Tabblad: Dashboard

Doel

Op deze pagina kunt u de verzuimgegevens van een werknemer of een afdeling bekijken. Dit geeft u inzage in het verzuim van een organisatieonderdeel of een individuele werknemer. Daarnaast kunt u toetsen in hoeverre voldaan wordt aan de organisatiedoelstellingen betreffende het ziekteverzuim.

Berekening van de verzuimcijfers

Om de ziekteverzuimcijfers te berekenen gebruikt Talent & Salaris de TNO-methode.

Let op:
De gerapporteerde gegevens zijn niet de actuele gegevens, maar de gegevens zoals ze waren op het moment dat de OLAPservice werd uitgevoerd (Systeembeheer - OLAP-instellingen). Doorgaans wordt de OLAP uitvoeringsrun dagelijks na middernacht gestart. De verzuimmeters die u op deze pagina ziet, tonen dan de gegevens tot en met gisteren.

Let op:
Wannneer verzuim samenvalt met verlof, zijn de verwerkingsprioriteiten van belang voor de verzuimcijfers. Als bij de verlofdefinitie Verwerkingsprioriteit kleiner is dan Verwerkingsprioriteit bij de verzuimdefinitie, dan gaat het verlof voor en wordt het verzuim niet meegeteld in de verzuimcijfers. Bijvoorbeeld bij de verlofdefinitie Verwerkingsprioriteit=10 en bij de verzuimdefinitie Verwerkingsprioriteit=20: verlof gaat voor.

Toegang

Met behulp van het Navigatiedeelvenster aan de linkerkant van de pagina kunt u een werknemer of een afdeling selecteren. U kunt alleen de afdelingen zien waarvoor u geautoriseerd bent.

Andere tabbladen

Deze pagina is verdeeld in een aantal tabbladen. Welke tabbladen u ziet is afhankelijk of u een afdeling of werknemer bekijkt. Als u een ander tabblad selecteert en daarna weer de Help oproept wordt de Help voor dat tabblad weergegeven.
Als u een afdeling bekijkt ziet u de volgende tabbladen:

• Tabblad: Trends;

• Tabblad: Taken (alleen beschikbaar in de versie 'Verzuim Plus');

• Tabblad: Nu ziek;

• Tabblad: Kalender;

en als u een werknemer bekijkt:

• Tabblad: Verzuimgegevens incl. historie;

• Tabblad: Documenten;

• Tabblad: Taken (alleen beschikbaar in de versie 'Verzuim Plus').

Tabblad Dashboard

Op het tabblad Dashboard kunt u in één oogopslag het ziekteverzuim van een werknemer of een afdeling beoordelen.

• Als u een werknemer selecteert in het linkerdeel van de pagina ziet u bovenin een rij verzuimmeters, in het midden een rij grafieken en onderin de kalender van de werknemer.

• Als u een afdeling selecteert in het linkerdeel van de pagina ziet u bovenin een rij verzuimmeters, in het midden een rij grafieken en onderin circeldiagrammen.

Links bovenaan iedere meter, grafiek en diagram vindt u het -pictogram. Als u daarop klikt, toont het programma de gegevens over de berekening en de organisatiedoelstellingen. Ook kan de berekening worden weergegeven.
Daarnaast kunt u bij sommige verzuimmeters en grafieken met het -pictogram een Top 10 of Top 5 lijst opvragen.

Functionaliteit

Boven de tabbladen zijn de volgende opties:

• Kalenderdagen of Werkdagen: bij kalenderdagen worden ook de ziektedagen in het weekend meegenomen, een week ziek betekent 7 verzuimdagen. Bij werkdagen wordt gekeken naar het rooster, een week ziek betekent, bij een rooster van 3 dagen in de week, een verzuim van 3 dagen (feestdagen tellen wel mee). De keuze beïnvloedt de manier waarop het Verzuimdagen, Ziekteverzuimpercentage, Ziekte-uren en Verzuimduur wordt berekend. De keuze werkdagen kunt u alleen gebruiken als er roosters voor de werknemers zijn ingericht. Beide methoden geven verschillende resultaten, het is van belang dat u bij vergelijking van cijfers steeds dezelfde methode gebruikt. Voor uw applicatiebeheerder is het mogelijk deze optie te vergrendelen in Onderhoud bedrijfsinstellingen.

