.

• Eerstvolgende werknemersnr.: als werknemersnummers automatisch worden toegekend, is dit het nummer voor de volgende nieuwe werknemer. Automatisch nummeren kunt u inschakelen op het tabblad Verwijzingen.

• Interval: als werknemersnummers automatisch worden toegekend, is dit de verhoging van het eerstvolgende werknemersnummer nadat een nieuwe werknemer is aangemaakt.

• Deskundigheidsniveau: het is niet nodig om deze optie aan te vinken. In Onderhoud functies komt het tabblad Deskundigheidsniveau beschikbaar als er minstens één deskundigheidsniveau is aangemaakt in Onderhoud keuzelijsten. Ook kan dan bij de Positie van de werknemer een deskundigheidsniveau worden geregistreerd.

• Formatie op: zie Formatieplaats onderhoudsinstellingen;

• Loonjaar: afblijven!
  Deze datum wordt bij de jaarafsluiting opgehoogd door het systeem. De jaarovergang voert u uit in Persoonsgegevens Instellingen. Visma stelt jaarlijks eind december het document "Jaarovergang HRM Talent en Payroll" ter beschikking met aanwijzingen en tips voor de jaarafsluiting.

• Jaren in dienst instelling: deze instelling wordt gebruikt om de jubileumdatum te bepalen. Deze komt naar voren in overzichten en wordt bij de signalen gebruikt.

• Datum in dienst instelling: deze instelling wordt gebruikt om de indienstdatum te bepalen. Deze is zichtbaar bij de Persoonlijke gegevens op het tabblad Gegevens.

• Kostenplaats: de mogelijkheden zijn:

  • Geen: u gebruikt geen kostenplaatsen.

  • Org.eenheid: de kostenplaats is altijd gelijk aan het afdelingsnummer.

  • Kostenplaats: u houdt zelf een lijst bij in Onderhoud keuzelijsten. In Onderhoud afdelingen kiest u bij iedere afdeling een kostenplaats uit de lijst.

• Kostendrager: de mogelijkheden zijn:

  • Geen: u gebruikt geen kostendragers.

  • Kostendrager: u houdt zelf een lijst bij in Onderhoud keuzelijsten. In Onderhoud functies, tabblad Salaris kiest u bij iedere functie een kostendrager uit de lijst.

  • Functiecode: dit betekent dat de kostendrager een bestaand functienummer moet zijn. In Onderhoud functie kunt u bijvoorbeeld bij Accountmanager (1000) de kostendrager Verkoop (900) kiezen (een andere functie).

  • Functie: de kostendrager is gelijk aan de functie van de werknemer. In Onderhoud functies kunt u nog steeds een andere functie kiezen, maar dat heeft geen effect op wat naar het salarissysteem wordt gestuurd.

• Dimensie 3/4/5: deze velden zijn alleen zichtbaar als de Dimension feature toggle op 'Y' staat. Voor een uitgebreide kostenverbijzondering is het dan mogelijk om naast de kostenplaats en de kostendrager een derde (vierde / vijfde) dimensie te gebruiken. In Payroll moet dit ook worden ingericht via het menu Configuratie > Journalisering > Dimensie definitie.

  U kunt kiezen uit

  • Externe code: de keuzelijst hiervoor is in te richten in Onderhoud keuzelijsten de keuzekijst Externe functiecode (k_fnk_extern),

  • Functierubriek: de keuzelijst Onderhoud keuzelijsten,

  • Functiefamilie: de keuzelijst Onderhoud keuzelijsten,

  • Categorie: de keuzelijst Onderhoud keuzelijsten of

  • BRIN: de keuzelijst hiervoor is in te richten in Onderhoud BRIN-nummers.

  In Onderhoud functies kiest u de waarde die bij de functie hoort.

In de sectie Loonkostenverdeling, in de module Persoonsgegevens – Salaris overig, kunt u op werknemersniveau afwijken van de via de afdeling en de functie toegekende kostenplaats, kostendrager en dimensie(s).

Tabblad Kleuren

Alle kleuren die u hier kiest, worden opgeslagen in de database en teruggelezen als u deze functie opnieuw opent.

Werknemerkalender

Deze kleuren worden gebruikt om de aanwezigheid van de werknemer te laten zien. De kleur in kalenders en het Navigatiedeelvenster wordt anders wanneer de werknemer verlof heeft, ziek is, of een vrije dag heeft. De kleuren kunnen ingesteld worden in de roosters, de verlofdefinities en de verzuimdefinities. Mogelijk worden gewijzigde kleuren pas zichtbaar nadat een OLAP-berekening heeft plaatsgevonden (meestal iedere nacht). Als meerdere gebeurtenissen samenvallen (ziek en vrij bijvoorbeeld), wordt de kleur bepaald door de weergaveprioriteit die u bij de definities kunt kiezen.

