Import

Doel

Het importeren van verlofaanvragen en/of verlofcorrecties in Talent vanuit een importbestand. Het bestand kan een Excelbestand zijn of een bestand in CSV-indeling (kommagescheiden) of een XML-bestand.

Deze pagina

• Importeren: kies hier de indeling van het te importeren bestand. U kunt kiezen uit de met de functie "Onderhoud importdefinities" actief gemaakte indelingen.

• Te importeren bestand selecteren: klik op de knop Bladeren... en zoek het bestand op. Het bestand moet de extensie .xls of .xlsx (Excel), .xml (XML-indeling) of .csv (CSV-indeling) hebben.

• Bestand importeren: klik op deze knop om het bestand te uploaden. Het programma zal controleren of het bestand de juiste indeling heeft. Als de indeling onjuist is krijgt u een foutmelding en moet u het bestand verbeteren voordat u het weer probeert te importeren. Als het bestand technisch in orde is dan zal het worden geïmporteerd in een tussentabel voor verdere verwerking. Een achtergrondproces gaat de import uitvoeren.

• Annuleren: klik op deze knop als u toch niet via de gekozen indeling wilt importeren.

Om te beginnen

• De verlofdefinities moeten zijn aangemaakt. Op de pagina's voor Boekbaar verlof en Buitengewoon verlof moet u deze definities voorzien van een unieke Importcode. Door deze importcode op te geven in het importbestand kiest u de bijbehorende definitie.

• De verlofdefinities moeten zijn gekoppeld aan de arbeidsvoorwaarden. Deze koppeling maakt u in Onderhoud arbeidsvoorwaarden verlof.

• De arbeidsvoorwaarde voor verlof moet weer zijn toegewezen aan de werknemer. Deze koppeling maakt u op de pagina Arbeidsvoorwaarde van de werknemer.

• Het bestand moet de extensie .xls, .xlsx, .csv of .xml hebben.

CSV-bestand importeren

Iedere regel in het importbestand is een nieuwe aanvraag. De volgende gegevens moeten in het CSV-bestand aanwezig zijn in precies deze volgorde:

"1", "Bedrijfsnummer", "Werknemersnummer", "Dienstverband", "Contract", "Importcode", "Transactietype", "Datum vanaf", "Datum t/m", "Begintijd", "Eindtijd", "Beginuren", "Einde-uren", "Datum start aanspraken", "Omschrijving", "Aantal", "Halve dag 's middags op eerste dag", "Halve dag 's morgens op laatste dag", "Bericht".

"Bericht" is niet verplicht. Als het aanwezig is en de waarde 0 heeft, wordt geen bericht gestuurd na goedkeuring ook al is in de verlofdefinitie een bericht geselecteerd onder Aanvragen op het tabblad Goedkeuring.
Een regel in een CSV-bestand kan er dan zo uitzien:

"1","1","12345","1","1","M23","10","20200217","20200217","","","","","","Verlof met bericht van goedkeuring","4","0","0"
of
"1","1","12345","1","1","M23","10","20200217","20200217","","","","","","Verlof geen bericht van goedkeuring","4","0","0","0"

Let op!
Als u een CSV-bestand met een Nederlandse versie van Excel maakt, worden tussen de waarden ; (puntkomma's) geplaatst in plaats van , (komma's). U moet in dat geval de puntkomma vervangen door een komma, bijvoorbeeld met Kladblok/Notepad.

XML-bestand importeren

Als u gebruik maakt van een XML-bestand, moet u de gegevens van de aanvraag als kenmerken (attributes) van de <Leave> tag opgeven. Plaats de kenmerken tussen aanhalingstekens of apostrofs, bijv. TenantID="1" of TenantID='1'. Het kenmerk "SendRequestNotification" is niet verplicht. Als het aanwezig is en de waarde 0 heeft, wordt geen bericht gestuurd na goedkeuring ook al is in de verlofdefinitie een bericht geselecteerd onder Aanvragen op het tabblad Goedkeuring.
Het XML bestand moet zijn opgebouwd volgens de onderstaande indeling:

<LeaveRequest>

<Leave TenantID="" CompanyID="" EmployeeID="" ContractID="" SubContractID="" ImportCode="" TransactionType="" StartDate="" EndDate="" StartTime="" EndTime="" HoursStart="" HoursEnd="" DateEntitledFrom="" Note="" Quantity="" isHalfDayStart="" isHalfDayEnd="" SendRequestNotification="" />

<Leave TenantID="" ... (De volgende aanvraag)

</LeaveRequest>

Een regel in het XML-bestand ziet er dan zo uit:

<Leave TenantID="1" CompanyID="1" EmployeeID="12345" ContractID="1" SubContractID="1" ImportCode="M23" TransactionType="10" StartDate="20200217" EndDate="20200217" StartTime="" EndTime="" HoursStart="" HoursEnd="" DateEntitledFrom="" Note="Verlof met bericht van goedkeuring" Quantity="4" isHalfDayStart="0" isHalfDayEnd="0" />
of

<Leave TenantID="1" CompanyID="1" EmployeeID="12345" ContractID="1" SubContractID="1" ImportCode="M23" TransactionType="10" StartDate="20200217" EndDate="20200217" StartTime="" EndTime="" HoursStart="" HoursEnd="" DateEntitledFrom="" Note="Verlof zonder bericht van goedkeuring" Quantity="4" isHalfDayStart="0" isHalfDayEnd="0" SendRequestNotification="0" />

 

Let op!
De codes zijn hoofdlettergevoelig. U kunt het beste bovenstaande code knippen en plakken vanuit deze help. Als dat niet lukt in deze help (als er "Dialoogvenster van webpagina" of "Webpage Dialog" in de titelbalk staat), klik dan eerst op het boekje rechtsboven in de help-pagina. In de helppagina met inhoudsopgave kunt u de tekst kopiëren.

Opmerkingen

• Elk verlofgegeven kan het beste tussen aanhalingstekens " staan.

• De eerste zeven waarden zijn verplicht, dit tot en met TransactionType (Transactietype).

• Als er geen gegevens zijn, vul dan "" in en niet bijv. "0".

• Een ImportCode (Importcode) moet overeenkomen met de importcode die in de verlofdefinities voor Boekbaar verlof en Buitengewoon verlof zijn ingegeven. Elke verlofdefinitie moet voorzien van een eigen unieke code.

• Als TransactionType (Transactietype) kunt u kiezen uit:

  1	Verlofcorrectie, maakt een correctie op de aanspraken aan. De waarde DateEntitledFrom (Datum start aanspraken) is verplicht.
  2	Aanspraakcorrectie, hetzelfde als bij 1 maar het systeem zet "Aanspraak: " voor de omschrijving. De waarde DateEntitledFrom (Datum start aanspraken) is verplicht.
  3	Saldocorrectie, hetzelfde als bij 1 maar het systeem zet "Beginsaldo: " voor de omschrijving. De waarde DateEntitledFrom (Datum start aanspraken) is verplicht.
  4	Verlofcorrectie annuleren.
  5	Verlofaanspraak annuleren.
  6	Saldocorrectie annuleren.
  10	Verlofaanvraag, het systeem kijkt naar wat er is ingevuld bij Quantity (Aantal), de duur van het verlof wordt niet door het systeem herberekend aan de hand van StartDate (Datum vanaf) en EndDate (Datum t/m).
  11	Normale verlofaanvraag, de duur van de aanvraag wordt automatisch door het systeem berekend aan de hand van StartDate (Datum vanaf) en EndDate (Datum t/m) en niet naar wat er is ingevuld bij Quantity (Aantal). Bij een verlofdefinitie in uren zijn ook de waarden HoursStart (Beginuren) en HoursEnd (Einde-uren) verplicht.
  12	Vaste aanvraag annuleren.
  13	Normale aanvraag annuleren.

  Transactietypes 1, 2 en 3 zijn alleen voor boekbaar verlof, 10 en 11 ook voor buitengewoon verlof. Vast verlof, zoals feestdagen, kan niet met deze functie worden geïmporteerd. U moet dat handmatig toevoegen op de pagina Vast verlof.

• Datums geeft u in als: "DD/MM/JJJJ" of "JJJJMMDD". De in het bestand gebruikte notatie hebt u vastgelegd op de pagina Onderhoud importdefinities.

• Tijdsaanduidingen geeft u in als: "UU:mm" (24-uursklok).

• Een verlofdefinitie kan in uren of in dagen berekend worden, let daarom op wat u invult bij Quantity (Aantal).

• Voor de waarden isHalfDayStart (Halve dag 's middags op eerste dag) en isHalfDayEnd (Halve dag 's morgens op laatste dag), vult u "0" of "1" in. Bij "1" is het verlof gestart/geëindigd op een halve dag en bij "0" op een hele dag. Deze waarden zijn alleen nodig bij verlofdefinities in dagen.

• Het kenmerk SendRequestNotification is niet verplicht. Als het aanwezig is en de waarde 1 heeft, wordt een bericht gestuurd na goedkeuring.

Zie ook

• Onderhoud importdefinities

• Importeren (overzicht van de status van de import).