Instellingen mailserver

Algemeen

De informatie die nodig is om dit scherm in te vullen moet waarschijnlijk geleverd worden door de afdeling systeembeheer van uw bedrijf. Dat is de afdeling die verantwoordelijk is voor het installeren en instellen van hardware en software, zoals de e-mailserver.

Fouten in deze instellingen zijn niet onmiddellijk zichtbaar. U kunt de instellingen testen door onder aan de pagina een e-mailadres in te vullen en op Verzenden te klikken. Ook kunt u proberen om een bericht uit uw Outlook Inbox op te halen en het op te slaan in het Elektronisch dossier.

Venster

• Naam van de e-mailserver: typ de naam van de Microsoft Exchange-server. U kunt deze server vinden bij de accountinstellingen in Outlook (via Bestand / Info / Accountinstellingen / Selecteer uw e-mailaccount / klik op Wijzigen... om de instellingen te zien). Neem voor meer informatie contact op met uw systeembeheerder. De naam van de e-mailserver mag ook het IP-adres zijn.

• Inbox toegangsmethode: kies hier of u de Systeemgebruiker wilt gebruiken of een aparte gebruiker.
  De Systeemgebruiker kan ingesteld worden via de module Systeembeheer menu Instellingen » Systeemgebruiker. Als u een andere gebruiker wilt toepassen moet u hier de gebruikersnaam en het wachtwoord opgeven.

• Protocol: welke keuze u moet gebruiken hangt af van de instellingen van de mailserver.

  • HTTP: niet-versleutelde toegang tot de mailserver.

  • HTTPS: vereist een certificaat (zie het volgende veld).

• Bestandsnaam certificaat: naam van het bestand dat het certificaat bevat voor het toegangsprotocol HTTPS. Omdat een webserver waarschijnlijk geen toegang heeft tot bestanden op het netwerk zou dit bestand op een lokaal station van de webserver moeten worden geplaatst.

• Test bestandstoegang: met deze knop kan worden gecontroleerd of het certificaatbestand beschikbaar is en geladen kan worden (een boodschap wordt getoond of het laden wel of niet is gelukt)

• Naamcontrole overslaan: (alleen van belang voor HTTPS) afhankelijk van het certificaat kan het zijn dat enkele controles moeten worden overgeslagen. Vink dit aan als de controle van de algemene naam CN (Common Name) moet worden overgeslagen. De algemene naam (domeinnaam) in het certificaat hoeft dan niet meer overeen te komen met het domein van de host. Dit doet de voordelen van HTTPS deels teniet vanwege de mogelijkheid van een man in the middle-aanval. Vraag uw systeembeheerder.

• Exchangeversie:

  • Exchange 2007 of hoger: selecteer deze optie wanneer u Exchange 2007 of hoger gebruikt. De instellingen Serververificatie, Mappen in Exchange en Tijd (in milliseconden) die nodig is voor het versturen van een e-mail worden niet gebruikt.

  • Exchange 2003: kies deze optie wanneer u Exchange 2003 gebruikt. Vul ook de gegevens eronder in.

• Serververificatie:

  • Geïntegreerde Windows-verificatie: als u geïntegreerde Windows-verificatie gebruikt, wordt het wachtwoord van de gebruiker niet doorgegeven aan de e-mailserver, maar verloopt de authenticatie via de domeinserver.

  • Basisverificatie: bij Basisverificatie worden de accountnaam en het wachtwoord voor de e-mailserver verzonden als leesbare tekst, eventueel versleuteld met TLS-codering.

  De standaard is Geïntegreerde Windows-verificatie. Als dat niet werkt kunt u Basisverificatie proberen. Neem voor meer informatie contact op met uw systeembeheerder.

• Mappen in Exchange: de namen van de te gebruiken Exchange-mappen voor authenticatie respectievelijk postvakken.

  • Standaard: de standaardmappen worden gebruikt. Voor de authenticatie wordt eerst /exchweb/bin/auth (Exchange 2003) geprobeerd en daarna /owa/auth (Exchange 2007). Postvakken staan altijd in de map /exchange.

  • Aangepast: hier kunt u in de onderstaande 2 velden de paden opgeven.

    • Authenticatie: dit is de map waar owaauth.dll zich in bevindt.

    • Postvakken: deze map bevat alle postvakken (mailboxen) van de gebruikers.

• Tijd (in milliseconden) die nodig is voor het versturen van een e-mail: hierna wordt het bericht verwijderd uit de map 'Verzonden items'. Mochten verstuurde berichten in deze map blijven staan, dan kan het zinvol zijn deze waarde te verhogen.

• Gebruik voor het versturen van e-mail de postbus van: de postbus die gebruikt moet worden voor het versturen van e-mail.

  • de aangemelde gebruiker: de e-mails worden verstuurd namens de aangemelde gebruiker zelf.

  • de gebruiker opgegeven bij 'Inbox toegangsmethode': de e-mails worden verstuurd namens de gebruiker die daar is opgegeven. Uiteraard dienen alle gebruikers de bij 'Inbox toegangsmethode' opgegeven gebruiker toestemming te geven om namens hen e-mail te versturen. Zie ook bij 'Machtigingen instellen in Outlook".

  • de onderstaande gebruiker: de e-mails worden verstuurd namens de gebruiker die u in het tekstvak invult. Uiteraard dient deze gebruiker toestemming te geven om namens hem/haar e-mail te versturen. Zie ook bij 'Machtigingen instellen in Outlook".

