Instellingen berichtgeving

Doel

Wanneer er een nieuw item op de takenlijst van een gebruiker komt, kan dit met een e-mailbericht worden aangekondigd aan de gebruiker. Op dit scherm kunnen de berichtgeving instellingen worden ingericht. Ook kan de status van de berichtgeving service gecontroleerd worden.

De instellingen van de berichtgeving worden doorgaans eenmaal ingesteld totdat een wijziging hierin noodzakelijk is.

Velden op deze pagina:

Status WF Notifier service

• Status van de service: hier wordt de status van de berichtgeving getoond.

• Service starten: en

• Service stoppen: deze knoppen kunnen gebruikt worden om de berichtgevingsservice te starten resp. te stoppen.

• Vernieuwen: met deze knop kunt u de actuele status van de service opvragen.

• Laatste meldingen: hier worden de laatste vijf (fout)meldingen getoond, de meest recentste bovenaan. Als u klikt op de boodschap toont het programma uitgebreidere informatie.
  Foutmeldingen kunnen bijvoorbeeld ontstaan als de mailserver buiten werking is of als u een e-mail stuurt naar een adres buiten het eigen domein en de mailserver zo is ingesteld dat dat niet wordt toegestaan.

• Laatste meldingen wissen: als u hiertoe geautoriseerd bent kunt u met deze knop de foutmeldingen wissen.

Instellingen

• Berichtgeving geactiveerd: door het plaatsen van een vinkje kan de berichtgeving geactiveerd worden.

• Controle-interval: hier kan de interval worden ingesteld waarop het systeem gaat scannen of er nieuwe berichten verstuurd dienen te worden. Minimaal 10 seconden en het maximum is 3600 seconden.

• E-mailserver: als dit veld niet is ingevuld dan wordt de mailserver gebruikt die is opgegeven in Onderhoud bedrijf bij Standaard e-mailserver. U kunt ervoor kiezen om hier een andere mailserver op te geven specifiek voor de berichtgeving uit de module Taken.

• Webserver: hier wordt de naam van de webserver ingegeven waarop de takenlijst draait. Als de webserver niet het standaard poortnummer 80 gebruikt, kunt u het afwijkende poortnummer achter de naam plaatsen. (bijv. myServer:8080)

• Managers x?: kies hier uit Verschillende gebruikers of Volgens afdelingenboom (standaard).

  • Als u kiest voor "Verschillende gebruikers" dan zal het systeem bij het bepalen van de Manager x2 (en x3) de afdelingenboom naar boven doorzoeken totdat een andere gebruiker is gevonden dan de manager. Bij deze methode zijn de Manager, de Manager x2 en de Manager x3 drie verschillende gebruikers. Een manager die ook leidinggevende is van de bovenliggende afdeling kan dan niet zijn eigen verlofaanvragen goedkeuren. Als geen andere gebruiker gevonden kan worden, dan wordt de rol vervuld door de standaard gebruiker of gebruikersgroep die is toegekend in Onderhoud rollen.

  • Als u kiest voor "Volgens afdelingenboom" dan is de Manager x2 de leidinggevende van de bovenliggende afdeling, ook al zou deze dezelfde gebruiker zijn als de leidinggevende van de huidige afdeling.

• Bijwerken: met deze knop kunnen ingevoerde wijzigingen in bovenstaande instellingen doorgevoerd worden.

• Inhoud van e-mail wijzigen: hier kunnen de standaard berichten die verstuurd worden onderhouden worden. Zie het volgende hoofdstuk verderop.

• Bovengrenzen: als u hierop klikt, toont het systeem wanneer de laatste scan op te verzenden berichten is gedaan. Met de dan zichtbare knop Zet alles op high kan aangegeven worden dat het systeem op het hoogste punt, dat wil zeggen tot en met het laatst aangemaakte bericht, start met de berichtgeving. Dit voorkomt dat er na de (eerste) activering van de berichtgeving oude berichten verstuurd gaan worden.

• Afdelingsroltoewijzingen herstellen: als u hiertoe geautoriseerd bent kunt u met deze knop de roltoewijzingen herstellen van taken die in de wachtrij staan of die in uitvoering zijn voor het geval de taak is geclaimd door een gebruiker.

E-mailinhoud wijzigen

Hier kan de tekst van de e-mail die naar de gebruiker gestuurd wordt ingevoerd worden.

• Berichtstijl: hier kan een keuze gemaakt worden tussen HTML tekst en gewone tekst. Bij gebruik van HTML tekst kan er een directe link gelegd worden naar het betreffende item en/of naar de takenlijst.

• Van: geef hier de afzender van het bericht aan. Dit moet een e-mailadres zijn, waarbij niet gecontroleerd wordt of dit een bestaand e-mailadres is. Er dient dus een @-teken in voor te komen.

• Onderwerp: hier kan de standaard tekst worden ingegeven die in het e-mail bericht als onderwerp wordt geplaatst.

• Body: hier kan de tekst worden ingevoerd die in het e-mailbericht wordt gebruikt. Door gebruik te maken van de voorbeeld HTML-tekst kan een directe link gelegd worden naar het nieuwe item in de takenlijst en/of een link naar de gehele takenlijst. Wijzig in dat geval de voorbeeldteksten hierin in uw eigen teksten. In de e-mailsjabloon kunt u veldcodes (tags) gebruiken, die door het systeem vervangen zullen worden met de toepasselijke informatie. De toe te passen tags moeten tussen accolades staan. Voorbeelden:

  • <a href="http://{webServer}{taskLink}">{stepName} - {stepInfo}</a> (Klik om de taak te starten)

  • <a href="http://{webServer}{toDoLink}?Style=O2003">Klik hier voor uw takenlijst.</a>

  • <a href="http://{webServer}{taskLink}">{stepName} - {stepInfo}</a> (Klik hier om direct naar het item te gaan)

  • <a href="http://{webServer}{toDoLink}?companyID={companyID}">Klik hier om naar uw takenlijst te gaan.</a>

  (U ziet deze informatie als u met de rechtermuisknop op een link klikt en Link wijzigen kiest of als u in de werkbalk op Code klikt.) De toevoeging in de laatste link ?companyID={companyID} is nodig voor een gebruiker die manager in meerdere bedrijven is. De link gaat dan naar het juiste bedrijf en niet naar het standaard bedrijf van de manager.

• Voorbeeld e-mail: door gebruik te maken van deze knop wordt een voorbeeld HTML e-mail tekst in het body scherm geplaatst. Deze tekst kan aangepast worden naar eigen inzicht.

• OK, wijzig de e-mail inhoud: met deze knop worden de wijzigingen in de tekst in het bodyscherm opgeslagen en wordt het wijzigingen scherm gesloten.

• Annuleren: met deze knop is het mogelijk om wijzigingen in het body scherm niet op te slaan en terug te gaan naar het vorige scherm.