Boekbaar verlof

Tabblad Algemeen

Dit tabblad heeft velden voor de algemene instellingen voor het verlof. Vul de volgende velden.

• Naam: de titel voor het verlof, bijvoorbeeld "Bovenwettelijke verlofdagen".
  Tip: geef in de naam aan of het verlof wordt geregistreerd in dagen of in uren.

• Omschrijving: hier kan uitleg komen te staan over het verlof.

Bij een meertalig bedrijf, ook andere bedrijfstalen invullen.

Let op!
Als u een definitie toevoegt moet u eerst (links onder) kiezen tussen Registratie in uren of dagen. Dit is later niet meer te wijzigen. Geef in de titel van de definitie (minimaal in de omschrijving) aan of dit verlof geregistreerd wordt in dagen of uren. Dit helpt onduidelijkheden voorkomen o.a. in de verlofconversies.

• Ingangsdatum: de datum waarop het verlof gebruikt kan worden. Iedere verlofdefinities kan meerdere versies hebben die onderscheiden worden door deze ingangsdatum. U kunt een nieuwe versie maken door de datum te wijzigen en op Toepassen of Akkoord te klikken.

• Peildatum: als u niet rekent met hele maanden maar met tijdvakken van vier weken, dan kunt u hier de startdatum ingeven.

• Begin van de verlofperiode: bij dag geeft u de dag van de maand in. Bij maand de betreffende maand, 1 staat voor januari, 2 voor februari, enz.

• Standaard aantal uren per dag: dit is van toepassing bij het omruilen van verlofaanspraken naar een ander type verlof of geld.

• Categorie:Tot welke verlof categorie deze definitie behoort.

• Weergavekleur: de kleur zoals deze in de kalender komt. De kleur komt voor in het Verzuimdashboard voor een werknemer, op het tabblad Kalender van het verzuimdashboard voor een afdeling, de Afdelingskalender (verlof), de Kalender in verlof, het Fotoalbum van de organisatie en het Navigatiedeelvenster.

• Wacht op akkoord: de kleur dat het verlof in de kalenders krijgt zolang het nog niet goedgekeurd is.

• Verwerkingsprioriteit: met behulp van deze prioriteit kunt u inrichten welke verlof- en/of verzuimdefinitie gebruikt wordt als op een dag meerdere verlofaanvragen zijn gedaan of als verlof samenvalt met verzuim. Hoe lager het getal, hoe hoger de prioriteit van de verwerking. Hoe hoger het getal des te lager de prioriteit. Dit is nodig als er voor een dag meerdere verlofaanvragen zijn gedaan. Deze regel geldt ook voor ziekteverzuim. Als verzuim samenvalt met verlof, bepalen de verwerkingsprioriteiten van de verzuimdefinitie en de verlofdefinitie of de werknemer ziek of vrij is.

• Weergaveprioriteit: de ingerichte weergaveprioriteiten bepalen wat (welke kleur) getoond wordt op de kalenders in geval van samenloop met andere verlof- en/of verzuimdefinities.
  Advies: om onduidelijkheid te voorkomen kunt u het beste de weergaveprioriteit gelijkstellen aan de verwerkingsprioriteit in het veld hierboven. Dan is duidelijk wat prevaleert op een bepaalde dag en of verlof al dan niet wordt afgeschreven. Het is uiteraard mogelijk om hiervan af te wijken.

• Prioriteit lijstvolgorde: een werknemer kan bij een verlofaanvraag kiezen uit een lijst. Welke bovenaan staat wordt hier bepaald. Des te lager het getal des te hoger de plek in de lijst. De verlofdefinitie die bovenaan staat wordt automatisch gebruikt voor een Terugkerende aanvraag (Snelle verlofaanvraag).

• Registratie in dagen/uren: optie om alle berekeningen voor dit verloftype uit te voeren in dagen of in uren. (alleen mogelijk bij het toevoegen van boekbaar verlof, dus is hierna niet meer te wijzigen)

---

• Importcode: deze code is van belang als u verlofaanvragen importeert uit een bestand met behulp van de pagina Import.