• Langdurig ziek: met deze optie kunt u aangeven of ziektes die langer duren dan 42 kalenderdagen meegenomen moeten worden of niet. Deze grens van 42 dagen is door de applicatiebeheerder te wijzigen via Instellingen module Verzuim (de optie "Langdurig ziek"). Als u deze optie niet aanvinkt dan worden alleen ziektes meegenomen die korter duren dan de grens voor langdurig ziek.
  Kortdurend ziekteverzuim heeft andere oorzaken dan langdurend ziekteverzuim. Als u langdurige ziektes niet laat meeberekenen, voorkomt u dat een afdeling door een enkel langdurig ziektegeval ten onrechte slechte verzuimcijfers krijgt.

• Zwangerschapsgerelateerd: met deze optie kunt u aangegeven of in het overzicht de ziekmeldingen in verband met zwangerschap al dan niet moeten worden meegenomen. Als deze optie niet is aangevinkt dan worden de ziekmeldingen overgeslagen waarbij als reden ziekmelding is gekozen voor Zwangerschapsverlof, Verlengd bevallingsverlof of Arbeidsongeschikt t.g.v. zwangerschap. Ook hier geldt dat het weglaten van het verzuim door zwangerschap een zuiverder beeld geeft als u afdelingen onderling vergelijkt.

• Vangnet: met deze optie kunt u aangegeven of in het overzicht de ziekmeldingen met verzuimtype "Ziekte van arbeidsgehandicapte" al dan niet moeten worden meegenomen. Deze optie is alleen beschikbaar als Uitgebreide gegevens vangnet is ingeschakeld in Onderhoud instellingen verzuim.

• Niet-werknemers: met deze optie kunt u kiezen of ook gegevens waarbij het soort contract van de werknemer ongelijk is aan Arbeidscontract moeten worden meegenomen. Als u het vakje aanvinkt worden ook ziektes van werknemers met een inhuurcontract weergegeven.

• Onderafd.: de gegevens in dit tabblad worden inclusief de onderafdelingen getoond.

• Vernieuwen: nadat u één van de opties hebt gewijzigd, moet u op deze knop klikken om de berekening opnieuw te laten plaatsvinden. Ook als u een afdeling of werknemer kiest in het linkerdeel wordt de pagina opnieuw berekend.

Kiezen van de observatieperiode

Boven in het tabblad kunt u de observatieperiode voor de verzuimmeters (bovenste rij) en de diagrammen/kalender (onderste rij) kiezen. De grafieken nemen wel het jaartal van deze observatieperiode over, maar beginnen altijd op 1 januari van de gekozen jaren. Als u in het linker gedeelte een werknemer hebt geselecteerd kunt u alleen hele jaren bekijken; als u een afdeling hebt geselecteerd kunt u ook maanden of kwartalen kiezen:

• Periode kiezen: de mogelijkheden zijn per

  • Jaar tot heden,

  • Kwartaal tot heden,

  • Maand tot heden,

  • Laatste 12 maanden (dit is 11 maanden plus huidige maand tot vandaag),

  • Geselecteerd jaar,

  • Geselecteerd kwartaal,

  • Geselecteerde maand of

  • Geselecteerde 12 maanden.

  Deze opties komen beschikbaar nadat u op de knoppen met jaartallen/maanden klikt links en rechts boven de tabel. Let op de door het systeem weergegeven observatieperiode die rechts van de keuzelijst wordt getoond.

• < Jaartal < Q 1 < Maand: hiermee kunt u het begin van de observatieperiode instellen.