De kleuren voor niet-werkdagen worden gebruikt in het Verzuimdashboard voor een werknemer, de Afdelingskalender (verzuim), de Afdelingskalender (verlof), de Kalender (verlof aanvragen), in de Telefoonlijst en voor het Navigatiedeelvenster.

• Werkdag: als de werknemer geen rooster heeft, dan wordt de werkdagkleur bepaald door het standaard bedrijfsrooster dat u verplicht moet kiezen op het tabblad Algemeen.

• Niet-werkdag (doordeweeks): de kleur voor een dag buiten het rooster. Doorgaans wordt hiervoor een grijze kleur gekozen.

• Niet-werkdag (weekend): de kleur voor een niet-werkdag in het weekend. Doorgaans wordt hiervoor een lichtgrijze kleur gekozen.

• Kalenderrand: (niet in gebruik)

• Nieuwe aanvragen: de kleur wordt bepaald door de verlofdefinitie.

• Verlofbeperkingen: (niet in gebruik)

• Afwezigheidskleur: deze kleur wordt getoond wanneer de werknemer afwezig is en de gebruiker NIET is geautoriseerd voor functie PAY.31091 "Afwezigheidskleur weergeven". De kleur is dan zichtbaar in de afdelingskalenders, de telefoonlijst en in de stip voor de werknemer in het Navigatiedeelvenster.

Elektronisch Dossier

Deze kleuren waren voor de module Elektronisch dossier in T&S client. Ze worden niet gebruikt in het web.

Tabblad Verwijzingen

Hier kunt u 'verwijs'-bedrijven instellen. Dat houdt in dat bepaalde gegevens ontleend worden aan een ander bedrijf in dezelfde database. In het huidige bedrijf kunt u deze gegevens dan niet meer onderhouden. U kunt enkele van deze verwijzingen ook instellen met de functie Onderhoud instellingen in diverse modules. Op die plaatsen kunt u aangeven dat het bedrijf geschikt is als 'verwijs'-bedrijf; het systeem controleert dan dat enkel standaard rollen en lijsten gebruikt worden in de workflow. Voor meer informatie zie Rol toevoegen in de help van Onderhoud rollen en Standaard lijsten in de help van Onderhoud lijsten. U kunt ook verwijzingen instellen in T & S client met de functie Onderhoud bedrijf, tabblad Verwijzingen.

Voor iedere verwijzing is er een keuzelijst waarin u het gewenste 'verwijs'-bedrijf kunt selecteren. Als er geen geschikte bedrijven aanwezig zijn in de database dan is het veld niet muteerbaar. Voor de volgende gegevens kunt u een verwijzing opgegeven:

• Verzuim: zie ook Instellingen verzuim

• Roosters: standaard zijn roosters Niet in gebruik. Als u de verwijzing instelt op het eigen bedrijf of op een ander bedrijf dan kunt u roosters aanmaken op de pagina Roosterdefinities en deze toewijzen aan werknemers in de sectie Werktijden van Persoonsgegevens » Contract. Nadat u op Toepassen klikt, krijgt u de foutmelding Standaard rooster is een verplicht veld, kies een rooster.. Negeer deze foutmelding, ga naar de functie Roosterdefinities om het standaard rooster aan te maken en keer dan terug naar deze functie om alsnog het standaard rooster vast te leggen.

• Afdelingen: (Org. eenheden)

• Functies: als er gesprekken zijn in het huidige bedrijf in de module Gesprekscyclus, dan kunt u niet meer kiezen.

• Instanties: (externe bedrijven)

• Kalender: u kunt hier een van de kalenders kiezen die zijn aangemaakt met Onderhoud keuzelijsten, de keuzelijst Kalender (kal_id).

  Let op!
  Dit is dus geen verwijzing naar een ander bedrijf.

  De perioden van de kalender moeten worden gevuld met de functie Onderhoud kalender in T&S client.

  UPDATE wg1 SET kal_id=1 WHERE kal_id=100;

• Kalender: (loonperioden) anders dan in T&S client, waar de kalenders benoemd worden in Onderhoud keuzelijsten, is dit een verwijzing zoals de andere verwijzingen op dit tabblad.

• Opleidingen: zie ook Instellingen opleidingen.

• Declaraties: zie ook Instellingen declaraties en zie ook het Help-onderwerp Verwijzingen in de module Declaraties.

• Gesprekscyclus: zie ook Instellingen Gesprekscyclus.

• Verstrekkingen: zie Instellingen verstrekkingen.

• Workflow Plus: zie ook Onderhoud instellingen.

• Virtuele mappen: zie ook Instellingen Elektronisch dossier, de optie 'Verwijs'-bedrijf.

• Normuren: zie Onderhoud normuren.

