Onderhoud buitengewoon verlof

Tabblad Algemeen

Dit tabblad heeft velden voor de algemene instellingen voor het verlof. Vul de volgende velden.

• Naam: de titel voor het verlof, bijvoorbeeld "Bovenwettelijke verlofdagen".
  Tip: geef in de naam aan of het verlof wordt geregistreerd in dagen of in uren.

• Omschrijving: hier kan uitleg komen te staan over het verlof.

Bij een meertalig bedrijf, ook andere bedrijfstalen invullen.

Let op!
Als u een definitie toevoegt moet u eerst (links onder) kiezen tussen Registratie in uren of dagen. Dit is later niet meer te wijzigen. Geef in de titel van de definitie (minimaal in de omschrijving) aan of dit verlof geregistreerd wordt in dagen of uren. Dit helpt onduidelijkheden voorkomen o.a. in de verlofconversies.

• Ingangsdatum: de datum vanaf wanneer het verlof gebruikt kan worden. Iedere verlofdefinities kan meerdere versies hebben die onderscheiden worden door deze ingangsdatum. U kunt een nieuwe versie maken door de datum te wijzigen en op Toepassen of Akkoord te klikken.

• Standaard aantal uren per dag: dit is van toepassing bij het omruilen van verlofaanspraken naar een ander type verlof of geld.

• Categorie:Tot welke verlof categorie deze definitie behoort.

• Weergavekleur: de kleur zoals deze in de kalender komt. De kleur komt voor in het Verzuimdashboard voor een werknemer, op het tabblad Kalender van het verzuimdashboard voor een afdeling, de Afdelingskalender (verlof), de Kalender in verlof, het Fotoalbum van de organisatie en het Navigatiedeelvenster.

• Wacht op akkoord: de kleur dat het verlof in de kalenders krijgt zolang het nog niet goedgekeurd is.

• Salariscomponentnr.: kies een component om te bepalen hoe het verlof gefinancierd wordt. De componenten kunt u onderhouden in PayrollT&S client.

• Verwerkingsprioriteit: met behulp van deze prioriteit kunt u inrichten welke verlof- en/of verzuimdefinitie gebruikt wordt als op een dag meerdere verlofaanvragen zijn gedaan of als verlof samenvalt met verzuim. Hoe lager het getal, hoe hoger de prioriteit van de verwerking. Hoe hoger het getal des te lager de prioriteit. Dit is nodig als er voor een dag meerdere verlofaanvragen zijn gedaan. Deze regel geldt ook voor ziekteverzuim. Als verzuim samenvalt met verlof, bepalen de verwerkingsprioriteiten van de verzuimdefinitie en de verlofdefinitie of de werknemer ziek of vrij is.

• Weergaveprioriteit: de ingerichte weergaveprioriteiten bepalen wat (welke kleur) getoond wordt op de kalenders in geval van samenloop met andere verlof- en/of verzuimdefinities.
  Advies: om onduidelijkheid te voorkomen kunt u het beste de weergaveprioriteit gelijkstellen aan de verwerkingsprioriteit in het veld hierboven. Dan is duidelijk wat prevaleert op een bepaalde dag en of verlof al dan niet wordt afgeschreven. Het is uiteraard mogelijk om hiervan af te wijken.

• Prioriteit lijstvolgorde: een werknemer kan bij een verlofaanvraag kiezen uit een lijst. Welke bovenaan staat wordt hier bepaald. Des te lager het getal des te hoger de plek in de lijst.

• Registratie in dagen/uren: optie om alle berekeningen voor dit verloftype uit te voeren in dagen of in uren. Nadat de definitie is opgeslagen, is dit niet meer te wijzigen. Deze velden zijn dan onzichtbaar. Op het tweede tabblad Aanspraken zijn de Maximum aanspraken in uren of in dagen. Daaraan kunt u nog zien wat er is gekozen.

• Importcode: deze code is van belang als u verlofaanvragen importeert uit een bestand met behulp van de pagina Import.

• Exportcode: deze code wordt gebruikt om verlofdefinities te koppelen met hun equivalent in externe systemen. De exportcode is altijd gelijk voor alle versies van een verlofdefinitie. Verschillende verlofdefinities kunnen wel dezelfde exportcode hebben, maar bij een werknemer moet iedere verlofdefinitie een unieke exportcode hebben, zodat de combinatie werknemer/exportcode altijd met maximaal één verlofdefinitie overeenkomt.

• Afronding verlofaanvragen: kies bij de keuzelijst een manier van afronding, voor de verlofuren/-dagen. Selecteer vervolgens hoe de afronding plaatsvindt. Bij standaard zal een getal achter de komma onder de halve waarde naar beneden worden afgerond en boven een halve waarde naar boven. Deze afronding zal plaatsvinden als er een verlofaanvraag wordt gedaan.

• Afronding verlofaanspraken: kies bij de keuzelijst een manier van afronding, voor de verlofuren/-dagen. Selecteer vervolgens hoe de afronding plaatsvindt. Bij standaard zal een getal achter de komma onder de halve waarde naar beneden worden afgerond en boven een halve waarde naar boven. Deze afronding zal plaatsvinden als de verlofrechten worden aangemaakt (bijvoorbeeld op 1 januari). Dit is nodig als het verlof wordt toegekend op basis van de deeltijdfactor van het contract.

