Instellingen

Doel

Het instellen van op organisatie niveau vastgelegde parameters van de declaratiemodule.

Functionaliteit

Verwijzing

De stamgegevens uit de declaratiemodule kunnen verwezen worden. Het instellen van de verwijzing is een setting op organisatieniveau.

• Om van verwijzingen gebruik te kunnen maken moet er één bedrijf aangewezen worden als 'verwijs'-bedrijf voor declaraties. Dit kan door het vinkje achter Dit is een 'verwijs'-bedrijf voor declaraties aan te vinken.

• Wanneer een bedrijf is aangewezen als 'verwijs'-bedrijf wordt dit bedrijf als optie getoond voor de instelling 'verwijs'-bedrijf in de andere bedrijven.

Zie ook het Help-onderwerp Verwijzingen.

Systeem

• Het is mogelijk tijdens het declareren gescande facturen te uploaden. Zolang de declaratie nog niet is goedgekeurd worden deze scans in de Map tijdelijke bestanden opgeslagen. Zodra de declaratie is goedgekeurd worden deze scans naar de Map voor bijlagen verplaatst.

  Restrictie: de opgegeven map moet bestaan en de Systeemgebruiker moet rechten hebben op deze map.

• Het is mogelijk om na goedkeuren/afwijzen van een declaratie een mail te versturen om belanghebbenden te informeren over de goedkeuring dan wel afwijzing. Het e-mailadres dat als afzender in deze mails getoond moet worden kan worden ingevuld in de het veld Algemeen e-mailadres. Dit adres hoeft niet te bestaan.

Declaratie

• Bij Standaard arbeidsvoorwaarden voor declaraties kan opgegeven worden wat de standaard voorwaarden binnen de organisatie zijn. Wanneer er geen standaard voorwaarden opgegeven worden moeten aan alle active contracten van werknemers individueel arbeidsvoorwaarden toegekend worden.

  Wanneer er een standaard arbeidsvoorwaarde wordt opgegeven en de aan een contract toegewezen arbeidsvoorwaarde is niet geldig over de gehele periode dan wordt teruggevallen op de standaard arbeidsvoorwaarde.

  Voorbeeld:

  Op een contract zijn van 01-feb-2011 tot 1-jun-2011 arbeidsvoorwaarden X van toepassing.

  • Declaratie goedgekeurd op 15-jan-2011: Standaard arbeidsvoorwaarden worden toegepast.

  • Declaratie goedgekeurd op 01-feb-2011: Arbeidsvoorwaarden X worden toegepast.

  • Declaratie goedgekeurd op 01-mei-2011: Arbeidsvoorwaarden X worden toegepast.

  • Declaratie goedgekeurd op 01-jun-2011: Arbeidsvoorwaarden X worden toegepast.

  • Declaratie goedgekeurd op 15-jun-2011: Standaard arbeidsvoorwaarden worden toegepast.

• Het is mogelijk declaraties per periode te laten invoeren. In dat geval moet de gebruiker een periode opgeven en kunnen er geen mutaties van buiten die periode in de declaratie worden opgenomen.

  Via de optie declaratieperiode kan deze periode ingesteld worden op een week, maand of gelijk aan de salarisperiode(tydvak) van het contract.

  Let op! Het blijft mogelijk meerdere declaraties met dezelfde periode aan te leveren. Er wordt dus niet afgedwongen dat er maar één declaratie per contract per periode mag zijn.

  Opmerking: Er kan hier gekozen worden voor salarisperiode. Dit bepaalt NIET de periode van uitbetaling. Dit bepaalt enkel de periode waarin de kosten zijn gemaakt.

• Een declaratie wordt uniek geïdentificeerd middels de Declaratiecode. Deze declaratiecode kan door het systeem gegenereerd worden of zelf worden ingegeven. Het genereren van de declaratiecode is verplicht wanneer in de metadata is aangegeven dat de declaratiecode niet gebruikt wordt.

  Let op! De declaratiecode moet uniek zijn per claim binnen het bedrijf!

