Zoek documenten

Doel

Hier kunt u de zoekcriteria opgeven waaraan de gezochte documenten moeten voldoen. Tussen alle zoekcriteria geldt een EN-relatie. Er worden dus alleen documenten getoond die voldoen aan alle opgegeven criteria. Wilt u een bepaald zoekcriterium niet gebruiken, dan laat u het bijbehorende veld gewoon leeg.

Venster

• Virtuele map: hier kunt u virtuele map kiezen waarin u wilt zoeken.

• Omschrijving: hier kunt u een deel van de omschrijving opgeven. Het systeem zal dan alle documenten tonen waarin dit in de omschrijving voorkomt. Vult u bijvoorbeeld loon in, dan toont het systeem documenten met omschrijvingen als "loonstrook", "Aanpassing loon", etc.
  Als u in de documentinhoud wilt zoeken dan moet u de zoekfunctie van SharePoint gebruiken (alleen mogelijk voor gebruikers die daarvoor gemachtigd zijn in SharePoint).

• Aanmaakdatum: hier kunt u opgeven waaraan de aanmaakdatum moet voldoen. Wanneer de aanmaakdatum moet liggen na 1 januari 2009, dan vult u bij "Aanmaakdatum" 1 januari 2009 in en laat u het vak "Tot en met" leeg. Door op de kalenderknop naast een datumvak te klikken kunt u eenvoudig een datum kiezen.

• Inclusief onderafdelingen: wanneer u een afdeling, maar GEEN werknemer hebt geselecteerd in het hoofdvenster, zal het zoekvenster naar de documenten zoeken voor alle werknemers in de betreffende afdeling. Wanneer u "Inclusief onderafdelingen" aanvinkt, zal er tevens naar documenten van werknemers in alle onderafdelingen worden gezocht.

• Inclusief submappen: standaard wordt alleen gezocht naar documenten die zich bevinden in de map die u hebt geselecteerd. Door "Inclusief submappen" aan te vinken, wordt ook in alle submappen gezocht.

Knoppen

• Zoeken: klik op deze knop om het zoeken te starten.
  Pas nu wordt gekeken welke afdeling en/of werknemer er is gekozen in het hoofdscherm. U kunt na het openen van het zoekvenster dus bijvoorbeeld nog een andere werknemer kiezen. Zorg er wel voor dat in het hoofdscherm de pagina E-dossier - Overzicht met de zoekknop zichtbaar is. Wanneer u in het hoofdscherm een andere werknemer selecteert dan verdwijnt het zoekvenster mogelijk achter het hoofdscherm, u moet het dan in de taakbalk van Windows selecteren om het weer naar voren te halen (kan ook met Alt+Tab).

• Herstel: klik op deze knop om alle tekstvakken leeg te maken.

• Sluiten: klik op deze knop om het zoekvenster te sluiten.

Tabel met gevonden documenten

U kunt documenten selecteren door ze aan te vinken. U kunt alle documenten aanvinken door op het selectievakje in de kop van de tabel te klikken. Door het opnieuw te klikken heft u de selectie weer op.

Klik op een document om dit te openen.
Door met de rechtermuisknop op een document te klikken, kunt u het bewerken of de virtuele map openen in het hoofdscherm.
Door op een kolomkop te klikken, kunt u op die kolom sorteren of groeperen. Op Werknemer, Virtuele map en Type wordt gegroepeerd; op de overige kolommen wordt gesorteerd.

Boven de tabel ziet u rechts de pictogrammen en , klik op deze knoppen om de geselecteerde documenten te exporteren. Zie het help-onderwerp Export documenten werknemer.