Onderhoud taken

Tabblad Algemeen

Doel

Het bekijken, maken of bewerken van een taak.

Velden op dit tabblad

In het tabblad is het mogelijk de volgende velden te bewerken.

• Naam taak: de naam van de taak zoals die getoond zal worden in het linker gedeelte; dit is een verplicht veld.

• Instructies: dit is wat degene, aan wie de taak is toegewezen, moet doen. In de instructie kunt u veldcodes (tags) tussen accolades opnemen, die door het systeem zullen worden vervangen door de gegevens zoals die van toepassing zijn. Bijvoorbeeld de twee tags {VOORNAAM} {ACHTERNAAM} zullen door het systeem vervangen worden door Jan Jansen als de werknemer zo heet. Een lijst van beschikbare tags kunt u opvragen door op het pictogram te klikken.

• Onderwerp: datgene waarvoor de taak uitgevoerd moet worden. Dit wordt getoond in de Takenlijst.

 

• Actie: via welke weg de taak volbracht dient te worden.

• Opnemen in El. dossier: als deze optie is ingeschakeld dan wordt bij voltooiing van de taak het document opgenomen in het Elektronisch dossier.

• Wanneer te doen: geeft weer wanneer de taak uitgevoerd dient te worden in Uren, Dagen of Weken.
  Voor het tijdstip ten opzichte waarvan hebt u vele mogelijkheden zoals Dag dat deze ziekte werd ingevoerd +. In deze lijst staat ook Voltooiingsdatum primaire taak +, dit betekent dat het inplannen van de taak afhankelijk is van het uitvoeren van een andere taak. Bij deze keuze worden twee extra opties zichtbaar:

  • Afhankelijk van taak: met de zoekknop kunt u de andere taak selecteren.

  • Commentaar primaire taak tonen: bij het uitvoeren van deze taak wordt het ingevoerde commentaar getoond van de taak waarvan u deze taak afhankelijk hebt gemaakt.

  De primaire taak kan uitgevoerd worden in de huidige ziekmelding of in een eerdere gekoppelde ziekte. De huidige taak wordt pas ingepland als de primaire taak werkelijk uitgevoerd is en is daarvoor dan ook niet zichtbaar in To Do. De ingeplande datum wordt berekend op basis van de uitvoeringsdatum van de primaire taak.

• Meerdere keren: geeft de mogelijkheid om een taak meerdere keren te herhalen in een verzuimprocedure, bijvoorbeeld de taak om de zieke medewerker wekelijks op te bellen. In de verzuimprocedure wordt het pictogram getoond bij ieder voorval.

• Wanneer zichtbaar: u kunt hier kiezen uit Altijd, Wanneer het tijd is, Dagen vooraf of Uren vooraf. De optie Uren vooraf wordt niet weergegeven indien is gekozen voor "dagen" of weken". De keuze hier heeft als resultaat dat wordt weergegeven wanneer de uit te voeren taken zichtbaar zijn/worden op de Takenlijst.

• Toegewezen aan: selecteer aan wie of wat betreffende taak wordt toegewezen.

• Toepassen op contract: dit is van toepassing als de werknemer meerdere contracten heeft op meerdere afdelingen. Bij "Ziekte bevestigen" taken is het altijd alleen hoofdcontract. U kunt kiezen welke rol de taak krijgt toegewezen in de workflow:

  • Hoofdcontract: alleen de gebruiker die de rol vervult voor de afdeling van het hoofdcontract van de werknemer krijgt de taak toegewezen. Als de werknemer alleen ziek is op contract 2 dan doet deze taak niets.

  • Alle contracten of
    Alle contracten waarvan de werknemer ziek is: eventueel meerdere personen krijgen de taak toegewezen.

• Inplannen in werknemerverzuim: [niet beschikbaar voor taken van het type "bevestig ziek", voor die taken geldt automatisch <geen voorwaarde>]
  u kunt de condities opgeven waaronder de taak wordt toegevoegd aan de workflow. U kunt kiezen uit:

  • <geen voorwaarde>: de taak wordt altijd ingepland in de workflow, zowel bij een gekoppelde ziekte als bij een niet gekoppelde ziekte. Of de taak ook werkelijk wordt uitgevoerd hangt af van het verloop van de ziekte en aan welke fase u de taak toevoegt.

  • Alleen bij de eerste keer ziek: de taak wordt alleen toegevoegd in de workflow als het geen gekoppelde ziekte betreft.

