Gesprek

Tabblad Samenvatting

• Soort gesprek: één van de gesprekstypen die zijn ingericht met Onderhoud gesprekstypen.

• Profiel: dit is de naam van het functieprofiel op grond waarvan het gesprek plaatsvindt. Profielen kunt u inrichten met Onderhoud profielen.

• Functie: dit is alleen zichtbaar als het gesprekstype als categorie Functie heeft.

• Vacature: dit is alleen zichtbaar als het gesprekstype als categorie Vacature heeft.

• Periode: begin- en einddatum van de periode waarover gesproken wordt.

• Geplande datum: dit is de datum waarop het gesprek was gepland. Deze datum wordt door het programma gevuld als u een nieuw gesprek aanmaakt door het tabblad Volgend gesprek in te vullen.

• Datum gesprek: dit is de datum waarop het gesprek werkelijk heeft plaatsgevonden.

• Status: de status kan zijn Gepland, In bewerking, Wacht op goedkeuring, Goedgekeurd, Afgewezen of Vergrendeld.

• Algehele score: dit is de algehele score van het gesprek welke gedefinieerd staat in het gebruikte profiel. Als u een scorelijst hebt gebruikt bij het inrichten van het profiel dan wordt de waarde en kleur volgens de scorelijst getoond. In het gesprek wordt hiernaast ook de totale score berekend, welke de som is van gewicht × ingevulde waarde van elk aspect. Op dezelfde manier worden ook de totale minimale, maximale en verwachte waarde berekend. Het verschil tussen algehele en totale score is dat de totale waarde een simpele optelling is en dat u bij de gehele score ook uw gevoel over de persoon kunt meenemen.

  De applicatiebeheerder kan op de pagina Onderhoud instellingen instellen dat de berekende totale score niet getoond wordt.

• Algeheel commentaar: een notitie over het gehele gesprek.

• Snelle invoer score: als u de aspectscores met het toetsenbord wilt ingeven op het tabblad Gebieden dan vinkt u dit vakje aan. U kunt deze optie later weer uitschakelen, al naar gelang wat u de gemakkelijkste methode vindt. Als deze optie is uitgeschakeld kunt u de scores selecteren in een keuzelijst.

• Gesprek met: wie de perso(o)n(en) zijn waarmee gesproken wordt, bijvoorbeeld de leidinggevende. In elk geval is de initiatiefnemer toegevoegd.

• Eerdere gesprekken ter vergelijking: hier kunt u een gesprek selecteren, waarna het tabblad "Vergelijking" verschijnt welke de vergelijking tussen het huidige en het geselecteerde gesprek bevat.

• Commentaar: dit kan ingevuld worden bij het goedkeuren/afwijzen van een gesprek. U kunt hier bijvoorbeeld aangeven waarom u het gesprek afwijst.

Tabblad Gebieden

Dit tabblad is alleen zichtbaar als het door de applicatiebeheerder is geactiveerd in het gesprekstype.

• Gebieden: in het linker gedeelte van het venster worden de gebieden getoond die van belang zijn voor het huidige gesprek. Deze zijn afhankelijk van het op het vorige tabblad gekozen profiel.

• Commentaar: in het grote tekstvak kunt u commentaar over gehele gebied invoeren.

• Als er aspecten aan het gebied zijn gekoppeld ziet u een tabel per aspect met de volgende kolommen:

  • Aspect: de benaming van het aspect;

  • Score: kies hier score voor dit aspect; als op het vorige tabblad Samenvatting de optie "Snelle invoer score" is ingeschakeld dan kunt u de cijfers voor de score met het toetsenbord opgeven.

  • Een kleurvakje met aanduiding van de score. Als in het gesprekstype de optie "Knopinfo bij vereist" is ingeschakeld en u met de muisaanwijzer boven dit vakje zweeft dan zal het programma een tekstballonnetje tonen met daarin minimum, maximum, vereiste score, score en gewicht van het aspect.
    De applicatiebeheerder kan op de pagina Onderhoud instellingen instellen dat deze aspectscores niet getoond worden.

  • Commentaar: hier is een notitie over de score in te geven;

  • Als een document beschikbaar is voor dit aspect, is in de laatste kolom het pictogram zichtbaar. U kunt daarop klikken om het document in te zien.

• Aspect toevoegen: als er aspecten voor het geselecteerde gebied zijn die niet zijn gebruikt in het geselecteerde profiel dan kunt u middels deze knop die aspecten alsnog toevoegen.

  Daarnaast kunt u ook een heel gebied met aspecten toevoegen door in het linkerdeel van het venster met de rechtermuisknop op Gebied te klikken en Gebied toevoegen te selecteren.

  • Deze later toegevoegde aspecten zullen altijd absoluut zijn, ook als het aspect een relatieve scorelijst gebruikt. Dit omdat er geen verwachte waarde in het profiel is ten opzichte waarvan de relatieve score bepaald kan worden.

