Onderhoud omwisselregels

Doel

Verlofconversie is er om aan werknemers een mogelijkheid te bieden om verlof om te wisselen voor geld, of ander verlof of te gebruiken voor de module Employee Benefits. De ingevoerde conversies komen beschikbaar in de functie Omwisseling in het menu Acties voor gebruikers die geautoriseerd zijn voor de functie Omwisseling (PAY.30521) en minstens één van de functies Verlof omwisselen (PAY.30522), Verlof kopen (PAY.30524) of Verlof verkopen (PAY.30523). Ook moet de omwisselregel zijn toegevoegd aan de arbeidsvoorwaarde van de werknemer.

De regels voor verlof kopen en verlof verkopen zijn ook te gebruiken in Onderhoud verlofdefinities op het tabblad Einde contract. U kunt daar instellen dat verlofaanspraken (semi-)automatisch worden omgerekend naar salaris bij beëindiging van het dienstverband van de werknemer.

Omwisselregels inzien en wijzigen

• Klik linksboven in de pagina op Omwisselregels om de regels te zien en selecteer een regel.

Omwisselregels aanmaken

• Een nieuwe regel kunt u aanmaken door in het linker gedeelte van het venster met de rechtermuisknop op Omwisselregels te klikken.

U kunt dan kiezen uit vijfdrie regeltypes: EB-bronregel toevoegen, EB-doelregel toevoegen, Regel verlof omwisselen toevoegen, Regel verlof verkopen toevoegen en Regel verlof verkopen toevoegen. Elk type heeft andere opties. Hieronder is uitleg per type.

Gemeenschappelijke opties voor alle types

• Naam: de naam voor de conversie. Deze wordt zichtbaar in het linker gedeelte.

• Omschrijving: extra informatie die de werknemer of gebruiker nodig heeft.

• Regeltype: de vorm van uw verlofconversie.

• Ingangsdatum: de begindatum voor deze conversiemogelijkheid.

• Afronden op: kies bij de keuzelijst een manier van afronding van de verlofuren/-dagen.

• Afrondmethode: bij Standaard afronding zal een getal achter de komma onder 0,5 naar beneden worden afgerond en boven 0,5 naar boven. Deze afronding zal plaatsvinden als er een aanvraag voor omwisseling/verkoop/koop van verlof wordt gedaan.

• Standaard goedkeuring: u kunt iemand selecteren die deze omwisseling/verkoop/koop moet goedkeuren.

• Standaard notificaties: u kunt een bericht laten sturen als er een aanvraag is gedaan voor omwisseling/verkoop/koop van verlof. De berichten kunt u onderhouden met Onderhoud berichten. De berichten die hier gekozen kunnen worden, moeten staan in de map Omwisseling.

• Ongeldige aanvragen: als u Toestaan aanvinkt, kan de werknemer een omwisseling/verkoop/koop aanvragen die de limieten overschrijdt.

  • U kunt hieraan een goedkeurder koppelen. (aanbevolen)

  • Ongeldige notificaties: als er een ongeldige aanvraag is gedaan, kunt u een bericht laten sturen. De berichten kunt u onderhouden met Onderhoud berichten. De berichten die hier gekozen kunnen worden, moeten staan in de map Omwisseling.

• Annuleringen: u kunt een goedkeurder selecteren voor intrekkingen.

• Notificaties annuleren: u kunt een bericht laten sturen als er een aanvraag is gedaan voor een intrekking. De berichten kunt u onderhouden met Onderhoud berichten. De berichten die hier gekozen kunnen worden, moeten staan in de map Omwisseling.

• Autom. goedkeurder: hier is een rol te selecteren. Als iemand in deze rol zit, zal er over de door deze persoon ingevoerde gegevens geen goedkeuring plaatsvinden. U kunt de rol verwijderen met de knop Herstel.

Verlof omwisselen

Voor het ruilen van het ene verlof tegen het andere. Op deze pagina zijn de volgende velden:

• Regeltype: dat is Regel voor verlof omwisselen.

• Van, Omrekenfactor en naar: het bij Van gekozen verlof wordt via de Omrekenfactor omgezet in wat u kiest bij naar.

  Let op!
  Verlofdefinities kunnen in uren zijn of in dagen. Als de bij "Van" en "Naar" gekozen verlofdefinities daarin verschillen moet u de omrekenfactor daarop aanpassen, bijvoorbeeld factor 8 of factor 0,125.

• Limiet: het maximale aantal dagen/uren dat per keer is om te ruilen.

• Min. saldo (Van): het saldo uren/dagen op het soort verlof dat is gekozen bij Van mag NA de omwisseling niet kleiner worden dan dit minimum. In het saldo worden de aanspraken minus de aanvragen geteld tot en met gisteren. Verlof dat nog bezig is, telt dus pas mee op de laatste dag.

  Voorbeeld:

  • bij dit veld "Min. saldo (Van)" hebt u 5 ingevuld;

  • de werknemer heeft aan het begin van het jaar 6 dagen verlof gekregen voor het huidige jaar voor het soort verlof dat u hebt gekozen bij Van;

  • uit voorgaande jaren is nog een restant van 9 dagen over;

  • er is al 7 dagen verlof opgenomen en ook deze hele week.

  Het systeem telt nu 6 + 9 - 7 = 8 dagen: er mogen nog 3 dagen verlof omgewisseld worden boven het minimum van 5. Volgende week is de huidige week verlof afgelopen en is het saldo 8 - 5 = 3 dagen. Dan kan geen verlof meer omgewisseld worden, want onder minimum van 5 dagen.