• Exportcode: deze code wordt gebruikt om verlofdefinities te koppelen met hun equivalent in externe systemen. De exportcode is altijd gelijk voor alle versies van een verlofdefinitie. Verschillende verlofdefinities kunnen wel dezelfde exportcode hebben, maar bij een werknemer moet iedere verlofdefinitie een unieke exportcode hebben, zodat de combinatie werknemer/exportcode altijd met maximaal één verlofdefinitie overeenkomt.

• Afronding verlofaanvragen: kies bij de keuzelijst een manier van afronding, voor de verlofuren/-dagen. Selecteer vervolgens hoe de afronding plaatsvindt. Bij standaard zal een getal achter de komma onder de halve waarde naar beneden worden afgerond en boven een halve waarde naar boven. Deze afronding zal plaatsvinden als er een verlofaanvraag wordt gedaan.

• Afronding verlofaanspraken: kies bij de keuzelijst een manier van afronding, voor de verlofuren/-dagen. Selecteer vervolgens hoe de afronding plaatsvindt. Bij standaard zal een getal achter de komma onder de halve waarde naar beneden worden afgerond en boven een halve waarde naar boven. Deze afronding zal plaatsvinden als de verlofrechten worden aangemaakt (bijvoorbeeld op 1 januari). Dit is nodig als het verlof wordt toegekend op basis van de deeltijdfactor van het contract.

• Nog niet goedgekeurde aanvragen meetellen bij de berekening van het verlofsaldo: het totale verlofsaldo van de werknemer wordt aangepast aan de aanvraag zonder dat deze nog is goedgekeurd. Dit geldt ook voor verlofaanvragen die worden ingetrokken en waarbij de intrekking nog goedgekeurd moet worden.

• Nog niet goedgekeurde verlofaanspraken meetellen bij de berekening van het verlofsaldo: de verlofrechten kunnen tussentijds worden gewijzigd en dus op goedkeuring wachten. Als u de optie aanvinkt zal het al wel met het huidige verlofsaldo worden verrekend.

---

• Boekingsgroep: hier kan een boekingsgroep geselecteerd kan worden. Dit gedeelte ziet u alleen als er minstens één boekingsgroep is, die geschikt is voor de betreffende verlofdefinitie. Van belang zijn de velden Standaard aantal uren per dag, Verwerkingsprioriteit en Registratie in uren/dagen. Deze drie velden moeten gelijk zijn aan de overeenkomstige velden in de boekingsgroep. Ook moeten de afrondingsregels voor verlofaanvragen gelijk zijn, en de ingangsdatum van de verlofdefinitie moet op of na de ingangsdatum van de boekingsgroep vallen.

• Groepsprioriteit: hier kiest u de volgorde waarin het verlof moet worden gebruikt. Wettelijk verlof vervalt een half jaar na het kalenderjaar waarin het is opgebouwd. Dat moet eerder worden opgenomen dan bovenwettelijk verlof dat doorgaans vijf jaar geldig is. Het wettelijk verlof moet dus een lager getal hebben bij groepsprioriteit dan het bovenwettelijk verlof. Als de groepsprioriteit van twee verlofdefinities in een boekingsgroep gelijk is en op beide definities is geen aanspraak die dit jaar vervalt, dan zal Talent willekeurig een van de definities kiezen om als eerste te gebruiken. Er wordt geen rekening gehouden met de vervaltermijn van de verlofdefinities. Het is daarom van belang om de groepsprioriteit correct in te stellen.

Tabblad Aanspraken

Op dit tabblad worden de verlofrechten en extra verlofrechten bepaald.

• Toekennen ... uren/dagen  Iedere ...: deze velden bepalen de verlofaanspraken voor de werknemer. U geeft een aantal uren/dagen in per periode.

• Op basis van de deeltijdfactor van het contract: vink de optie aan als u de verlofaanspraak wilt laten afhangen van de deeltijdfactor. U kunt dan ook een maximum ingeven, dit kan nodig zijn als er werknemers die bijvoorbeeld meer werken dan een factor 1. Dan zouden ze bijvoorbeeld meer vakantierechten hebben. U kunt dan een '1' invullen zodat ze niet meer krijgen dan de cao voorschrijft.

