Standaarddeclaratie indienen

Doel

Het via selfservice indienen van declaraties door werknemers.

Functionaliteit

Velden

Velden kunnen wel of niet verschijnen dan wel verplicht zijn afhankelijk van de instellingen van de metadata, de modus waarin de pagina geopend wordt en de rechten van de gebruiker.

Velden op declaratieniveau:

Werknemer: de werknemer voor wie de declaratie is ingediend. Wanneer u voldoende rechten hebt, kunt u aan de linkerkant van het scherm de medewerker selecteren.
Declaratiecode: unieke code binnen de organisatie waarmee de declaratie herkend wordt. Afhankelijk van de instellingen van de module moet u deze code zelf ingeven dan wel wordt deze automatisch gegenereerd.
Referentie: vrij te gebruiken veld dat u kunt gebruiken om extra kenmerk aan de declaratie mee te geven. Dit kan een omschrijving, projectcode of andere herkenning zijn.
Contract: het contract ten laste waarvan de declaratie komt. U kunt hier alleen een keuze maken als er meerdere contracten zijn waarvoor u geautoriseerd bent. Toekomstige contracten worden niet getoond.
Declaratieperiode: de periode waarop de declaratie betrekking heeft. Bij gebruik van de declaratieperiode moeten alle regels binnen de declaratie binnen deze periode vallen. U kunt binnen een periode meerdere declaraties indienen. Een periode kan zijn week, maand of salarisperiode afhankelijk van de instellingen binnen de module. De periode zegt niets over het moment van uitbetalen. Het zegt alleen iets over het moment van ontstaan van de kosten. Wanneer u de periode niet opgeeft wordt de periode gebaseerd op de eerst ingevulde declaratieregel.
Datum: wanneer u geen gebruik maakt van de declaratieperiode wordt de datum van indienen getoond.
Commentaar bij goedkeuring: vrij tekstveld waar u eventueel commentaar bij goedkeuring/afwijzing in kunt geven. Dit commentaar is achteraf niet aanpasbaar. Wel kunt u indien gewenst commentaar toevoegen.

Tabbladen

In het rechter gedeelte van de pagina treft u de volgende tabbladen aan:

Declaratieoverzicht
Bijlagen
Log

Tabblad Declaratieoverzicht

Op dit tabblad ziet u een overzicht van ingevoerde declaratieregels. Hier kunt u ook declaratieregels invoeren, wijzigen of verwijderen.

Velden op declaratieregelniveau:

Datum: de datum waarop de te declareren onkosten zijn ontstaan. Wanneer de declaratieperiode gebruikt wordt dan moet deze datum binnen de geselecteerde periode vallen. Deze datum bepaalt ook de geldende arbeidsvoorwaarden en daarmee de declaratie-items waarop een werknemer mag declareren. Wanneer de datum niet wordt gebruikt dan krijgt de declaratieregel als datum de einddatum van de declaratieperiode. Wanneer de einddatum van de periode in de toekomst ligt dan wordt de datum gelijkgesteld aan de datum van vandaag. Wanneer de datum ligt na de einddatum van het contract dan wordt de datum gelijkgesteld aan de einddatum van het contract.

Voorbeelden:
Huidige datum: 8-feb-2011
Einddatum periode: 28-feb-2011
Einddatum contract: Niet gezet
Datum wordt: 8-feb-2011

Huidige datum: 8-feb-2011
Einddatum periode: 31-jan-2011
Einddatum contract: Niet gezet
Datum wordt: 31-jan-2011

Huidige datum: 20-mrt-2011
Einddatum periode: 31-mrt-2011
Einddatum contract: 15-mrt-2011
Datum wordt: 15-mrt-2011

Deze datum moet altijd liggen binnen de begin- en einddatum van het contract.
Itemgroep: de itemgroep waarbinnen het declaratie-item valt waarop u wilt declareren. Wanneer er slechts één groep is dan wordt deze enkel getoond.
Item: wat wilt u declareren. Door te klikken op het symbool achter het veld item krijgt u meer informatie over het item.
De te volgen workflow (wie moet de declaratie goedkeuren) en de afhandeling in het salarissysteem kan per item verschillen. Alle items in een declaratie moeten dezelfde workflow volgen, daarom kan het zijn dat een of meerdere declaratie-items niet te selecteren zijn. Dit komt dan doordat ze een andere workflow volgen dan de al in de declaratie opgenomen items. U kunt een andere declaratie maken voor het item met de afwijkende workflow.

De declaratie-items waaruit de werknemer kan selecteren worden bepaald op basis van de bij het contract horende arbeidsvoorwaarden. Wanneer er bij het contract geen arbeidsvoorwaarden vastliggen dan worden de bij de instellingen aangewezen standaard arbeidsvoorwaarden gebruikt. Het systeem bepaalt op basis van de datum van de declaratieregel welke arbeidsvoorwaarden van toepassing zijn.
Routeselectie: wanneer het een item van het soort openbaar vervoer of kilometers betreft, komt deze selectieoptie tevoorschijn. Klik op het veld om de lijst open te klappen.