Meters en grafieken

Verzuimmeters

 

De verzuimmeters (bovenste rij) geven de verzuimgrootheden weer over de gekozen observatieperiode, die boven de rij verzuimmeters wordt getoond. De kleur op de wijzerplaat geeft een indicatie:

	Goed, de resultaten zijn beter dan verzuimdoelstelling van de organisatie;
	Acceptabel, de resultaten zijn minder dan de verzuimdoelstelling, maar het verschil blijft binnen de perken;
	Te hoog, de verzuimdoelstelling wordt ruim niet gehaald.

De doelen liggen vast per bedrijf. Deze grenzen en de kleuren kunnen door de applicatiebeheerder worden gewijzigd met de functie Gegevensbanden.

Verzuimmeter Ziekmeldingen:

Dit is het aantal nieuwe ziekmeldingen in de betreffende periode. Hierbij wordt elke melding, ook als de koppeldatum overeenkomt, als een aparte melding beschouwd. Het kan zijn dat de andere indicatoren ziekte aangeven, maar dat er toch 0 ziekmeldingen worden getoond. Dat is dan omdat de ziekmelding vóór de observatieperiode viel; de werknemer was al ziek bij het begin van de periode. Deze verzuimmeter toont alleen ziekmeldingen die sinds de start van de periode zijn binnengekomen.

Verzuimmeter Ziekteverzuimdagen:

Is het aantal dagen waarop medewerkers ziek zijn in de periode. Als de optie Werkdagen is geselecteerd worden de dagen in het weekend en andere volledig roostervrije dagen niet meegeteld.

Verzuimmeter Ziekte-uren:

Hier ziet u het aantal uren dat in de berekeningsperiode verloren is gegaan wegens ziekte. TNO/Vernet noemt deze grootheid niet in hun beschrijving. Deze verzuimgrootheid houdt ook rekening met het rooster of de deeltijdfactor van de werknemers. Als werknemers gedeeltelijk hersteld zijn, worden deze uren proportioneel meegerekend.
Als de optie Kalenderdagen is geselecteerd wordt het aantal ziektedagen vermenigvuldigd met de deeltijdfactor en met het "Standaard aantal uren per dag" volgens de arbeidsvoorwaarde voor verzuim van de werknemer. Ook wordt rekening gehouden met gedeeltelijk herstel. Er wordt echter niet vermenigvuldigd met de factor 5/7 wegens het meerekenen van weekenddagen. De verzuimgrootheid Ziekte-uren is alleen betrouwbaar als u de optie Werkdagen selecteert en als er roosters zijn ingericht.

Verzuimmeter Verzuimpercentage:

Het ziekteverzuimpercentage geeft aan welk deel van de werktijd in een periode verloren is gegaan wegens ongeschiktheid om te werken als gevolg van ziekte. Het geeft een aanwijzing van de omvang van het ziekteverzuim in relatie tot de arbeidscapaciteit.
Dit is de belangrijkste graadmeter voor het ziekteverzuim. Met dit percentage kunt u zich het best vergelijken met andere organisaties.
Voor de berekening van het ziekteverzuimpercentage zijn er twee versies: één waarbij het zwangerschaps- en bevallingsverlof wordt meegerekend, en één zonder dit verlof. Als de optie Zwangerschapsgerelateerd boven in de pagina is ingeschakeld wordt dit verlof meegenomen.

[Verzuimpercentage] = ( [Verzuimuren] / [Werkbare uren] ) × 100

Het ziekteverzuimpercentage berekenen kan volgens twee methoden kalenderdagen en werkdagen. Dit kunt u met de opties boven in de pagina bepalen.

De berekening op basis van kalenderdagen:

• De som van de ziekteverzuimdagen van de werknemers voor zover deze binnen de verslagperiode (en het dienstverband) vallen. Gedeeltelijk verzuim wordt proportioneel meegerekend.