• Naar verhouding berekend aan begin/einde contract: als u deze optie aanvinkt, zal een werknemer die bijvoorbeeld halverwege het jaar begint, de helft van de verlofrechten mogen gebruiken.

Extra verlofaanspraken

Werknemers kunnen meer verlof krijgen onder bepaalde voorwaarden. Deze zijn hier te bepalen. Als er al regels zijn toegekend is er een tabel zichtbaar, hier zijn regels te wijzigen en verwijderen.

• Maximum extra recht: hier is een limiet te geven aan het extra verlof, in uren/dagen.

• Categorieregels: er zijn drie opties voor het toepassen van categorieregels. Als er onder 'Extra verlof aanspraken' een tabel staat met meerdere regels is het mogelijk om, in het geval dat een werknemer meerdere extra aanspraken kan hebben, dit te limiteren door bijvoorbeeld alleen de hoogste aanspraak te laten gelden.

• Klik op Toevoegen om een regel toe te voegen.

  • Categorie: over de categorieën Leeftijd en Dienstjaren is hieronder uitleg. Kijk voor categorie Salarisschaal verderop in deze tekst.

    • Van en T/m: geef de leeftijd of dienstjaren aan waartussen werknemer extra verlof krijgen.

    • Aanspraak: geef het aantal extra verlof uren/dagen op dat de werknemers in de categorie krijgen.

    • Iedere: geef de periode aan voor het toekennen van verlof.

    Rekenmethode aanspraakregel

    • Rekenregel: u hebt de volgende regels in het keuzemenu:

      • Gerechtigd aan begin van verlofberekeningsperiode (de verlofberekeningsperiode hebt u hierboven ingegeven bij het veld Iedere; toekenning van het extra verlof vindt plaats op de eerste dag in deze periode)

      • Gerechtigd aan eind van verlofberekeningsperiode (de verlofberekeningsperiode hebt u hierboven ingegeven bij het veld Iedere; toekenning van het extra verlof vindt plaats op de laatste dag in deze periode)

      • Gerechtigd jaarlijks op aanvangsdatum dienstverband: als een werknemer op 1 oktober in dienst is gekomen zal het verlof ieder jaar op 1 oktober toegekend worden

      • Gerechtigd op door gebruiker opgegeven datum: geef een dag op in het jaar waarop vervolgens ieder jaar verlof wordt toegekend

      • Gerechtigd op vaste datum (geef tevens de Referentiedatum op): werknemers krijgen het extra verlof toegekend als zij op de referentiedatum voldeden of voldoen aan de grenzen voor leeftijd/aantal dienstjaren/salarisschaal)

      • Gerechtigd voor (x) of meer dagen in periode: het extra verlof wordt alleen toegekend als de werknemer x dagen zit in de opgegeven categorie (“gerechtigd” is) gedurende de opgegeven periode.

      • Alleen alles als begin of einde na deze dag: als het contract op of voor deze dag in de opgegeven periode begint wordt het volledige verlof toegekend. Na deze dag in de periode zal het verlof pro rata worden toegekend. Bij datum einde contract wordt het verlof op of voor deze dag in de periode pro rata toegekend. Bij vertrek na deze dag krijgt de werknemer volledige toekenning van het verlof.

      • Pro rata: het verlof wordt naar verhouding berekend en toegekend, rekening houdend met begin en einde contract, hieronder de mogelijkheden.
        Naar verhouding aan begin/eind van recht op: De rechten voor extra verlof gaan gelden/stoppen vanaf de dag dat iemand binnen/buiten de categorie valt.
        Alleen hele maand toekennen als gerechtigd voor volledige maand: Bij de start extra verlof rechten pas toekennen vanaf de eerste volledige maand. Bijvoorbeeld, iemand wordt op 10 september 50 waardoor hij in de categorie valt. Dan gaan de extra verlofrechten pas gelden vanaf oktober.
        Hele maand toekennen als gerechtigd voor deel van de maand: Bij de start de hele maand toekennen ook als de werknemer maar voor deel van de maand binnen de categorie valt.
        Hele maand toekennen als gerechtigd voor x dagen of meer van de maand: Bij de start de hele maand pas toekennen als de werknemer een x aantal dagen of meer binnen de categorie valt.