In de getoonde lijst kunt u kiezen uit:
- Eerder ingevoerde routes: de eerder door deze werknemer gedeclareerde reizen,
- Vaste routes: aangemaakt met Onderhoud vaste routes
- Handmatige invoer: zelf een route invoeren.
Zodra u een bestaande route kiest, worden de velden Van, Naar en Aantal kilometers of Bedrag ingevuld.
Van: de van locatie. Dit veld wordt, indien in gebruik, getoond wanneer er gedeclareerd wordt op een declaratie-item van het soort kilometers of openbaar vervoer.
Naar: de naar locatie. Dit veld wordt, indien in gebruik, getoond wanneer er gedeclareerd wordt op een declaratie-item van het soort kilometers of openbaar vervoer.
Retour: door dit vakje aan te vinken geeft u aan dat de gedeclareerde reis ook in omgekeerde richting gevolgd is (de terugweg). Als aantal kilometers geeft u dan de enkele reisafstand op. Het systeem maakt een tweede regel aan voor de terugreis. Wanneer u een dergelijke regel wijzigt, moet u zowel de heen- als de terugreis aanpassen omdat het systeem dat niet automatisch doet.
Aantal kilometers: hier geeft u het aantal kilometers op. Dit aantal mag niet hoger zijn dan het maximum en niet lager dan het minimum. Standaard is het maximum 999,99 km en het minimum 0.

Mogelijk heeft uw applicatiebeheerder ervoor gekozen om het aantal kilometers uitsluitend via de routeplanner te bepalen. U kunt het aantal kilometers dan niet wijzigen.
- Afstand berekenen: deze knop is zichtbaar als uw applicatiebeheerder een routeplanner heeft opgegeven op de instellingenpagina. Wanneer u op de knop klikt wordt de routeplanner gestart en wordt de route berekend op basis van de door u opgegeven Van en Naar. Als het aantal kilometers niet automatisch door het systeem wordt ingevuld, moet uzelf de berekende afstand overnemen.
Ingave van het aantal kilometers is verplicht.
Aantallen: hier geeft u een aantal op. De eenheid is afhankelijk van uw definitie van het declaratie-item. De minimum en maximum waarde welke hier ingegeven kan worden is afhankelijk van de instellingen bij het item. Wanneer niets is ingesteld dan is het maximum 999,99.
Uren: hier geeft u een aantal uren op. De minimum en maximum waarde welke hier ingegeven kan worden is afhankelijk van de instellingen bij het item. Wanneer niets is ingesteld dan is het maximum 999,99 uren.
Bedrag: hier kunt u het bedrag van de declaratie opgeven. Dit is het bedrag inclusief btw. Dit bedrag wordt in principe doorgegeven aan de salarisverwerking. Ingave is verplicht en kan niet worden uitgezet in de metadata.
Btw: indien van belang kunt u hier het bedrag aan btw in de declaratie opgeven. Dit veld is zuiver informatief. Het systeem doet er niets mee behoudens het afdrukken op een overzicht.
Kostenplaats: wanneer de declaratie ten laste komt van een andere kostenplaats dan de kostenplaats welke vast ligt bij het contract dan kunt u hier de afwijkende kostenplaats opgeven. Geeft u niets op dan wordt de standaard gebruikt.
Omschrijving: de omschrijving behorende bij de declaratieregel. Dit is een vrij in te vullen veld.
Bijlage: hier kunt u uw bonnetje uploaden dat als bewijsstuk bij de declaratie gevoegd wordt. Let op! Fiscaal is vaak ook nog het originele bewijsstuk nodig. Dit is niet iets dat het systeem kan controleren. Het systeem kan hooguit aangeven dat dit bewijsstuk noodzakelijk is.
- Bewijsstukken worden in eerste instantie opgeslagen in de "Map tijdelijke bestanden", die is opgegeven in de instellingenpagina. Zodra een declaratie goedgekeurd wordt, worden de bestanden verplaatst naar de "Map voor bijlagen", die is opgegeven in de instellingenpagina.
- Het al of niet verplicht zijn van de bijlage hangt af van de instellingen bij het declaratie-item.
Reden wijziging: vrij tekstveld waarin u in het goedkeuringsproces kunt aangeven waarom een regel is gewijzigd.