• Dat aantal dagen wordt vermenigvuldigd met de deeltijdfactor (fte). Voor fulltimers verandert er dus niets. Dit wordt vervolgens van alle werknemers opgeteld.

• Dit aantal wordt gedeeld door het aantal fte maal de dagen in de observatieperiode. Personen die niet gedurende de gehele observatieperiode in dienst waren, worden proportioneel meegerekend.

• Dit wordt vermenigvuldigd met 100 procent. Met als resultaat het verzuimpercentage.

Berekening op basis van werkdagen:

• Bereken de som van de verzuimuren van de werknemer(s).

• Bereken de som van de uren volgens het rooster van de werknemer(s).

• Deel de verzuimuren door de roosteruren en vermenigvuldig het resultaat met 100%. Dit is het verzuimpercentage.

De werkdagen methode geeft een beter beeld dan de kalender methode. Deze wordt namelijk berekend door gebruik van het rooster. Maar de kalender methode wordt meer gebruikt omdat deze makkelijker te berekenen is.

Verzuimmeter Gemiddelde verzuimduur:

[Gemiddelde verzuimduur] = [Duur van de ziektes die in deze tijdsperiode eindigden] / [Ziektes die in deze tijdsperiode eindigden]

Dit geeft de gemiddelde lengte van de verzuimperioden in dagen. Alleen ziektegevallen die eindigden in de observatieperiode worden meegeteld. Gedeeltelijke verzuimdagen gelden als hele verzuimdagen. Bij de bepaling van de ziekteverzuimduur van deeltijders wordt de deeltijdfactor niet toegepast. Met andere woorden: hij wordt dus als fulltimer meegerekend. Deze verzuimmeter heeft standaard geen schaalindeling (alles geel), omdat een hoog getal niet per definitie slecht is. Uit de literatuur is bekend dat kortdurend verzuim (tot max. 7 dagen) vooral veroorzaakt wordt door werkgerelateerde factoren, middellang verzuim (tot 6 weken) met name door medische aandoeningen. Langdurig verzuim wordt veroorzaakt door een combinatie van medische aandoeningen en werkgebonden factoren.

Grafieken

Met de grafieken kunt u de verzuiminformatie van de werknemer vergelijken met die van de afdeling en de organisatie. Anders dan de verzuimmeters geven de verzuimgrafieken informatie over gehele jaren ongeacht de datums die boven in het tabblad getoond worden. De observatieperiode die voor de grafieken wordt gebruikt kunt u zien door op het -pictogram bij de grafiek te klikken.

Grafiek Ziekmeldingsfrequentie:

[Verzuimfrequentie] = [Totaal nieuwe ziekmeldingen in tijdsperiode] / [Gemiddeld aantal werknemers] × ( Dagen in jaar / Dagen in periode )

De ziekmeldingsfrequentie toont het gemiddelde aantal ziekmeldingen per jaar van de afdeling en van de organisatie en eventueel het aantal ziekmeldingen van de geselecteerde werknemer. Om de getallen voor het huidige onvolledige jaar vergelijkbaar te maken met het vorige jaar wordt het aantal ziekmeldingen vermenigvuldigd met 365/(aantal dagen tot nu toe). Als u bijvoorbeeld halverwege het jaar het verzuimdashboard bekijkt, dan zal het programma het aantal ziekmeldingen met 2 vermenigvuldigen.

Grafiek Gem. ziekteverzuimdagen:

[Gemiddelde ziekteverzuimdagen] = ([Totaal ziekteverzuimdagen]) / [Gemiddeld aantal werknemers]

Dit is het totaal aantal ziekteverzuimdagen in het jaar gedeeld door het aantal medewerkers. U kunt het gemiddeld aantal verzuimdagen van een afdeling of een individuele werknemer vergelijken met het gemiddelde van het hele bedrijf.

Grafiek Gemiddelde ziekte-uren

[Gemiddelde ziekte-uren] = [Totaal ziekte-uren] / [Gemiddeld aantal werknemers]

De grafiek toont het gemiddelde verzuim in uren per werknemer. Dit wordt berekend door het totaal aantal verzuim-uren te delen door het aantal werknemers. TNO/Vernet noemt deze grootheid niet in hun beschrijving.