Tabblad Aanspraken

Op dit tabblad worden limieten gesteld aan het buitengewone verlof dat kan worden aangevraagd. Op het tabblad Goedkeuring kiest u wat er met te hoge aanvragen moet gebeuren. U kunt Verkeerden weigeren of de goedkeurder(s) laten beslissen of de ongeldige aanvraag toch wordt toegestaan.

• Maximum aanspraken: dit is het aantal uren of dagen dat maximaal per keer kan worden aangevraagd.

• Maximum aantal keren: u kunt een maximum aantal opgeven en de periode waarin dit maximum niet overschreden mag worden. Als de periode 1 jaar is, dan zoekt het systeem of er te veel aanvragen zijn in het huidige jaar. Anders kijkt het systeem naar de periode in het verleden én de periode in de toekomst. Als u bijvoorbeeld maximaal 3 keer per 2 jaar invult, dan mag er in de periode tussen 2 jaar terug en 2 jaar in de toekomst geen periode van 2 jaar zijn met meer dan 3 aanvragen.

• Minimum interval: u kunt een aantal jaren/maanden/weken opgeven. Binnen deze termijn mag geen andere aanvraag zijn. Niet in het verleden en niet in de toekomst.

Tabblad Goedkeuring

Op dit tabblad wordt bepaald hoe de goedkeuring van een aanvraag voor dit type verlof gaat verlopen. Bij verzoeken kunt u aangeven wie het verlof accordeert.

Verzoeken

• Toevoegen: als u hierop klikt, komen de volgende velden beschikbaar:

  • Als aantal dagen/uren >=: een voorwaarde voor het minimale aantal uren/dagen dat in een aanvraag moet zitten. U kunt maximaal vier decimalen achter de komma opgeven, meer decimalen worden afgerond opgeslagen.

  • Minstens ... dagen vooraf: de verlofaanvraag moet een minimaal aantal dagen van te voren ingediend worden. U kunt maximaal vier decimalen achter de komma opgeven, meer decimalen worden afgerond opgeslagen. Zo kunt u voorkomen dat iemand één dag van te voren, drie weken vrij vraagt. Als de werknemer verlof korter van te voren aanvraagt dan zal het systeem dat behandelen als een ongeldige aanvraag. In de volgende sectie van deze pagina kunt u opgeven hoe deze behandeld moeten worden. Als u daar kiest voor de optie Verkeerden weigeren dan zal het systeem de aanvraag weigeren met de melding Er is niet tijdig genoeg melding van gedaan."

  • Goedkeurder: u kunt kiezen uit Gebruiker (niet aanbevolen), Gebruikersgroep, Rol, Lijst (goedkeuringsvolgorde) of Manager.

  • Bericht: kies één van de berichten die zijn aangemaakt met Onderhoud berichten. In het bericht ligt vast wie het ontvangt en hoe.

  • Vergeet niet op Opslaan te klikken.

U kunt een aantal van deze regels aanmaken. U maakt bijvoorbeeld een regel met Dagen >= gelijk aan 0 en een tweede regel met Dagen >= gelijk aan 5. Alle verlofaanvragen tot en met 4,9999 dagen worden dan door het systeem behandeld volgens de eerste regel en de verlofaanvragen van vijf dagen of meer door de tweede regel.

Ongeldige aanvragen

Dit is van toepassing voor aanvragen die niet voldoen aan de eisen op het tabblad Aanspraken of die te kort van tevoren zijn ingevoerd.

• Goedkeurder: u hebt hier de optie Verkeerden weigeren, dat betekent dat het systeem geen aanvragen zal toestaan die niet voldoen aan de eisen. U kunt er ook voor kiezen om ongeldige aanvragen wél toe te staan door aan te geven wie deze aanvragen moet goedkeuren. Dat kan bijvoorbeeld een goedkeuringsvolgorde (lijst) zijn waarin behalve de manager van de werknemer ook de rol Personeelszaken is opgenomen.

• Bericht: kies één van de berichten die zijn aangemaakt met Onderhoud berichten. In het bericht ligt vast wie het ontvangt en hoe.

Annuleringen

Dit is van toepassing op aanvragen die worden ingetrokken. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen aanvragen in de toekomst en aanvragen in het verleden (historisch).

• Goedkeurder toekomstige aanvragen: geef aan wie intrekkingen van verlof dat nog niet werkelijk is opgenomen, moet goedkeuren.

• Bericht toekomstige aanvragen: kies één van de berichten die zijn aangemaakt met Onderhoud berichten. In het bericht ligt vast wie het ontvangt en hoe.

• Goedkeurder historische aanvragen: geef aan wie intrekkingen van verlof dat al geweest is, moet goedkeuren. De intrekking kan terecht zijn als de werknemer toch op het werk was terwijl hij een dagje vrij had genomen.

  Let op!
  Om te voorkomen dat aanvragen in het verleden eenvoudig kunnen worden ingetrokken is het aan te bevelen om altijd minstens één goedkeurder toe te wijzen.

• Bericht historische aanvragen: kies één van de berichten die zijn aangemaakt met Onderhoud berichten. In het bericht ligt vast wie het ontvangt en hoe.

Automatische goedkeuring voor rol

• Autom. goedkeurder: hier kunt u een rol selecteren. Als iemand deze rol vervult en dit type verlof in het systeem invoert dan zal er geen goedkeuring plaatsvinden. U kunt maar één rol toevoegen; de rol is weer te verwijderen met de knop Herstel.