  • De waardes van deze later toegevoegde aspecten worden niet meegenomen in de berekening van de minimale, maximale en gescoorde waarde.

Als u een profiel, groep, aspect, scorelijst of gesprekstype wijzigt, dan hebben deze wijzigingen geen invloed op al gemaakte gesprekken. De wijzigingen zijn wel zichtbaar in nieuwe gesprekken.

Tabblad Vergelijking

Dit tabblad is alleen zichtbaar als het door de applicatiebeheerder is geactiveerd in het gesprekstype en als tevens een eerder gesprek ter vergelijking is toegevoegd.

In het linkerdeel van het venster kunt u een gebied selecteren, het programma laat dan in het rechterdeel de scores zien van het huidige gesprek en de eerdere gesprek(ken) voor de bij het gebied horende aspecten.

Tabblad Documenten

Dit tabblad is alleen zichtbaar als het door de applicatiebeheerder is geactiveerd in het gesprekstype.

Hier ziet u een lijst van alle documenten die verband houden met gesprekken in de virtuele map die is ingesteld in Onderhoud instellingen. U vindt hier o.a. de documenten behorende bij de gebruikte scorelijsten, gebieden en aspecten.

• Linksboven in het tabblad ziet u de naam van de virtuele map voor Gesprekscyclus in het Elektronisch dossier.

• Als het bedrijf SharePoint gebruikt als opslagmethode voor het Elektronisch dossier dan ziet u rechtsboven in het tabblad het pictogram . Door op dit loepje te klikken komt u in een zoekscherm. Voor meer informatie zie de help van Zoek documenten.

• Acties: onder deze menuknop zijn de volgende mogelijkheden om een document toe te voegen aan de lijst:

  • Notitie maken: deze knop opent een pop-upvenster waarin u notitie kunt ingeven die wordt toegevoegd aan de lijst documenten.

  • Document toevoegen: deze knop opent een pop-upvenster waarin u een document kunt selecteren en uploaden.

  • E-mail toevoegen: deze knop toont alle items van de e-mail Inbox van de werknemer.

  • Document maken o.b.v. sjabloon: deze knop toont pop-upvenster waarin u een document kunt maken op basis van een sjabloon.

Tabel

Door met de rechtermuisknop op een regel in de tabel te klikken krijgt u een snelmenu te zien waarin u de keuze hebt uit diverse bewerkingen, zoals verplaatsen, wijzigen, verwijderen.

• Type: aan het pictogram kunt u het soort document herkennen:

  • : Algemeen. Bij sommige bestanden wordt een afbeelding getoond die het bestandstype aangeeft, bijvoorbeeld: , of .

  • : Notitie

  • : Afdruk

  • : Fax

  • : E-mail

  • : Gescand document

  Naast dit pictogram kan het symbool verschijnen dat aangeeft dat het document van het kenmerk Ondertekend is voorzien.

• Wijzigdatum: de datum waarop het document voor het laatst is gewijzigd.

• Aanmaakdatum: de datum waarop het document werd toegevoegd aan het elektronisch dossier.

• Richting: geeft aan of het een inkomend of uitgaand document is.

• Omschrijving: de omschrijving van het document. Als u hierop klikt wordt het document getoond.

• Gebruiker: degene die het document heeft toegevoegd.

De documenten worden opgeslagen in de virtuele map voor Gesprekscyclus in het Elektronisch dossier, die is ingesteld in Onderhoud instellingen.

Tabblad Volgend gesprek

Dit tabblad is alleen zichtbaar als het door de applicatiebeheerder is geactiveerd in het gesprekstype.

Als u hier de Geplande datum en de Periode opgeeft dan zal het programma bij het opslaan van het huidige gesprek een nieuw gesprek aanmaken met als status Gepland. De gebieden en aspecten die zijn ingegeven op het tabblad Gebieden worden overgenomen in het nieuwe gesprek.

• Soort gesprek: dit is altijd hetzelfde als het gesprekstype op het tabblad Samenvatting en kan niet gewijzigd worden.

• Profiel: dit is altijd hetzelfde als het profiel op het tabblad Samenvatting en kan niet gewijzigd worden.

• Geplande datum: de datum van het volgende gesprek.

• Periode: begin- en einddatum van de periode waarover gesproken wordt.

• Algeheel commentaar: hier kunt u alvast opmerkingen invoegen.

• Gesprek met: hier kunt u aangeven wie de interviewers gaan zijn.

Tabblad Machtigingen

Dit tabblad is alleen zichtbaar als het door de applicatiebeheerder is geactiveerd in het gesprekstype.

Hier kunt u instellen welke personen het gesprek mogen inzien respectievelijk wijzigen. Deze instellingen worden bij het aanmaken van een nieuw gesprek overgenomen uit het Gesprekstype en kunnen hier gewijzigd worden.