• Max. saldo (naar): het saldo uren/dagen op het soort verlof dat is gekozen bij naar mag NA de omwisseling niet groter worden dan dit maximum. In het saldo worden de aanspraken minus de aanvragen geteld tot en met gisteren. Verlof dat nog bezig is, telt dus pas mee op de laatste dag.

  Voorbeeld:

  • bij dit veld "Max. saldo (naar)" hebt u 10 ingevuld;

  • de werknemer heeft aan het begin van het jaar 6 dagen verlof gekregen voor het huidige jaar voor het soort verlof dat u hebt gekozen bij naar;

  • uit voorgaande jaren is nog een restant van 9 dagen over;

  • er is al 4 dagen verlof opgenomen en ook deze hele week.

  Het systeem telt nu 6 + 9 - 4 = 11 dagen: er mag nu geen nieuw verlof geruild worden, want meer dan 10. Volgende week is het huidige verlof afgelopen en is het saldo 11 - 5 = 6 dagen. Dan kunnen er maximaal 4 dagen bijgeruild worden.

• Max. freq. en In periode: het maximale aantal verlofomwisselingen dat een werknemer in een periode mag doen, bijvoorbeeld 2 keer per jaar.

Verlof verkopen

Mogelijkheden voor werknemers om verlof om te zetten in salaris.

• Regeltype: dat is Regel voor verlof verkopen.

• Van, Norm en Salariscomponent: het bij Van gekozen verlof wordt via de berekening bij Norm omgezet in wat u kiest bij Salariscomponent. Bij Norm kunt u kiezen uit:

  • 1 Euro: een vast tarief in euro voor alle werknemers;

  • Basis uurtarief: het uurloon van de werknemer dat is te zien op de pagina Werknemer salarisgegevens in de module Persoonsgegevens;

  • Uurtarief tabel: (vervallen) EmpHourRate;

  • Uurtarief verkoop verlof: het uurtarief dat is te zien en te wijzigen op de pagina Werknemer salarisgegevens, het veld Verlof verkopen.

• Limiet: het maximum aantal uren/dagen dat per keer verkocht mag worden.

• Min. saldo (Van): het saldo uren/dagen op het soort verlof dat is gekozen bij Van mag NA de verkoop niet kleiner worden dan dit minimum. In het saldo worden de aanspraken minus de aanvragen geteld tot en met gisteren. Verlof dat nog bezig is, telt dus pas mee op de laatste dag.

  Voorbeeld:

  • bij dit veld "Min. saldo (Van)" hebt u 5 ingevuld;

  • de werknemer heeft aan het begin van het jaar 6 dagen verlof gekregen voor het huidige jaar;

  • uit voorgaande jaren is nog een restant van 9 dagen over;

  • er is al 7 dagen verlof opgenomen en ook deze hele week.

  Het systeem telt nu 6 + 9 - 7 = 8 dagen: er mogen nog 3 dagen verlof verkocht worden boven het minimum van 5. Volgende week is de huidige week verlof afgelopen en is het saldo 8 - 5 = 3 dagen. Dan kan geen verlof meer verkocht worden, want onder minimum van 5 dagen.

• Max. freq. en In periode: het maximale aantal verkopen dat een werknemer in een periode mag doen, bijvoorbeeld 2 keer per jaar.

Verlof kopen

Mogelijkheden voor werknemers om salaris om te zetten in verlof.

• Regeltype: dat is Regel voor verlof kopen.

• Salariscomponent, Norm en naar: de bij Salariscomponent gekozen component wordt via de berekening bij Norm omgezet in het soort verlof dat u kiest bij naar. Bij Norm kunt u kiezen uit:

  • 1 Euro: een vast tarief in euro voor alle werknemers;

  • Basis uurtarief: het uurloon van de werknemer dat is te zien op de pagina Werknemer salarisgegevens in de module Persoonsgegevens;

  • Uurtarief tabel: (vervallen) EmpHourRate;

  • Uurtarief aankoop verlof: het uurtarief dat is te zien en te wijzigen op de pagina Werknemer salarisgegevens, het veld Verlof kopen.

• Limiet (euro): het maximum bedrag dat per keer besteed mag worden aan het kopen van verlof.

• Limiet (uren/dagen): het maximum aantal uren/dagen dat per keer gekocht mag worden.

• Max. saldo (naar): het saldo uren/dagen op het soort verlof dat is gekozen bij naar mag NA de aankoop niet groter worden dan dit maximum. In het saldo worden de aanspraken minus de aanvragen geteld tot en met gisteren. Verlof dat nog bezig is, telt dus pas mee op de laatste dag.

  Voorbeeld:

  • bij dit veld "Max. saldo (naar)" hebt u 10 ingevuld;

  • de werknemer heeft aan het begin van het jaar 6 dagen verlof gekregen voor het huidige jaar;

  • uit voorgaande jaren is nog een restant van 9 dagen over;

  • er is al 4 dagen verlof opgenomen en ook deze hele week.

  Het systeem telt nu 6 + 9 - 4 = 11 dagen: er mag nu geen nieuw verlof gekocht worden, want meer dan 10. Volgende week is het huidige verlof afgelopen en is het saldo 11 - 5 = 6 dagen. Dan kunnen er maximaal 4 dagen bijgekocht worden.

• Max. freq. en In periode: het maximale aantal aankopen dat een werknemer in een periode mag doen, bijvoorbeeld 2 keer per jaar.

Let op!
Vergeet niet om de omwisselregel aan de juiste arbeidsvoorwaarde toe te voegen.

Functionaliteit

• Akkoord: u slaat de gegevens op en verlaat de pagina.

• Annuleren: u verlaat de pagina zonder iets op te slaan.

• Toepassen: u slaat de gegevens op en blijft op de pagina.

• Verwijderen: de regel wordt verwijderd.