Grafiek Ziekteverzuimpercentage:

[Verzuimpercentage] = ( [Verzuimuren] / [Werkbare uren]) × 100

Het ziekteverzuimpercentage is de meest gebruikte maat om het ziekteverzuim te typeren. In deze grafiek kunt u het verzuimpercentage van een individuele werknemer vergelijken met het percentage voor zijn afdeling en het hele bedrijf en met de percentages van het vorige jaar. Bij de berekening wordt rekening gehouden met parttime werk, met partieel ziekteverzuim en met medewerkers van wie het dienstverband in de verslagperiode begint dan wel eindigt.

Grafiek Gem. verzuimduur:

[Gemiddelde verzuimduur] = [Totale duur van de ziektes die in deze tijdsperiode eindigden] / [Totaal ziektes die in deze tijdsperiode eindigden]

Dit geeft de gemiddelde lengte van de verzuimperioden in dagen. Alleen beëindigde ziektegevallen worden meegeteld. Gedeeltelijke verzuimdagen gelden als hele verzuimdagen. Bij de bepaling van de ziekteverzuimduur van deeltijders wordt de deeltijdfactor niet toegepast. Met andere woorden: hij wordt dus als fulltimer meegerekend. Een hoge gemiddelde verzuimduur is niet per definitie slecht: 1 verzuim van 20 dagen is niet slechter dan 10 verzuimperiodes van 2 dagen.

Kalender

 

De kalender is alleen zichtbaar als u in het linkerdeel van de pagina een werknemer hebt geselecteerd. Een kalender voor een afdeling is te zien op het tabblad Kalender (eerst een afdeling selecteren). De kalender toont de ziektedagen van de werknemer en ook de roosterdagen, vakantiedagen en eventueel de verjaardagen en jubilea. Dit laatste is door uw applicatiebeheerder aan te passen via Kalenderinstellingen. De kleuren die gebruikt worden om verzuim aan te duiden zijn door uw applicatiebeheerder aan te passen op het tabblad 'Prioriteiten' van Onderhoud Verzuimdefinities.

Circeldiagrammen

 

De circeldiagrammen zijn alleen zichtbaar als u in het linkerdeel van de pagina een afdeling hebt geselecteerd. De volgende diagrammen worden weergegeven:

• Ziekmeldingen/dag: in dit cirkeldiagram kunt u zien of er een voorkeur is voor ziektes op bepaalde dagen. Op maandag is doorgaans het aantal meldingen hoger, op vrijdag lager. De oorzaak van de maandagpiek is dat werknemers die in het weekend ziek zijn geworden, dat pas op maandag kunnen melden. Hierdoor zou het aantal ziekmeldingen op maandag driemaal het daggemiddelde moeten zijn, namelijk inclusief zaterdag en zondag. Op vrijdag is het lager omdat werknemers dan nog wel even willen doorbijten.

• Verzuim/duurklasse: dit cirkeldiagram toont de verdeling over de verschillende duurcategorieën van de verzuimuren van de afdeling. Als u Langdurig ziek niet hebt aangevinkt, zijn er maar twee duurklasses mogelijk: Kort en Middel. Als het vakje wel is aangevinkt wordt ook lang verzuim getoond. (met subcategorieën Lang 1, Lang 2 en Lang 3)

• Verzuimuren/geslacht: dit cirkeldiagram toont de verdeling over mannen en vrouwen van de verzuimuren van de afdeling.

• Verzuimuren/leeftijd: dit cirkeldiagram toont de verdeling over de verschillende leeftijdscategorieën van de verzuimuren van de afdeling.

• Verzuimuren/dienstjaren: dit cirkeldiagram toont de verdeling over de verschillende dienstjarencategorieën van de verzuimuren van de afdeling.