    • Klik op Opslaan

       

  • Categorie: over de categorie Salarisschaal is hieronder uitleg.

    • Schaal: selecteer de een schaal voor het extra verlof.

    • Soort salarisperiode: per week of maand.

    • Schaal: het schaalniveau, voor wie het extra verlof gaat gelden.

    • Aanspraak: geef het aantal uren/dagen op dat de werknemers extra krijgen.

    • Iedere: geef aan hoe vaak ze deze krijgen.

  • Geactiveerd: het activeren en deactiveren van de extra aanspraak.

Tabblad Ziekte

Dit tabblad is er om werknemer te belonen of te korten op hun verlofaanspraken.

Positieve aanpassing

• Gebaseerd op: kies uit Ziekmeldingen, Werkuren, Werkdagen en Kalenderdagen. Het maar voor één soort een positieve aanpassing maken.

• Periode: de periode waarbinnen gemeten wordt.

• Pas toe op: geef aan van welke periode het verlof moet worden aangepast.

• Toevoegen: u gaat naar een pop-upvenster, Onderhoud ziekteaanpassing. Hier geef u de voorwaarde in voor de positieve aanpassing.

  • Ziekmeldingen/Uren/Dagen: het aantal is kleiner of gelijk aan, het getal dat u invult.

  • Dagen/uren toekennen: de hoeveelheid dat aan het verlofsaldo zal worden toegevoegd als er aan de voorwaarde is voldaan.

Negatieve aanpassing - Variabel:

• Gebaseerd op: kies uit Ziekmeldingen, Werkuren, Werkdagen en Kalenderdagen.

• Periode: de periode waarbinnen gemeten wordt.

• Pas toe op: geef aan van welke periode het verlof moet worden aangepast.

• Toevoegen: u gaat naar het pop-upvenster "Onderhoud ziekteaanpassing". Hier geef u de voorwaarde in voor de negatieve aanpassing.

• • Ziekmeldingen/Uren/Dagen: het aantal is groter of gelijk aan, het getal dat u invult.

  • Boetedagen/-uren: de hoeveelheid dat aan het verlofsaldo zal worden ontnomen als er aan de voorwaarde is voldaan.

Negatieve aanpassing - Vast:

• Iedere: kies uit Ziekmeldingen, Werkuren, Werkdagen en Kalenderdagen.

• Periode: de periode waarbinnen gemeten wordt.

• Pas toe op: geef aan van welke periode het verlof moet worden aangepast.

• Verminder: het aantal te verminderen uren/dagen.

Tabblad Goedkeuring

Op dit tabblad wordt bepaald hoe de goedkeuring van een aanvraag voor dit type verlof gaat verlopen. Bij verzoeken kunt u aangeven wie het verlof accordeert.

Verzoeken

• Toevoegen: als u hierop klikt, komen de volgende velden beschikbaar:

  • Als aantal dagen/uren >=: een voorwaarde voor het minimale aantal uren/dagen dat in een aanvraag moet zitten. U kunt maximaal vier decimalen achter de komma opgeven, meer decimalen worden afgerond opgeslagen.

  • Minstens ... dagen vooraf: de verlofaanvraag moet een minimaal aantal dagen van te voren ingediend worden. U kunt maximaal vier decimalen achter de komma opgeven, meer decimalen worden afgerond opgeslagen. Zo kunt u voorkomen dat iemand één dag van te voren, drie weken vrij vraagt. Als de werknemer verlof korter van te voren aanvraagt dan zal het systeem dat behandelen als een ongeldige aanvraag. In de volgende sectie van deze pagina kunt u opgeven hoe deze behandeld moeten worden. Als u daar kiest voor de optie Verkeerden weigeren dan zal het systeem de aanvraag weigeren met de melding Er is niet tijdig genoeg melding van gedaan."

  • Goedkeurder: u kunt kiezen uit Gebruiker (niet aanbevolen), Gebruikersgroep, Rol, Lijst (goedkeuringsvolgorde) of Manager.

