Verlofaanvragen importeren

Aantekening

Deze functie wordt niet meer gebruikt. Verlof kunt u importeren uit een bestand met behulp van de pagina Bestandsimport.

Doel

Het importeren van verlofaanvragen en/of verlofcorrecties in Talent & Salaris vanuit een importbestand. Het bestand moet in CSV-indeling zijn (kommagescheiden) of het moet een XML-bestand zijn.

Om te beginnen

• Voordat u een bestand importeert moet u in Onderhoud verlofinstellingen de map opgeven waar het log-bestand moet worden weggeschreven. De ED-rol ("OS-gebruiker met toegang tot de mappen") moet schrijfmachtiging hebben voor deze map.

• De verlofdefinities moeten zijn aangemaakt. Op de pagina's voor Boekbaar verlof en Buitengewoon verlof moet u deze definities voorzien van een unieke Importcode. Door deze importcode op te geven in het importbestand kiest u de bijbehorende definitie.

• De verlofdefinities moeten zijn gekoppeld aan de arbeidsvoorwaarden. Deze koppeling maakt u in Onderhoud arbeidsvoorwaarden verlof.

• De arbeidsvoorwaarde voor verlof moet weer zijn toegewezen aan de werknemer. Deze koppeling maakt u op de pagina Arbeidsvoorwaarde van de werknemer.

• Het bestand moet de extensie .csv of .xml hebben.

CSV-bestand importeren

Iedere regel in het importbestand is een nieuwe aanvraag. De volgende gegevens moeten in het CSV-bestand aanwezig zijn in precies deze volgorde:

"1", "Bedrijfsnummer", "Werknemersnummer", "Dienstverband", "Contract", "Importcode", "Transactietype", "Datum vanaf", "Datum t/m", "Begintijd", "Eindtijd", "Beginuren", "Einde-uren", "Datum start aanspraken", "Omschrijving", "Aantal", "Halve dag 's middags op eerste dag", "Halve dag 's morgens op laatste dag".

Een regel in een CSV-bestand kan er dan zo uitzien:
"1","1","12345","1","1","M23","10","20090217","20090217","","","","","","Verlof voor de tandarts","4","0","0"

Let op!
Als u een CSV-bestand met een Nederlandse versie van Excel maakt, worden tussen de waarden ; (puntkomma's) geplaatst in plaats van , (komma's). U moet in dat geval de puntkomma vervangen door een komma, bijvoorbeeld met Kladblok/Notepad.

XML-bestand importeren

Als u gebruik maakt van een XML-bestand, moet u de gegevens van de aanvraag als kenmerken (attributes) van de <Leave> tag opgeven. Plaats de kenmerken tussen aanhalingstekens of apostrofs, bijv. TenantID="1" of TenantID='1'. Het XML bestand moet zijn opgebouwd volgens de onderstaande indeling:

<LeaveRequest>

<Leave TenantID="" CompanyID="" EmployeeID="" ContractID="" SubContractID="" ImportCode="" TransactionType="" StartDate="" EndDate="" StartTime="" EndTime="" HoursStart="" HoursEnd="" DateEntitledFrom="" Note="" Quantity="" isHalfDayStart="" isHalfDayEnd="" />

<Leave TenantID="" ... (De volgende aanvraag)

</LeaveRequest>

Een regel in het XML-bestand ziet er dan zo uit:

<Leave TenantID="1" CompanyID="1" EmployeeID="12345" ContractID="1" SubContractID="1" ImportCode="M23" TransactionType="10" StartDate="20090217" EndDate="20090217" StartTime="" EndTime="" HoursStart="" HoursEnd="" DateEntitledFrom="" Note="Verlof voor de tandarts" Quantity="4" isHalfDayStart="0" isHalfDayEnd="0" />

Let op!
De codes zijn hoofdlettergevoelig. U kunt het beste bovenstaande code knippen en plakken vanuit deze help of vanuit de Release-informatie van versie 6.50.00. Als dat niet lukt in deze help (als er "Dialoogvenster van webpagina" of "Webpage Dialog" in de titelbalk staat), ga dan via het helpmenu (rechtsboven in een T&S webpagina) naar de inhoudsopgave en zoek deze helppagina op.

Opmerkingen

• Elk verlofgegeven kan het beste tussen aanhalingstekens " staan.

• De eerste zeven waarden zijn verplicht, dit tot en met TransactionType (Transactietype).

• Als er geen gegevens zijn, vul dan "" in en niet bijv. "0".

• Een ImportCode (Importcode) moet overeenkomen met de importcode die in de verlofdefinities voor Boekbaar verlof en Buitengewoon verlof zijn ingegeven. Elke verlofdefinitie moet voorzien van een eigen unieke code.

• Als TransactionType (Transactietype) kunt u kiezen uit:

  1	Verlofcorrectie, maakt een correctie op de aanspraken aan. De waarde DateEntitledFrom (Datum start aanspraken) is verplicht.
  2	Aanspraakcorrectie, hetzelfde als bij 1 maar het systeem zet "Aanspraak: " voor de omschrijving. De waarde DateEntitledFrom (Datum start aanspraken) is verplicht.
  3	Saldocorrectie, hetzelfde als bij 1 maar het systeem zet "Beginsaldo: " voor de omschrijving. De waarde DateEntitledFrom (Datum start aanspraken) is verplicht.
  10	Verlofaanvraag, het systeem kijkt naar wat er is ingevuld bij Quantity (Aantal), de duur van het verlof wordt niet door het systeem herberekend aan de hand van StartDate (Datum vanaf) en EndDate (Datum t/m).
  11	Normale verlofaanvraag, de duur van de aanvraag wordt automatisch door het systeem berekend aan de hand van StartDate (Datum vanaf) en EndDate (Datum t/m) en niet naar wat er is ingevuld bij Quantity (Aantal). Bij een verlofdefinitie in uren zijn ook de waarden HoursStart (Beginuren) en HoursEnd (Einde-uren) verplicht.

  Transactietypes 1, 2 en 3 zijn alleen voor boekbaar verlof, 10 en 11 ook voor buitengewoon verlof. Vast verlof, zoals feestdagen, kan niet met deze functie worden geïmporteerd. U moet dat handmatig toevoegen op de pagina Vast verlof.

• Datums geeft u in als: "DD/MM/JJJJ" of "JJJJMMDD".

• Tijdsaanduidingen geeft u in als: "UU:mm" (24-uursklok).

• Een verlofdefinitie kan in uren of in dagen berekend worden, let daarom op wat u invult bij Quantity (Aantal).

• Voor de waarden isHalfDayStart (Halve dag 's middags op eerste dag) en isHalfDayEnd (Halve dag 's morgens op laatste dag), vult u "0" of "1" in. Bij "1" is het verlof gestart/geëindigd op een halve dag en bij "0" op een hele dag. Deze waarden zijn alleen nodig bij verlofdefinities in dagen.