Verlofinstellingen

Doel

Algemene instellingen van de module Verlof onderhouden.

Deze pagina

• Nieuwe aanvragen toevoegen aan de Outlook-agenda van de werknemer: als deze optie is geselecteerd zal het systeem proberen verlofaanvragen automatisch in de Outlook-agenda van de gebruiker in de voeren. Standaard staat deze optie aan.
  Verlofaanvragen komen alleen in de Outlook-agenda's als de verbinding met de Exchange-server juist is ingesteld op de pagina Instellingen mailserver en als het systeem is gemachtigd in Outlook.

• Weergaveprioriteit weekenddag: dit is de prioriteit in de weergave van kalenders in vergelijking met verlof en ziekte. De kleur wordt bepaald in Onderhoud bedrijfsinstellingen.

• Weergaveprioriteit niet-ingeroosterde dag: dit is de prioriteit in de weergave van kalenders in vergelijking met verlof en ziekte.

• E-mailadres berichten: dit e-mailadres wordt gebruikt als Afzender in e-mailberichten vanuit de module Verlof. Verzending van e-mailberichten kan worden geconfigureerd voor verlofaanvragen, correcties en omwisselingen.

• Map voor importlogbestanden: geef een UNC-pad op voor de locatie van de logbestanden van Verlofaanvragen importeren. De webserver moet erbij kunnen.

• Geen herberekening verlofsaldo vóór: er kan geen verlof meer voor deze datum worden aangevraagd of gewijzigd. Bijvoorbeeld voor 1 januari van het huidige jaar (op 1 januari zelf is het nog wel mogelijk).

• 'Verwijs'-bedrijf: u kunt kiezen uit het huidige bedrijf (geen verwijzing) of uit de andere bedrijven in de database waarbij is aangegeven dat het een 'verwijs'-bedrijf voor verlof is. De stamgegevens (verlofdefinities, boekingsgroepens e.d.) van het bedrijf dat u hier kiest zullen worden gebruikt in de module Verlof.

• Dit is een 'verwijs'-bedrijf voor Verlof: als u dit vakje aanvinkt kunnen andere bedrijven in uw database gebruik maken van de stamgegevens voor Verlof die in het huidige bedrijf zijn vastgelegd. Dit stelt wel bepaalde eisen, in een 'verwijs'-bedrijf mag u bijvoorbeeld alleen gebruik maken van standaard rollen. Voor meer informatie zie Rol toevoegen in de help van Onderhoud rollen en Standaard lijsten in de help van Onderhoud lijsten.

  Deze optie is niet zichtbaar als bij de vorige keuze een 'verwijs'-bedrijf is gekozen.

Uitbetalen verlof bij uit dienst

Bij contractbeëindiging van een werknemer kan salaris worden geconverteerd naar salaris. Met de volgende opties kunt u beïnvloeden in welke periode de uitbetaling plaatsvindt.

• Uitbetaling verlof toevoegen aan salarisperiode als goedgekeurd voor dag ... van periode: met deze optie kan aangegeven worden dat conversies binnenkomend op of na dag X van de huidige periode uitbetaald moeten worden in de volgende periode.

• Uitbetaling verlof toevoegen aan de salarisperiode wanneer periodevariabelen (input) bestaan: wanneer het niet wenselijk is dat er na het aanmaken van de periodevariabelen nog conversies worden toegevoegd dan kunt u dit verhinderen door het uitzetten van deze optie. Deze controle is op dienstverbandniveau. Er wordt niet gecontroleerd of er voor andere werknemers periode (input) variabelen bestaan.

• Uitbetaling verlof toevoegen aan de salarisperiode wanneer periodevariabelen (output) bestaan: wanneer het niet wenselijk is dat er na de salarisberekening nog conversies worden toegevoegd dan kunt u dit verhinderen dit door het uitzetten van deze optie. Deze controle is op dienstverbandniveau. Er wordt niet gecontroleerd of er voor andere werknemers periode (output) variabelen bestaan.
  Wanneer er conversies worden toegevoegd na de salarisberekening worden er late TWK's gezet. Wanneer de salarisberekening daarna niet nogmaals wordt uitgevoerd worden deze bij het afsluiten van de periode omgezet in normale TWK's.

