Instellingen module Verzuim

Tabblad Algemeen

Op deze pagina zijn een aantal velden die de instellingen vastleggen.

• Dit is een 'verwijs'-bedrijf voor ziekte: als u dit vakje aanvinkt kunnen andere bedrijven in uw database gebruik maken van de stamgegevens voor ziekte die in het huidige bedrijf zijn vastgelegd. Dit stelt wel bepaalde eisen, in een 'verwijs'-bedrijf mag u bijvoorbeeld alleen gebruik maken van standaard rollen.

• 'Verwijs'-bedrijf: u kunt kiezen uit het huidige bedrijf (geen verwijzing) of uit de andere bedrijven in de database waarbij is aangegeven dat het een 'verwijs'-bedrijf voor ziekte is. De stamgegevens (verzuimdefinities e.d.) van het bedrijf dat u hier kiest zullen worden gebruikt in de module Verzuim.

• Map Tijdelijke documenten: geef hier een pad op dat gebruikt kan worden voor tijdelijke documenten. De Systeemgebruiker (ED-rol / OS-gebruiker met toegang tot de mappen) moet toegang hebben tot de gekozen map.

• E-mails verzenden: via Exchange of via SMTP

• Verzuimdefinities beperken tot het geselecteerde contract: als deze optie is ingeschakeld dan worden op de pagina's "Ziek melden", "Zwangerschapsverlof melden" en "Historisch verzuim invoeren" alleen de verzuimdefinities getoond die horen bij het huidige contract. Bij de arbeidsvoorwaarden voor verzuim van de werknemer liggen de verzuimdefinities vast. De arbeidsvoorwaarden kunnen verschillend zijn per contract.

• Virtuele map Ziekmeldingen: hier kan de virtuele map binnen Elektronisch dossier worden opgegeven waarin het programma de documenten opslaat, die u upload op het tabblad Documenten van het Verzuimdashboard documenten.

• Standaard arbeidsvoorwaarde voor verzuim (alleen 'Verzuim Plus' versie): selecteer de standaard arbeidsvoorwaarde die u normaal voor verzuim wilt gebruiken. U kunt zelf een nieuwe aanmaken via onderhoud Arbeidsvoorwaarden in deze module.

• Verzuiminfo op het scherm Ziek melden: selecteer welke mate van gegevens u wilt zien bij het ziek melden van werknemers. Deze informatie is zichtbaar in het veld Huidige status op de betreffende pagina. Als u kiest voor een optie inclusief historie, dan worden maximaal de laatste drie verzuimperiodes getoond.

• Detaillering verzuimhistorie: bij het ondernemen van een actie in de verzuimmodule kunt u ook een deel van de historie laten zien. U kunt een aantal voltooide ziekmeldingen ingeven. Ook kunt u opgeven of dit over het huidige jaar of over een x aantal maanden moet zijn.

• Afgesloten ziekmeldingen vergrendelen: om te voorkomen dat er nog wijzigingen worden aangebracht nadat de werknemer al enige tijd weer beter is. Deze restrictie geldt niet voor gebruikers die geautoriseerd zijn voor de functie "Vergrendelde ziekmeldingen bewerken" (PAY.31323).

  • Afgesloten ziekmeldingen vergrendelen die x dagen oud zijn: als u afgesloten ziekmeldingen wilt vergrendelen moet u hier invullen wanneer ze vergrendeld moeten worden. Op de dag van het herstel kunt u de ziekmelding nog niet vergrendelen (0 dagen is niet toegestaan).

• Werknemerselectie leegmaken: deze optie bepaalt wat er gebeurt wanneer een gebruiker naar het verzuimdashboard of een van de actiepagina's gaat. Als dit vinkje aanstaat (standaard) dan moet de gebruiker altijd eerst een werknemer selecteren en wordt alleen de laatst gebruikte afdeling geselecteerd in de afdelingenboom. Als u het vinkje weghaalt wordt de laatst gebruikte werknemer geselecteerd.

• Standaard e-mailadres systeem (alleen 'Verzuim Plus' versie): het e-mailadres dat getoond wordt op e-mails die automisch door de service worden verstuurd in het geval er een fout optreedt. Dit adres wordt gebruikt als "Van"-adres op de e-mails. Het e-mailadres hoeft niet werkelijk te bestaan, bijvoorbeeld "noreply@sickness.visma".