  • Alleen bij gekoppelde ziekte: de taak wordt alleen toegevoegd in de workflow als het een ziekte betreft die gekoppeld is aan een eerdere ziekte.

  • Alleen als deze taak niet uitgevoerd is: u moet met behulp van de zoekknop [...] een taak selecteren waarvan deze taak afhankelijk is (de "primaire" taak). De huidige taak wordt alleen toegevoegd aan de workflow als de gekozen primaire taak niet is uitgevoerd voor dit ziektegeval of voor gekoppelde ziektes. De primaire taak wordt in dit geval gezocht bij alle contracten van de medewerker.

  • Alleen als deze taak uitgevoerd is: u moet met behulp van de zoekknop [...] een taak selecteren waarvan deze taak afhankelijk is. De huidige taak wordt alleen toegevoegd aan de workflow als de gekozen taak wél is uitgevoerd voor dit ziektegeval of voor een gekoppelde ziekte. De primaire taak wordt in dit geval gezocht bij alle contracten van de medewerker.

  • Slechts eenmaal: de taak kan slecht eenmaal aan een procedure worden toegevoegd. De taak kan opgenomen worden voor de eerste ziekte van een aantal gekoppelde ziektes of voor één van de latere gekoppelde ziektes. Als de geplande taak wordt geannuleerd dan zal de taak toegevoegd worden aan een van de andere gekoppelde ziektes.

• Inclusief zwangerschapsperiode: u heeft hier twee opties om te bepalen wat er met de taak moet gebeuren als de zieke medewerkster gedurende de ziekte met zwangerschapsverlof gaat of ziek wordt ten gevolge van zwangerschap. Deze opties zijn alleen beschikbaar als de taak een gewone ziekte betreft, dus als bij de optie Wanneer te doen geen bevallingsdatum is geselecteerd.

  • Zwangerschapsverlof meetellen: als deze optie is ingeschakeld kunnen taken worden ingepland gedurende het zwangerschapsverlof. Als deze optie niet is aangevinkt dan wordt de taak uitgesteld tot na het zwangerschapsverlof.

  • Ziekte als gevolg van zwangerschap meetellen: als deze optie is ingeschakeld kunnen taken worden ingepland gedurende ziektes ten gevolge van het zwangerschap. Als deze optie niet is aangevinkt dan wordt de taak uitgesteld tot na de ziekte ten gevolge van zwangerschap.

• Gecontroleerd: als u deze optie inschakelt komen twee nieuwe velden beschikbaar waarmee u kunt aangeven dat het systeem moet melden dat een taak niet voltooid is na een bepaalde tijd.

  • Te laat na: geef het aantal dagen op waarna het systeem het bericht moet verzenden.

  • Bericht: kies het bericht dat verstuurd moet worden. Bij het bericht ligt vast naar wie het verstuurd moet worden. Berichten kunt u aanmaken en onderhouden in Onderhoud » Berichtgeving verzuim.

• Meerdere keren in de procedure: [niet beschikbaar voor taken van het type "bevestig ziek" en voor taken met meerdere voorvallen].
  Als deze optie niet is ingeschakeld dan kan de taak slechts eenmaal worden opgenomen in een verzuimprocedure.

• Optionele taak: de persoon die de taak moet uitvoeren kan beslissen dat de taak niet nodig is.

• Wordt bijgehouden: als deze optie is ingeschakeld dan wordt deze stap meegenomen in de Wet Poortwachter en het Reïntegratieplan.

• Niet-ziek dagen meetellen: deze optie beïnvloedt de datum waarop de taak wordt ingepland in het geval van gekoppelde ziektes en als u bij Wanneer te doen hebt gekozen voor Koppeldatum + of Voltooiingsdatum primaire taak +. Als u deze optie inschakelt wordt de taak ingepland na het aantal kalenderdagen dat u hebt opgegeven. Als deze optie niet is aangevinkt dan worden de dagen tussen de gekoppelde ziektes niet meegeteld en wordt de taak dus later ingepland, namelijk op de datum dat de werknemer het ingevulde aantal kalenderdagen ziek is geweest.

• Vaak ziek: als dit vakje is ingeschakeld, dan zal het systeem de betreffende taak alleen uitvoeren als de werknemer het gespecificeerde Aantal ziekmeldingen binnen het aantal opgegeven Dagen heeft.
  Dit maakt het mogelijk om iemand binnen uw bedrijf erop te attenderen dat die werknemer vaak ziek is.