  • Bericht: kies één van de berichten die zijn aangemaakt met Onderhoud berichten. In het bericht ligt vast wie het ontvangt en hoe.

  • Vergeet niet op Opslaan te klikken.

U kunt een aantal van deze regels aanmaken. U maakt bijvoorbeeld een regel met Dagen >= gelijk aan 0 en een tweede regel met Dagen >= gelijk aan 5. Alle verlofaanvragen tot en met 4,9999 dagen worden dan door het systeem behandeld volgens de eerste regel en de verlofaanvragen van vijf dagen of meer door de tweede regel.

Ongeldige aanvragen

Dit is van toepassing voor aanvragen die de aanspraken van de werknemer overschrijden of die te kort van tevoren zijn ingevoerd. De werknemer kan bijvoorbeeld in december een lange vakantie nemen en dit (deels) willen compenseren met aanspraken van het volgende jaar. De werknemer heeft dan aan het einde van het jaar een negatief verlofsaldo.

• Goedkeurder: u hebt hier de optie Verkeerden weigeren, dat betekent dat het systeem geen aanvragen zal toestaan waarvoor de werknemer onvoldoende aanspraken heeft. U kunt er ook voor kiezen om ongeldige aanvragen wél toe te staan door aan te geven wie deze aanvragen moet goedkeuren. Dat kan bijvoorbeeld een goedkeuringsvolgorde (lijst) zijn waarin behalve de manager van de werknemer ook de rol Personeelszaken is opgenomen.

• Bericht: kies één van de berichten die zijn aangemaakt met Onderhoud berichten. In het bericht ligt vast wie het ontvangt en hoe.

Annuleringen

Dit is van toepassing op aanvragen die worden ingetrokken. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen aanvragen in de toekomst en aanvragen in het verleden (historisch).

• Goedkeurder toekomstige aanvragen: geef aan wie intrekkingen van verlof dat nog niet werkelijk is opgenomen, moet goedkeuren.

• Bericht toekomstige aanvragen: kies één van de berichten die zijn aangemaakt met Onderhoud berichten. In het bericht ligt vast wie het ontvangt en hoe.

• Goedkeurder historische aanvragen: geef aan wie intrekkingen van verlof dat al geweest is, moet goedkeuren. De intrekking kan terecht zijn als de werknemer toch op het werk was terwijl hij een dagje vrij had genomen.

  Let op!
  Om te voorkomen dat aanvragen in het verleden eenvoudig kunnen worden ingetrokken is het aan te bevelen om altijd minstens één goedkeurder toe te wijzen.

• Bericht historische aanvragen: kies één van de berichten die zijn aangemaakt met Onderhoud berichten. In het bericht ligt vast wie het ontvangt en hoe.

Automatische goedkeuring voor rol

• Autom. goedkeurder: hier kunt u een rol selecteren. Als iemand deze rol vervult en dit type verlof in het systeem invoert dan zal er geen goedkeuring plaatsvinden. U kunt maar één rol toevoegen; de rol is weer te verwijderen met de knop Herstel.

Tabblad Correcties

Op dit tabblad worden de voorwaarden bepaald voor de Verlofcorrecties.

Correctiebevoegdheden

Geef aan waar u – voor deze definitie – het doen van verlofcorrecties toestaat. Degene die het doet, moet bovendien geautoriseerd zijn voor functie Correctie PAY.30528.

• Correcties toegestaan in Mijn Talent: door de werknemer zelf;

• Correcties door manager toegestaan: door de leidinggevende;

• Correcties toegestaan in Talent: door anderen;

• Beperken tot gebruikersgroep: kies een gebruikersgroep, bijvoorbeeld P&O.

Goedkeuren correcties

• Mijn Talent Goedkeuren: wie keurt een correctie van een werknemer.

• Talent Goedkeuren: wie keurt een correctie van een gebruiker.

• Bericht: kies één van de berichten die zijn aangemaakt met Onderhoud berichten. In het bericht ligt vast wie het ontvangt en hoe.

• Automatische goedkeuring voor rol: hier is een rol te selecteren. Als iemand in deze rol zit zal er, over de ingevoerde gegevens, geen goedkeuring plaatsvinden. U kunt maar één rol toevoegen en als dat eenmaal gedaan is moet er altijd een rol staan. Deze is wel te wijzigen.