• E-mail berichtgeving: dit e-mailadres wordt gebruikt als afzendadres voor berichtgeving. Een e-mailbericht wordt verzonden wanneer een verzuimtaak op de geplande datum nog niet is uitgevoerd en "Gecontroleerd" staat aangevinkt in Onderhoud taken.

• Langdurig ziek: met deze optie kunt u instellen welke ziektes aangemerkt worden als langdurige ziektes. Standaard is dit 42 dagen, gelijk aan de ziekteverzuimduur waarmee de gegevensband "Lang 1" standaard begint.

• Standaard machtiging voor inzien/wijzigen: (deze optie is alleen beschikbaar in 'Verzuim Plus' en als in het Elektronisch dossier nog machtigingen op documentniveau worden gebruikt); geef aan wie de verzuimgegevens kan bekijken en wie deze mag wijzigen.

• Uitgebreide gegevens vangnet: als deze optie is ingeschakeld dan berekend de OLAP extra gegevens waarmee onderscheid kan worden gemaakt tussen verzuim van het type "Ziekte van arbeidsgehandicapte" en ander verzuim. Bij het in gebruik nemen van deze optie moet u met de optie "Ad hoc opnieuw vullen" in OLAP-instellingen de OLAP-gegevens voor de voorgaande jaren opnieuw laten berekenen. In het verzuimdashboard en in de overzichten Kengetallen per afdeling en Kengetallen per duurcategorie is de optie Vangnet beschikbaar.

Tabblad Taakservice voor verzuim

• Dagelijkse controle

  De taakservice voor verzuim zal standaard éénmaal per dag controleren of er dienstverbanden of contracten zijn die een einddatum hebben op of voor vandaag. Als de controle bijvoorbeeld wordt uitgevoerd om 31 januari 00.00 uur, dan worden alle contracten die eindigen op of voor 31 januari vastgelegd in de gebeurtenissentabel, voor zover ze daar nog niet instonden.

  De taakservice zal deze gebeurtenissen gebruiken om voor zieke medewerkers die uit dienst gaan de taken in te plannen die na de beëindiging van een contract of een dienstverband uitgevoerd moeten worden. Ingeplande taken die niet uitgevoerd mogen worden na beëindiging contract/dienstverband worden door de taakservice verwijderd.

  Door op de -pictogrammen te klikken kunt u meer hulp krijgen over de velden in dit gedeelte.

• Nieuwe taken die zijn toegevoegd aan bestaande ziekmeldingen

  Hier legt u vast wat er moet gebeuren met taken die ingepland zouden moeten worden in het verleden ("historische taken"). Taken voor geïmporteerd verzuim van voor de startdatum van het dienstverband worden nooit ingepland.

  • Werknemer verzuimhistorie: kies uit

    • Historische taak automatisch voltooien: de taak wordt toegevoegd aan de workflow en automatisch gemarkeerd als zijnde uitgevoerd.

    • Historische taak inplannen: de taak wordt toegevoegd aan de workflow. Het aantal dagen dat u invult bij de volgende optie is dan niet van belang.

    • Historische taak niet inplannen: er wordt geen taak toegevoegd aan de workflow.

  • Verstreken dagen: vul een aantal dagen in, dit bepaalt welke taken historische taken zijn. Taken met een geplande datum die meer dan dit aantal dagen in het verleden ligt worden behandeld als zijnde een historische taak en worden al dan niet ingepland volgens uw keuze bij de vorige optie. Als u bijvoorbeeld 7 invult worden alle taken met een geplande datum van een week of meer geleden als historisch beschouwd.

• Taken vernieuwen voor alle actieve ziekmeldingen

  • Taken vernieuwen: als er fouten zijn opgetreden bij de verwerking door de taakservice ("DBS Sickness Tasks Service") dan krijgt de verzuimcoördinator een e-mail van het systeem met het verzoek om op deze knop te klikken.

  • Batchtaak annuleren:

  • Vernieuwen: deze knop haalt opnieuw de informatie op over de voortgang van de "DBS Sickness Tasks Service" op de webserver. Deze informatie kan bijvoorbeeld zijn: Gereed met de batchverwerking die is aangemaakt door gebruiker Systeem. In wachtrij om .... Met de gebruiker Systeem wordt de taakservice zelf bedoeld, die bij de dagelijkse controle automatisch een batchverwerking kan inplannen.

• Fouten in taakservice

  • Laatste keer uitgevoerd: hier wordt datum en tijd vermeld waarop de service het laatst is uitgevoerd.

  • Opgetreden fouten weergeven: geef het datumbereik op waarover de opgetreden fouten moeten worden getoond in de tabel.