• Dienstverband beëindigd: als u deze optie inschakelt zal de taak niet worden verwijderd uit de workflow ook al valt de dag waarop de taak zou moeten worden uitgevoerd na de datum uit dienst van de werknemer. Taken die in een procedure toegepast worden in de fases Einde contract of Einde dienstverband worden uiteraard toch al niet verwijderd, ongeacht deze instelling.

• Is ongeval: als deze optie is ingeschakeld zal de taak alleen worden toegevoegd aan een ziekte waarbij is aangegeven dat het een ongeval betreft.

• Coördinatormachtigingen: deze optie is zichtbaar als het een taak betreft met als Actie Elektronische arbomelding, Elektronisch bericht naar het UWV of Elektronisch bericht derde. Door een vinkje bij Verwijderen toegestaan te plaatsen is het voor de coördinator toegestaan om een taak van dit type te verwijderen. U kunt dit gebruiken voor medewerkers die ziek uit dienst zijn gegaan. Door eerst de taken te verwijderen die een melding naar het UWV of de arbodienst sturen voordat u de ziekmelding afsluit, kunt u voorkomen dat er door de taak een automatische UWV-melding wordt verzonden.

Coördinatormachtigingen:

• Herplannen toegestaan: het is voor de coördinator toegestaan de planning van betreffende taak aan te passen;

• Toevoegen toegestaan: het is voor de coördinator toegestaan om een taak van dit type toe te voegen;

• Verwijderen toegestaan: het is voor de coördinator toegestaan om een taak van dit type te verwijderen;

• Tekst wijzigen toegestaan: het is voor de coördinator toegestaan om de instructie en het onderwerp van deze taak te wijzigen;

Standaardmachtigingen:

• Herplannen toegestaan: het is voor de gebruiker toegestaan de planning van betreffende taak aan te passen;

• Toevoegen toegestaan: het is voor de gebruiker toegestaan om een taak van dit type toe te voegen;

• Verwijderen toegestaan: het is voor de gebruiker toegestaan om een taak van dit type te verwijderen;

• Tekst wijzigen toegestaan: het is voor de gebruiker toegestaan om de instructie en het onderwerp van deze taak te wijzigen;

Tabblad Werknemergegevens

Doel

Het zichtbaar maken persoonlijke- , contract- en ziektegegevens bij het uitvoeren van de taak. Het is ook mogelijk om 'Vrij te definieren velden' zichtbaar te maken als een taak bij het uitvoeren naar voren komt.

Gegevens in dit tabblad

Van de volgende gegevens kunt u een selectie maken:

• Persoonlijke gegevens: zoals deze zijn aangemaakt in Persoonlijk.

• Contractgegevens: zoals deze zijn aangemaakt in Contract.

• Ziektegegevens: zoals deze zijn aangemaakt in Ziekmelden.

• Vrij te definiëren velden: zoals deze zijn onderhouden in Vrij te definiëren velden.

Tabblad E-mail tekst

Doel

Dit tabblad is alleen zichtbaar als u op het tabblad Algemeen, bij Actie hebt gekozen voor E-mail verzenden. U kunt hier de tekst van de e-mail ingeven.

Standaard e-mail

In de open schrijfruimte kunt u de standaard mail in het systeem zetten. In de e-mail kunt u veldcodes (tags) tussen accolades {...} opnemen, die door het systeem zullen worden vervangen door de gegevens zoals die van toepassing zijn. Bijvoorbeeld de twee tags {VOORNAAM} {ACHTERNAAM} zullen door het systeem vervangen worden door Jan Jansen als de werknemer zo heet. Een lijst van beschikbare tags kunt u opvragen door op het pictogram te klikken.

Tabblad In gebruik door

Doel

Dit tabblad laat zien waar de taak gebruikt wordt. Bijvoorbeeld een verzuimprocedure.

Kolommen in de tabel.

In de tabel op het tabblad zijn twee kolommen zichtbaar:

• Gebruikt door: de naam van de pagina waar deze taak gebruikt wordt. Mogelijkheden zijn; 'Werknemer verzuim' (deze vindt u in de menuoptie 'Nu ziek'), 'Verzuimprocedure' (deze vindt u onder de menuoptie 'Onderhoud') en 'Verzuimtaak' (deze vindt u onder 'Nu ziek')

• Omschrijving: toont de naam van de taak, de gekoppelde taak of verzuimprocedure. Als het gaat om een gekoppelde taak of procedure dan kunt u op de regel klikken om naar het onderhoud van het item te gaan.