Tabblad Beperkingen

Op dit tabblad geeft u beperkingen aan het verlof, zoals minima en maxima.

• Maximum aantal dagen/uren per aanvraag: geef het aantal dagen/uren in. Als de werknemer verlof aanvraagt voor een langere duur zal het systeem dat weigeren met de melding "De aanvraag overschrijdt het toegestane aantal eenheden."

• Minimum aantal dagen/uren per aanvraag: geef het aantal dagen/uren in. Als de werknemer verlof aanvraagt voor een kortere duur zal het systeem dat weigeren met de melding "De aanvraag is minder dan het minimum aantal dat is toegestaan."

• Beëindig aanspraak na aantal ziektedagen: de opbouw van vakantierechten kan na 26 weken ziekte stoppen (afhankelijk van cao-afspraken). U moet hier dan 182 dagen invullen (182 = 26 × 7). Met ingang van 1 januari 2012 is dit voor wettelijk verlof niet meer toegestaan, de minimumvakantieopbouw voor arbeidsgeschikte werknemers is gelijk aan de minimumvakantieopbouw van arbeidsongeschikte werknemers. Dit veld moet dan leeg zijn zodat een zieke werknemer gedurende de volledige ziekteperiode wettelijke vakantiedagen opbouwt.

Vervallen van aanspraken

• De eerste ... dagen vervallen: met behulp van deze en de volgende optie kunt u het verlof opdelen in twee gedeelten met een verschillende vervaltermijn. U kunt bijvoorbeeld de eerste 20 dagen laten vervallen na 6 maanden (wettelijk verlof) en het restant na 5 jaar (bovenwettelijk verlof).
  Rekenvoorbeeld 1:
  Werkneemster José krijgt op 1 januari 2018 24 dagen verlof toegekend.
  Zij neemt in heel 2018 14 dagen op, en in de eerste helft van 2019 nog eens 1 dag. Op 1 juli 2019 heeft zij van de 20 dagen wettelijk verlof uit 2018 dus 15 dagen opgenomen.
  De niet opgenomen 5 dagen komen per 1 juli 2019 te vervallen. De overige 4 dagen die zij in 2018 kreeg toegekend en ook de 24 dagen van 2019, blijven op dat moment beschikbaar.
  Rekenvoorbeeld 2:
  José krijgt 24 dagen verlof toegekend per 1 januari 2018 en ook per 1/1/2019 en per 1/1/2020, totaal 72 dagen.
  Zij neemt in 2018 20 dagen op, en ook in 2019 neemt ze 20 dagen. In de eerste helft van 2020 geen verlof.
  De wettelijke dagen uit 2019 vervallen niet per 1 juli 2020 omdat het systeem in 2019 eerst de wettelijke dagen van 2019 neemt en niet de 4 resterende bovenwettelijke dagen van 2018. Per 1 juli 2020 zal het saldo 72 − 20 − 20 = 32 dagen zijn: 4 dagen uit 2018, 4 uit 2019 en 24 uit 2020.

• De hele aanspraak vervalt: voor wettelijk verlof geeft u 6 maanden op, voor bovenwettelijk verlof en voor de vakantiedagen die opgebouwd zijn voor 2012 geldt een verjaringstermijn van 5 jaar. Als u dit veld leeg laat, dan zal het systeem het verlof niet laten vervallen. De opgegeven tijd gaat in op 1 januari. Voorbeelden:

  • 1 maand betekent dat het verlof niet meer geldig is op 1 februari;

  • 1 dag betekent dat het verlof niet meer geldig is op 2 januari;

  • 6 maanden betekent dat het verlof niet meer geldig is op 1 juli;

  Als u het verlof onmiddellijk op 1 januari wilt laten vervallen, moet u 0 dagen invullen.

• Bericht: kies één van de met Onderhoud berichten aangemaakte berichten. In het bericht ligt vast hoe het verzonden wordt (per e-mail en/of via een taak op Takenlijst) en wie het ontvangt (bijvoorbeeld Dynamisch, betrokken werknemer zal het bericht naar de betreffende werknemer sturen).

