Onderhoud afdelingen

Doel

Het onderhouden van de organisatiestructuur van het bedrijf.
Afdeling kan in sommige bedrijven een locatie of een cliënt zijn.

Als u op de pagina Onderhoud bedrijf een 'verwijs'-bedrijf voor afdelingen heeft ingegeven voor het huidige bedrijf, dan kunt u de gegevens alleen maar inzien.

Velden op deze pagina:

In het linker gedeelte van het venster ziet u de huidige organisatie. Een nieuwe afdeling kunt u aanmaken door met de rechtermuisknop op een afdeling te klikken en dan Nieuwe onderafdeling of Nieuwe hoofdafdeling te kiezen. De volgorde van hoofdafdelingen en de volgorde van de onderafdelingen van een hoofdafdeling kunt u wijzigen door met de rechtermuisknop op de afdeling te klikken en dan Verplaats afdeling voor... te kiezen. Het gehele onderliggende deel van de boom wordt dan meeverplaatst.

Met de knop Afdelingenlijst kunt u een lijst zien van alle afdelingen van het bedrijf.

Bestaande afdelingen kunt u bekijken en/of wijzigen door de afdeling in het linker gedeelte te selecteren. In het rechter gedeelte kunt u de volgende velden ingeven:

Naam: de verkorte naam van de afdeling. Deze moet u eventueel in meerdere bedrijfstalen ingeven. Dit is de naam zoals die getoond zal worden in het afdelingengedeelte van het Navigatiedeelvenster.
Omschrijving: de volledige naam van de afdeling.
Bovenliggende afdeling: hier kunt u de moederafdeling ingeven waar deze afdeling een deeleenheid van is. Voor een hoofdafdeling laat u dit veld leeg.
Afdelingstype: hier kunt u het soort afdeling vastleggen, bijv. Afdeling, Team of Filiaal. De waarden in de lijst zijn te onderhouden met Onderhoud keuzelijsten (keuzelijst Afdelingstype).
Rapportagetype: het soort Org.Eenheid. De waarden in de lijst zijn te onderhouden met Onderhoud keuzelijsten (keuzelijst Soort org. eenheid).
Kostenplaats: de waarden in de lijst zijn te onderhouden met met Onderhoud keuzelijsten (keuzelijst Kostenplaatsen).
Externe afdeling: dit is de externe identificatie van deze afdeling. Het veld is standaard niet zichtbaar.
Het label en de manier waarop u dit veld kunt invullen, kan alleen door Visma ingesteld worden. Het label kan bijvoorbeeld BRIN-nummer zijn en het bijbehorende veld een keuzelijst. De ingevulde waarde wordt geëxporteerd in de standaard werknemerexport in de tags <extdepartmentid> en <extdepartmentname>.
Manager: hier kiest u het afdelingshoofd. U kunt deze invullen door het gebruikersnummer in te vullen of door op de zoekknop te klikken. Dan toont het programma een zoekscherm waar kunt u zoeken door (een deel) van de naam in te geven. Het gebruikersnummer is niet het werknemernummer, maar het User ID dat automatisch wordt toegekend door het programma in de functie Onderhoud gebruiker.
Adres 1: het bezoekadres van de afdeling. U kunt het adres wijzigen als u op het -pictogram klikt.
Adres 2: het postbusadres van de afdeling. U kunt het adres wijzigen als u op het -pictogram klikt.
E-mail: het e-mailadres van de afdeling.
Telefoonnr.: het telefoonnummer van de afdeling.
Fax: het faxnummer van de afdeling.
Afdeling bestaat sinds en
Tot en met: begin- en einddatum van de afdeling. In de hrm-boom in het Navigatiedeelvenster wordt de afdeling alleen getoond als de datum binnen deze grenzen valt.

Tip:
Na een reorganisatie kunt u oude afdelingen laten verdwijnen door de Tot en met-datum in te vullen. Het programma zal het doorgaans niet toestaan dat u een afdeling verwijdert.

Tabel met rollen

Deze tabel is zichtbaar als u geautoriseerd bent voor de functie "Afdeling Rollen".

U ziet hier welke gebruikers of gebruikersgroepen een rol vervullen voor huidige afdeling, inclusief de rollen die gedefinieerd zijn op een 'hoger' niveau. Dit zijn dezelfde gegevens als in de functie "Afdeling Rol onderhoud" in de module Autorisatie. Alleen rollen die direct voor het huidige niveau zijn vastgelegd (de kolom Vanaf is dan leeg) kunt u bewerken of verwijderen.
Rol toevoegen: hier kunt u rollen toewijzen aan de huidige afdeling. Met de functie "Rollen toewijzen" in de module Autorisatie kunt u gebruikers en/of gebruikersgroepen aanwijzen die de rol vervullen. Eigen rollen kunt u aanmaken met de functie "Rol Onderhoud".

Waarom zie ik de afdeling die ik net heb toegevoegd niet?

Als afdelingsautorisatie actief is bij de functie "Afdeling" in Organisatie » Onderhoud dan zal een nieuw toegevoegde afdeling aanvankelijk niet zichtbaar zijn in de hrm-boom. Dit is omdat de afdelingsautorisatie voor de nieuwe afdeling nog leeg is.

Om de afdeling zichtbaar te maken in deze situatie moet u in "Onderhoud gebruikersgroep" op het tabblad DAA de nieuwe afdeling aanvinken.

De applicatiebeheerder kan er ook voor kiezen om in de functie DAA inschakelen de afdelingsautorisatie expliciet uit te schakelen voor de functie Onderhoud » Afdeling (twee keer klikken tot het rode kruisje zichtbaar is). Gebruikers die geautoriseerd zijn voor Onderhoud » Afdeling mogen dan alle afdelingen zien.

Opmerking