• Het is mogelijk de termijn waarop een declaratie kan worden ingediend te beperken. Dit kan middels de optie Indienen items beperken tot. Bij deze optie kunt u er voor kiezen het indienen van items te limiteren to X maanden. Dit heeft tot gevolg dat declaraties met een datum ouder dan X maanden voor de huidige periode niet meer mogen worden ingediend. Voorbeeld: er wordt gekozen voor 6 maanden en nu is het 16 augustus dan is het toegestaan om declaraties in te dienen met een datum vanaf 1 februari. (Maand 8 - 6 = maand 2)

• Declaraties worden geboekt op declaratie-items. Deze declaratie-items worden uniek geïdentificeerd m.b.v. een itemcode. Deze itemcode is voornamelijk geïntroduceerd voor het invoeren van massadeclaraties. Invoeren van standaarddeclaraties vindt plaats op basis van de naam. Wanneer het wenselijk is naast de naam ook de itemcode te zien kan dit door het aanvinken van de optie Itemcode zichtbaar in declaratie-indiening.

Salaris

Zodra een declaratie goedgekeurd wordt zal het systeem de salarisperiode bepalen. In principe is dit de periode behorende bij de datum van vandaag.

Met de opties: Declaraties aan salarisperiode toevoegen als goedgekeurd voor dag X van periode, Declaraties toevoegen aan de salarisperiode wanneer periodevariabelen (input) bestaan en Declaraties toevoegen aan de salarisperiode wanneer periodevariabelen (output) bestaan kan er invloed uitgeoefend worden de door het systeem bepaalde salarisperiode. Deze parameters hebben alleen invloed op standaarddeclaraties. Voor massadeclaraties wordt altijd uitgegaan van de datum van vandaag.

Met de optie Declaraties aan salarisperiode toevoegen als goedgekeurd voor dag X van periode kan aangegeven worden dat declaraties binnenkomend op of na dag X van de huidige periode uitbetaald moeten worden in de volgende periode.

Wanneer het niet wenselijk is dat er na het aanmaken van de periode variabelen nog declaraties worden toegevoegd dan kan dit door het uit zetten van de optie Declaraties toevoegen aan de salarisperiode wanneer periodevariabelen (input) bestaan. Deze controle is op dienstverband niveau. Er wordt niet gecontroleerd of er voor andere werknemers periode (input) variabelen bestaan.

Wanneer het niet wenselijk is dat er na de salarisberekening nog declaraties worden toegevoegd dan kan dit door het uit zetten van de optie Declaraties toevoegen aan de salarisperiode wanneer periodevariabelen (output) bestaan. Deze controle is op dienstverbandniveau. Er wordt niet gecontroleerd of er voor andere werknemers periode (output) variabelen bestaan.

Voor meer informatie over de bepaling van de salarisperiode, zie Salarisperiode

Het is mogelijk achteraf de salarisperiode aan te passen m.b.v. de functie Salarisperiode wijzigen.

Standaardwaarden indienen declaratie

• Aantal handtekeningen: wanneer het noodzakelijk is dat papieren bewijsstukken of declaraties (ook) geaccordeerd moeten worden op papier, kan het systeem hiervoor ruimte reserveren op het declaratieformulier.

  De gereserveerde ruimte is afhankelijk van het aantal handtekeningen dat u hier opgeeft.

• Het ook mogelijk een Info-tekst bij de declaratie af te drukken. Deze tekst kan 254 karakters lang zijn.

Ondersteunde cao's

Hier kunt u de cao's opgeven die door uw organisatie ondersteund worden. De hier opgegeven cao's bepalen welke meegeleverde content beschikbaar is om toe te voegen in Onderhoud » Declaratie-items en Onderhoud » Arbeidsvoorwaarden. U kunt overigens alleen content overnemen wanneer de module in eerste instantie m.b.v. de functie Onderhoud » Set-up is ingericht. Door op de knop [...] achter het veld Ondersteunde cao's te klikken, selecteert u de gewenste cao's.