Knoppen op declaratieregelniveau:

Nieuw: het toevoegen van nieuwe regels vindt plaats in het middendeel van het scherm. Door op de knop Nieuw te klikken worden de invoervelden zichtbaar en kunt u een nieuwe declaratieregel invoeren.
Opslaan: het toevoegen van nieuwe regels vindt plaats in het middendeel van het scherm. Door op de knop Opslaan te klikken wordt de nieuwe regel toegevoegd aan de tabel op de bovenste helft van het scherm. Let op! Hiermee is de betreffende regel opgeslagen in de database. De declaratie is nog niet ingediend ter goedkeuring of uitbetaling. Dit gebeurt pas na klik op Indienen.
Opslaan en nieuw: het toevoegen van nieuwe regels vindt plaats in het middendeel van het scherm. Door op de knop Opslaan en nieuw te klikken wordt de nieuwe regel toegevoegd aan de tabel op de bovenste helft van het scherm en worden de invoervelden opgeschoond zodat u gelijk een nieuwe declaratieregel kunt invoeren. Let op! Hiermee is de betreffende regel opgeslagen in de database maar de declaratie is nog niet ingediend ter goedkeuring of uitbetaling. Dat gebeurt pas als u op de knop Indienen klikt.
Annuleren: door op de knop Annuleren te klikken wordt het invoeren van een nieuwe regel geannuleerd.

Declaratieregels

De regels van een declaratie worden getoond in een lijst. U kunt een declaratieregel wijzigen door op het Declaratieregel bewerken symbool te klikken. U kunt een declaratieregel verwijderen door het symbool te klikken en vervolgens uw actie te bevestigen. Let op! Hiermee is de betreffende regel direct uit de database verwijderd.

Tabblad Bijlagen

Op dit tabblad kunt u bijlagen toevoegen op declaratieniveau. Dit tabblad is pas zichtbaar nadat er een declaratieregel is ingevoerd. Dit is bedoeld voor bijlages welke niet zijn toe te wijzen aan één enkele declaratieregel.
Op het tabblad staat tussen haakjes het aantal bijlages dat bij de declaratie is gevoegd.
Voorbeeld: een hotelovernachting en de dinerkosten moeten op twee aparte declaratie-items worden geboekt, terwijl deze beide op dezelfde bon van het hotel staan. Deze ene rekening voegt u dan als bijlage toe aan de declaratie en niet twee keer bij de afzonderlijke items.

Velden

Omschrijving: de omschrijving behorende bij de bijlage. Dit is een vrij in te vullen veld.
Bijlage: hier kunt u uw bijlage uploaden die als bewijsstuk bij de declaratie gevoegd wordt.

Knoppen

Opslaan: door op de knop Opslaan te klikken wordt de nieuwe bijlage toegevoegd aan de declaratie.
Annuleren: door op de knop Annuleren te klikken wordt het wijzigen van een bijlage geannuleerd.

Tabblad Log

Op dit tabblad ziet u de acties die zijn uitgevoerd. Dit tabblad is pas zichtbaar nadat er een declaratieregel is ingevoerd. U vindt in deze log de aanmaakdatum van de declaratie, de indieningsdatum, wijzigingen na het indienen en de goedkeuringsdatum.

Knoppen

Afhankelijk van de status van een declaratie kunnen knoppen wel of niet verschijnen.

Sluiten: na klik op de knop Sluiten wordt het scherm verlaten zonder dat de declaratie wordt opgeslagen.
Indienen: na klik op de knop Indienen wordt de declaratie opgeslagen en aangeboden aan het achterliggende workflowproces. Wanneer er geen workflowproces is gedefinieerd wordt de declaratie meteen doorgevoerd in het salarissysteem. Wanneer de declaratie al in een workflow zit wordt deze workflow geannuleerd en een nieuwe gestart.
Afdrukken: door op deze knop te klikken wordt de declaratie afgedrukt.
Afwijzen: de declaratie wordt afgewezen. De workflow stopt hier. De declaratie komt niet in het salarissysteem. Eventueel kan de werknemer de declaratie wijzigen en opnieuw indienen. Wanneer in de workflow is ingesteld dat bij afwijzing een bericht verzonden moet worden dan ontvangen belanghebbenden een bericht.
Later doen: de status van een declaratie wijzigt niet. Eventuele wijzigingen worden opgeslagen en het scherm wordt verlaten.
Goedkeuren: de declaratie wordt goedgekeurd. Eventuele wijzigingen worden opgeslagen. De declaratie wordt doorgezet naar de volgende stap in de workflow. Na de laatste goedkeuring wordt de declaratie aan de salarisverwerking aangeboden.

Goedkeuren

Na goedkeuren van een declaratie wordt deze aan het salarissysteem aangeboden. Deze mutaties kunt u inzien in de module Persoonsgegevens in de secties Externe bedragen en Externe uren/aantallen, die u vindt op de pagina Salarisgegevens (menu Salaris - Overig).

Het systeem bepaalt automatisch de salarisperiode. Indien nodig kunt u hiervan afwijken met behulp van de functie Salarisperiode wijzigen in het menu Acties. Meer informatie over het bepalen van de salarisperiode vindt u in het Help-onderwerp Bepaling salarisperiode.