• Automatisch nummeren werknemers: bij het aanmaken van een nieuwe werknemer zal HRM Talent het nummer automatisch ophogen. Het werknemernummer wordt uniek over alle bedrijven die naar hetzelfde bedrijf verwijzen. In het 'verwijs'-bedrijf moeten Eerstvolgende werknemersnr. en Interval worden opgegeven bij de pakketopties op het tabblad Algemeen.

Tabblad Roosters

Wanneer het bedrijf een verwijzing heeft ingesteld voor roosters, zijn de opties hieronder niet beschikbaar behalve het Standaard rooster. Indien dit het geval is, zal bij het kopje Roosters het bedrijf worden vermeld waar de roosters naar worden verwezen.

Roosters

• Standaard rooster: dit is het standaard rooster voor het bedrijf. Dit rooster zal gebruikt worden voor werknemers die geen rooster hebben. Deze keuze is verplicht. Met Onderhoud roosterdefinities moet u eerst minstens één rooster aanmaken.

• Type: hiermee kiest u de methode van invoer van roosterdefinities: Klassiek of Extra instellingen.

• Aantal decimalen voor uren: Het aantal decimalen dat wordt getoond in op uren gebaseerde roosters.

Extra instellingen

Dit gedeelte is alleen zichtbaar als bij Type deze invoermethode is gekozen.

• Roosters maken per werknemer: u kunt in de sectie Werktijden direct een eigen rooster invoeren dat niet bij andere werknemers te gebruiken is. Dit is ook mogelijk in acties waarin de sectie Werktijden is opgenomen. Als u bijvoorbeeld in de actie Nieuw contract bij Wat wilt u doen? kiest voor Nieuw contract gebaseerd op bestaand contract, kunt u direct het rooster invullen.

• Bedrijfsroosters toestaan op werknemerniveau: u krijgt de mogelijkheid om te kiezen tussen een bedrijfsrooster en een eigen rooster voor de werknemer.

In onderstaande velden legt u de standaardwaarde vast voor nieuwe roosters. De velden zijn niet meer zichtbaar bij het maken van een (werknemer)rooster, tenzij u de volgende opties aanvinkt:

• Inschakelen in roosterdefinities: het bijbehorende veld kan gewijzigd worden in een rooster op bedrijfsniveau.

• Inschakelen in werknemerroosters: het bijbehorende veld kan gewijzigd worden in een rooster op werknemerniveau. Deze optie is zichtbaar wanneer u Roosters maken per werknemer heeft ingeschakeld.

Velden

• Oproepuren toestaan: bij het maken van nieuwe roosters kunt u de uren opgeven waarop de werknemer standby moet zijn.

• Dagdelen toestaan: bij het maken van nieuwe roosters kunt u opgeven welk deel van de roosterdag het blok werktijd inneemt.

• Standaard roosterkleur: de achtergrondkleur van een dag volgens dit rooster. Deze kleur is zichtbaar in diverse kalenders zodat zichtbaar is met welk dienstrooster men te maken heeft. Klik op het pictogram om een kleur in te geven. Klik op de gewenste kleur of geef een zes-cijferige hexadecimale html-kleurcode in de vorm #RRGGBB. (Zoek desgewenst op internet naar "html kleurcode" voor meer informatie.)

• Standaard lengte cyclus: de lengte van een cyclus in kalenderdagen, bijvoorbeeld 7 (één week).

• Standaard begindag cyclus: de datum ingang van de eerste cyclus van zich herhalende werktijden. Dit kan een cyclus van een week zijn, waarbij de datum ingang de eerste maandag van het jaar is. Het kan ook een cyclus zijn van bijvoorbeeld een aantal dagen werken en vrij door weekeinden heen.

• Roostertypes: het type van het rooster. Meerdere opties zijn mogelijk. Dit type geeft aan of het rooster in

  • Uren: uren per dag wordt vastgelegd.

  • Tijd: werktijden per dag.

  • Werktijdfactor: het rooster wordt vastgelegd met deeltijdfactoren per dag. Dit veld en de bijbehorende velden zijn alleen zichtbaar als de IncludeCLA feature toggle op 'Y' staat en als dan op het tabblad Cao de standaard cao een cao in de sector Onderwijs is.

    • Standaard uren per week: dit wordt gebruikt om werktijdfactor in uren om te rekenen. Bijvoorbeeld 40 uren per week.

    • Maximale werktijdfactor: het programma accepteert waarden van 0 tot 2.

    • Werktijdfactor als uren tonen: bij het maken van roosters wordt naast de ingevoerde werktijdfactor ook het aantal werkuren van de dag getoond.

• Standaard verloftijden: (alleen als bij Roostertypes gekozen is voor Uren of Werktijdfactor)
  Als deze optie is aangevinkt, dan moet bij het ingeven van een verlofaanvraag ook een begin- en eindtijd worden ingegeven (alleen ter informatie).