Schema verwerking uitbetalen verlof bij uit dienst

Door de "DBS Leave Service" op de webserver kan worden gecontroleerd of een contract van een medewerker is beëindigd en of er verlof moet worden geconverteerd naar salaris. De service kijkt naar einde contract datums die 30 dagen in de toekomst of 62 dagen in het verleden zijn.

• Is ingeschakeld: als deze optie is aangevinkt zal de verlofservice de controle dagelijks uitvoeren.

• Begintijd: dit is de tijd waarop de service moet beginnen met de berekeningen. Het herberekenen van verlofsaldo's bij einde dienstverband kan de systeemprestaties beïnvloeden. Om het effect te minimaliseren is het aan te raden deze berekeningen 's nachts te laten plaatsvinden.

• Contracten verwerken beëindigd vanaf: hier kunt u een ingebruikname datum opgeven voor deze functionaliteit.

• Foutbericht: als er een probleem is opgetreden zal het hier gekozen bericht worden verzonden door de verlofservice. In Onderhoud berichten kunt u berichten aanmaken in de groep "Fouten einde contract".

Digitale verlofkaart

Deze sectie wordt gebruikt om in te stellen of en wanneer de achtergrondservice de verlofsaldo's moet verwerken. Als u de digitale verlofkaart inschakelt dan wordt voor iedere medewerker een digitale verlofkaart berekend. Deze verlofkaart wordt verzonden naar het e-mailadres in de module Persoonsgegevens waarbij de optie "Digitale verlofkaart" is ingeschakeld. Als geen e-mailadres bekend is of als de optie niet is ingeschakeld dan krijgt de medewerker geen digitale verlofkaart.

• Is ingeschakeld: vink dit vakje aan als u in dit bedrijf gebruik wilt maken van de digitale verlofkaart.

• Begintijd: dit is de tijd waarop de service moet beginnen met de berekeningen. Het verwerken van de digitale verlofsaldo's kan de systeemprestaties negatief beïnvloeden. Om het effect te minimaliseren is het aan te raden deze berekeningen 's nachts te laten plaatsvinden.

• Van e-mailadres: dit is het e-mailadres dat als afzender in de e-mail wordt gebruikt. Het adres hoeft niet te bestaan. Standaard is leavebalance@visma.com.

• Verlofsaldo: u kunt instellen of de verlofkaarten maandelijks of per vier weken worden verstuurd.

  • Elke maand: kies tevens Dag van de maand. Als de maand te kort is zal het systeem daar rekening mee houden. Als u bijvoorbeeld 31 opgeeft dan zal het systeem de verlofkaart altijd op de laatste dag van de maand sturen ook al heeft de maand maar 28 dagen.

  • Elke 4 weken: kies tevens Begindatum wekelijkse cyclus. Als u de verlofkaart synchroon wilt laten lopen met uw verloningsperiode dan moet u na een jaar met 53 weken deze datum aanpassen.

• Samenvatting en
  Details: standaard worden beide onderdelen op het overzicht getoond. U kunt de vinkjes voor één onderdeel weghalen zodat dit niet wordt verzonden.
  In deze versie is het nog niet mogelijk om de Kalender op de digitale verlofkaart te tonen, zoals op het overzicht Verlof & Afwezigheid.

Onderhoud

Om het mogelijk te maken dat de verlofaanvragen daadwerkelijk worden toegevoegd aan de Outlook-agenda moeten de volgende instellingen gemaakt worden:

• Bij de persoonsgegevens in de module Persoonsgegevens en/of in Onderhoud gebruiker moet het juiste e-mailadres van de gebruiker zijn opgegeven.

• De Systeemgebruiker ("OS-gebruiker met toegang tot de mappen") en het wachtwoord van deze gebruiker moeten zijn ingevuld in Instellingen Systeemgebruiker in de module Systeembeheer. Het is ook mogelijk om een andere gebruiker toe te passen.

• In Inbox instellingen moet de Naam van de e-mailserver zijn ingevuld met de naam van uw Exchange-server (vraag uw systeembeheerder).

• Iedere medewerker die verlofaanvragen aan zijn agenda wil laten toevoegen moet de Systeemgebruiker (of de andere gebruiker) als gemachtigde van zijn agenda toevoegen. Deze instelling kunt u maken in Outlook in het menu Extra, de menukeuze Opties, tabblad Gemachtigden. De machtiging op de Agenda (of Calendar) moet Auteur of Redacteur zijn.