• Bericht verzenden: geef op wanneer het bericht verstuurd moet worden, bijvoorbeeld 3 maanden voordat de aanspraak gaat vervallen. Het systeem zal alleen een bericht versturen als er nog ongebruikte verlofaanspraken zijn die gaan vervallen. Als u dit veld leeg laat zal het systeem het bericht niet verzenden.

Tabblad Einde contract

Op dit tabblad legt u vast wat er moet gebeuren met de verlofaanspraak bij beëindiging van het dienstverband of contract van de werknemer. Het systeem kan deze aanspraken omzetten in salaris bij een overschot of andersom salaris omzetten in verlof als er door de werknemer al te veel verlof is opgenomen. Deze berekeningen worden uitgevoerd door de "DBS Leave Service".

Let op!
Als u andere opties kiest dan Doe niets dan moet u dit ook op de pagina Verlofinstellingen bij Schema verwerking uitbetalen verlof bij einde contract de berekening inschakelen en tevens instellen wanneer dit wordt uitgevoerd.

Einde dienstverband

• Bij einde dienstverband:

  • Doe niets: deze optie is de standaard instelling. Als u voor deze optie kiest dan moet u handmatig aan het einde van het dienstverband het resterende verlofsaldo in de salarisadministratie verwerken.

  • Het resterende saldo verwerken in de periode dat het dienstverband eindigt: het verlofsaldo wordt omgerekend naar geld en in de salarisadministratie geboekt. De uitbetaling (of inhouding) vindt dan plaats in de laatste salarisperiode. Op de dag die is opgegeven in het veld Saldo verwerken op of na dag van periode moet dan bekend zijn in het systeem dat het dienstverband wordt beëindigd. Is de beëindiging nog niet bekend dan wordt het saldo alsnog overgeboekt naar de salarisadministratie op de opgegeven dag van de volgende periode.

  • Het resterende saldo verwerken in de eerstvolgende periode nadat het dienstverband is beëindigd:

• Saldo verwerken op of na dag van periode: dit is de dag van de periode waarop het verlofsaldo naar de component in de salarisadministratie wordt overgebracht. Standaard staat deze optie op 1. Als het aantal dagen van de periode kleiner is dan het opgegeven getal dan zal de laatste dag van de periode worden gebruikt. Als u bijvoorbeeld 31 selecteert dan zal in februari 28 worden toegepast. Bij voorkeur kiest u deze dag vóór de dag dat gewoonlijk de salarisstroken worden berekend.

• Omwisselregel positief saldo: kies een regel voor verlof verkopen;

  Omwisselregel negatief saldo: kies een regel voor verlof kopen. Als de werknemer meer verlof heeft opgenomen dan zijn/haar aanspraken, zal het systeem het verschil boeken op de component voor verlof kopen. De werknemer kan te veel verlof opnemen als op het tabblad Goedkeuring, onder Ongeldige aanvragen, bij Goedkeurder iets anders is gekozen dan Verkeerden weigeren en als de goedkeurder de aanvraag goedkeurt.

  De omwisselregels kunt u aanmaken en onderhouden in Onderhoud omwisselregels.

Einde contract

• Bij einde contract:

  • Doe niets: dit is de standaard optie.

  • Saldo overboeken naar een ander contract: als u deze optie kiest dan zal het systeem proberen het saldo over te boeken. Dit is alleen mogelijk als er nog een ander contract is in hetzelfde dienstverband dat actief is op de datum waarop het contract afloopt en waaraan ook deze verlofdefinitie is gekoppeld (via de arbeidsvoorwaarden).
    Als geen contract kan worden gevonden dat aan deze voorwaarden voldoet dan doet het systeem niets. Het verlofsaldo wordt niet uitbetaald en er wordt geen bericht gezonden. Uw salarisadministratie zal moeten beslissen wat er met het restant moet gebeuren en deze actie handmatig uitvoeren.

• Aantal dagen na afloop contract overboeken: standaard is dit 0 dagen, het saldo wordt dan zo mogelijk overgeboekt op de dag dat het contract afloopt.