Onderhoud gesprekstypen

Doel

Met behulp van gesprekstypen kunt u de gesprekken die in uw bedrijf plaatsvinden indelen in groepen. Typen kunnen bijvoorbeeld zijn "functioneringsgesprek", "beoordelingsgesprek", "voortgangsgesprek", "jaargesprek" et cetera. Bij het gesprekstype ligt o.a. vast welke personen de gesprekken van dit type moeten goedkeuren.
Met "Onderhoud gesprekstypen" kunt u gesprekstypen aanmaken, bekijken en verwijderen.

Venster

Soort gesprek

• Naam: eventueel in te geven in meerdere bedrijfstalen.

• Omschrijving: een nadere toelichting van dit gesprekstype.

Algemeen

• Periode: hier selecteert u hoe vaak dit gesprek moet plaatsvinden. Het systeem gebruikt dit om bij een nieuw gesprek om standaardwaarden in te vullen in de velden Periode vanaf en Periode t/m.

• Categorie: kies Algemeen of Functionering.

• Actief: bepaal of dit gesprekstype gebruikt mag worden in nieuwe gesprekken of niet. Deze optie biedt de mogelijkheid een gesprekstype (tijdelijk) buiten werking te stellen.

• Weer te geven informatie:

  • Knopinfo bij vereist: als de gebruiker bij het maken van het gesprek op het tabblad Gebieden met de muisaanwijzer boven het kleurvlakje van een aspect zweeft zal het programma een tekstballonnetje tonen met daarin minimum, maximum, vereiste score, score en gewicht van het aspect.

  • Tabblad Vergelijkingen: of u de optie 'vergelijken' wilt zien. U kunt dan andere gesprekken met de huidige vergelijken.

  • Tabblad Volgend gesprek: of u de optie 'plan een volgend gesprek' wilt zien. U kunt dan nieuwe gesprekken plannen.

  • Tabblad Machtigingen: als u deze optie inschakelt, dan is bij het maken van een gesprek het tabblad 'Machtigingen' zichtbaar voor gebruikers die geautoriseerd zijn voor het inzien van de machtigingen van een gesprek (functie PAY.31275). Degene die het gesprek maakt, kan dan zien en wijzigen welke personen toegang hebben tot het gesprek. De in het gesprek opgegeven machtigingen overschrijven de machtigingen volgens het gesprekstype.

  • Tabblad Documenten: of u de optie 'documenten' wilt zien. Het tabblad Documenten geeft toegang tot de virtuele map voor Gepsrekscyclus in het Elektronisch dossier. U kunt hier documenten, notities en e-mailberichten toevoegen en inzien.

  • Tabblad Gebieden: als u deze optie inschakelt dan is bij het maken van een gesprek het tabblad 'Gebieden' zichtbaar.

• Soort score: kiest u Relatief of Absoluut. Mocht u een relatief gesprek willen maken, maak het gesprekstype dan relatief en denk eraan dat alleen als u een profiel met ten minste één relatief aspect gebruikt, het gesprek ook relatief wordt. In alle andere gevallen wordt het gesprek absoluut, wat u hier ook selecteert.

Goedkeuring

• Talent goedkeuring: geef hier aan wie de in Talent gemaakte gesprekken moet goedkeuren.

• Mijn Talent goedkeuring: geef hier aan wie de in Mijn Talent gemaakte gesprekken moet goedkeuren.

• Automatisch goedkeuren: u kunt hier een rol kiezen. Als een gesprek wordt vastgelegd door een gebruiker die deze rol vervult dan is geen goedkeuring nodig. Met de knop Herstel kunt u de automatische goedkeuring verwijderen. Daarachter wordt de gekozen rol getoond of Geen gedefinieerd als u geen rol hebt geselecteerd.

Berichten

Maak via Onderhoud > Berichten de benodigde berichten aan. Vervolgens kunt u ze hier gebruiken. Een voorbeeld is een bericht dat een dag van tevoren een e-mail stuurt naar een manager dat een gepland gesprek ingevuld dient te worden.

• Bericht goedgekeurd (Talent): het bericht dat gestuurd wordt als een in Talent gemaakt gesprek goedgekeurd wordt.

• Bericht goedgekeurd (Mijn Talent): het bericht dat gestuurd wordt als een in Mijn Talent gemaakt gesprek goedgekeurd wordt.

• Bericht afwijzing: het bericht dat gestuurd wordt als een in Talent gemaakt gesprek afgekeurd wordt.

• Bericht Mijn afwijzing: het bericht dat gestuurd wordt als een in Mijn Talent gemaakt gesprek afgekeurd wordt.

De volgende vier opties zijn voor berichten die gestuurd kunnen worden bij het vergrendelen en weer ontgrendelen van gesprekken. Gesprekken die niet goedgekeurd hoeven te worden, kunnen worden vergrendeld om aan te geven dat de interviewer klaar is met het gesprek. Het gesprek krijgt dan de status Vergrendeld. Gebruikers met autorisatie voor het "Heropenen van vergrendelde gesprekken" zien het slotje in de lijst van gesprekken en kunnen het gesprek weer vrijgeven voor wijziging.

• Bericht vergrendeling: het bericht dat gestuurd wordt als een in Talent gemaakt gesprek vergrendeld wordt.

• Bericht Mijn vergrendeling: het bericht dat gestuurd wordt als een in Mijn Talent gemaakt gesprek vergrendeld wordt.

• Bericht vrijgegeven: het bericht dat gestuurd wordt als een in Talent gemaakt gesprek ontgrendeld wordt.

• Bericht Mijn vrijgegeven: het bericht dat gestuurd wordt als een in Mijn Talent gemaakt gesprek ontgrendeld wordt.

• Volgend gesprek melden: dit bericht wordt een aantal dagen of weken voor de eerstvolgende gesprek verstuurd. U moet ook het aantal Dagen of Weken opgeven.

Machtigingen gesprekken

Hier kunt u selecteren wie standaard de gesprekken van dit gesprekstype mag inzien / wijzigen. Als u in de sectie Algemeen de optie Tabblad Machtigingen inschakelt, kunnen per gesprek de hier ingestelde machtigingen worden gewijzigd.

Functionaliteit

Een nieuw gesprekstype kunt u aanmaken door in het linker gedeelte van het venster met de rechtermuisknop op Soort gesprek te klikken en dan Gesprekstype toevoegen te selecteren.

Bestaande gesprekstypen kunt u bekijken en/of wijzigen door het gesprekstype in het linker gedeelte te selecteren. De gegevens van het gesprekstype worden dan getoond in het rechter gedeelte. U kunt deze gegevens desgewenst wijzigen of het hele gesprekstype verwijderen.