  Zorg ook dat bij elke gebruiker een e-mailadres is ingevuld dat als verzendadres kan worden gebruikt. Het e-mailadres kan gewijzigd worden via de module Autorisatie.

• Test versturen e-mail: hier kunt u een testbericht sturen naar het opgegeven e-mailadres. Sla eerst de instellingen op en verstuur daarna het testbericht! Op deze manier kunt u snel testen of alle instellingen correct zijn.

Machtigingen instellen in Outlook

Iedere gebruiker die wil dat de webmodule van Visma Talent & Salaris verlofaanvragen in zijn/haar agenda kan toevoegen, mail kan ophalen of e-mails namens hem/haar kan verzenden moet machtigingen instellen in Outlook:

• De Systeemgebruiker of de aparte gebruiker die u hebt gekozen bij Inbox toegangsmethode moet in Microsoft Outlook toegang hebben tot de Inbox. In Outlook past u deze instelling aan door met rechts te klikken op de map Postvak IN (of Inbox) en in het snelmenu te kiezen voor Eigenschappen. In het venster Eigenschappen van Postvak IN op het tabblad Machtigingen kiest u Toevoegen... en voegt de gebruiker toe. Bij Toegangsniveau selecteert u Auteur (of hoger).

• Wilt u dat Talent en Salaris automatisch afspraken (bijvoorbeeld verlof) in uw agenda kan toevoegen, voer dan bovenstaande stap uit op uw Agenda (of Calendar) en op de map Concepten (of Drafts).

• Het is overigens aan te raden om de gebruiker ook het "Map weergeven"-recht te geven op de hoofdmap Postvak - gebruiker (of Mailbox - gebruiker). Dit is dus niet dezelfde map als Postvak IN (of Inbox); het is de bovenliggende map! Talent en Salaris kan dan de namen van de mappen opvragen. Wanneer er afspraken moeten kunnen worden opgeslagen of mail moet kunnen worden verstuurd, is dit recht zelfs noodzakelijk. Zo kan worden nagegaan of de afspraken in de map Agenda (Nederlands) of Calendar (Engels) moeten worden opgeslagen.

• Wilt u dat de (Systeem)gebruiker namens u mail kan versturen, dan dient u de gebruiker het "Map weergeven"-recht te geven op de hoofdmap Postvak - gebruiker (of Mailbox - gebruiker). Dit is dus niet dezelfde map als Postvak IN (of Inbox); het is de bovenliggende map! Tevens dient de gebruiker Auteurrechten (of hoger) te hebben op de mappen Concepten (of Drafts) en Postvak UIT (of Sent Items). Verder dient u de gebruiker ook als 'Gedelegeerde' toe te voegen met Auteurrechten. In Outlook past u dit aan via menu Extra / Opties... Klik nu op tabblad Gemachtigden en klik op Toevoegen... In het venster dat dan verschijnt, kunt u de gebruiker toevoegen. Na dit venster verschijnt een venster waarin u de machtigingen kunt opgeven. Kies bij "Postvak IN" voor Auteur (of hoger) en sluit het venster af. De gebruiker staat nu op het tabblad Gemachtigden. Sluit ook dit venster af.

Let op: Nadat u de wijzigingen in Outlook hebt aangebracht, kan het enige tijd duren voordat de wijzigingen zijn doorgevoerd op de server!

Machtigingen instellen door de beheerder van de Exchange-server

Het is voor gebruikers vrij lastig om de machtigingen in te stellen voor de Agenda en het Postvak. De systeembeheerder van de Exchange-server kan de gebruikers dit werk besparen door middel van de PowerShell cmdlet Add-MailboxFolderPermission in de Exchange Management Shell. Het is mogelijk om met behulp van een script alle (of een deel van de) postvakken open te stellen voor de Systeemgebruiker.

Zie voor meer informatie http://technet.microsoft.com/en-us/library/dd297939 (Overview of Exchange Management Shell) en http://technet.microsoft.com/en-us/library/dd298062 (Add-MailboxFolderPermission) op Microsoft TechNet of schakel de hulp in van een SI-medewerker van Visma Software.

Problemen oplossen

Als

• alle bovenstaande instellingen goed lijken te staan en

• de gebruiker de juiste machtigingen op zijn/haar Agenda in Outlook heeft gegeven aan de Systeemgebruiker/aparte gebruiker en

• toch krijgt de gebruiker de volgende melding bij het invoeren van een verlofaanvraag:
  Het is niet gelukt om de verlofaanvraag automatisch in de Outlook kalender van de werknemer te zetten, u kunt dit alsnog handmatig doen.

dan kunt u het volgende proberen:

• Ga naar Elektronisch dossier » Acties » E-mail toevoegen om te proberen of de eigen Inbox gelezen kan worden.

• Maak een trace van de verlofaanvraag (stel het trace-level in op de pagina Systeembeheer » Trace-instellingen). Mogelijke fouten in het trace-bestand zijn bijvoorbeeld:

  • EDWebDAVRequest anyError: #5 The remote server returned an error: (401) Unauthorized
    De Systeemgebruiker is niet (correct) gemachtigd op de mailbox die benaderd wordt.

  • EDWebDAVRequest anyError: #5 The remote server returned an error: (403) Forbidden
    Het ingestelde toegangsprotocol laat de Systeemgebruiker niet toe.

  • EDWebDAVRequest anyError: #5 The remote server returned an error: (404) Not Found
    Er wordt geen mailbox gevonden die overeenkomt met de aanmeldingsnaam van de gebruiker.