Batch upload werknemers

Doel

Met deze functie kunt u ingescande personeelsarchieven of andere personeelsdocumenten inbrengen in het Elektronisch Dossier. U kunt in één keer de documenten inladen van meerdere werknemers tegelijk. Als de documenten de juiste namen hebben zal dit programma de documenten in de juiste mappen plaatsen. De import kan documentaanduidingen en aanmaakdatum overnemen in het Elektronisch Dossier.

Mappenstructuur

Het programma verwacht binnen de map die u ingeeft bij Importeer vanuit pad, één map per werknemer. De naam van deze map moet de volgende indeling hebben:

BSNBSNBSN-NNNNNN-AAAAAAAAAAAA
 

• Het eerste gedeelte BSNBSNBSN heeft maximaal 9 posities en moet het burgerservicenummer (sofinummer) van de werknemer bevatten, eventueel aangevuld met voorloopnullen.

• NNNNNN is het werknemernummer van de werknemer, met een maximale lengte van 6 cijfers (ook eventueel aangevuld met voorloopnullen).

• AAAAAAAAAAAA is de achternaam van de werknemer zoals deze bekend is in Talent & Salaris. Alleen de eerste vijf tekens worden door het programma vergeleken om te controleren dat via het BSN en het werknemernummer de juiste werknemer is geselecteerd. Gebruik geen tussenvoegsels zoals "van de". Ook bij vrouwelijke werknemers wordt alleen de eigen achternaam gebruikt en niet die van de partner.

Binnen iedere map voor een werknemer kunnen submappen aanwezig zijn, waarvan de namen overeenkomen met de virtuele mappen in het Visma Elektronisch dossier. Als u bestanden direct in de map voor een werknemer plaatst, dan zullen ze opgenomen worden in de hoofdmap van de werknemer binnen het Elektronisch dossier.

Bestandsnamen

De naam van het bestand wordt gebruikt om de Aanmaakdatum en de Omschrijving van het document in Het Elektronisch dossier te vullen. De naam van het bestand moet de volgende indeling hebben:

BSNBSNBSN[YYYYMMDD]TTTTTTTTTTT.ext
of

BSNBSNBSN[YYYYMMDD]TTTTTTTTTTT~CommType.Richting.ext
of

BSNBSNBSN[YYYYMMDD]TTTTTTTTTTT~CommType.Richting.SecObjectRef.ext
of

BSNBSNBSN[YYYYMMDD]TTTTTTTTTTT~CommType.Richting.SecObjectRef.SecObjectID.ext
 

• Het eerste gedeelte BSNBSNBSN heeft maximaal 9 posities en moet het burgerservicenummer (sofinummer) van de werknemer bevatten, eventueel aangevuld met voorloopnullen. Wanneer u geen Aanmaakdatum opgeeft, zijn de voorloopnullen verplicht en moet BSNBSNBSN precies 9 cijfers lang zijn.

• [YYYYMMDD] is de Aanmaakdatum. U mag deze weglaten; de Aanmaakdatum wordt dan gevuld met de dag dat de documenten geïmporteerd worden. Wanneer u de Aanmaakdatum opgeeft, moet u de '[' en ']' ook opgeven.

• TTTTTTTTTTTT is de omschrijving van het document. De maximale lengte van deze omschrijving wordt beperkt door het bestandssysteem van Windows. De totale lengte van de bestandsnaam, inclusief het volledige pad, is 256 tekens.

• CommType geeft het type document aan. 1=Notitie 2=Brief 3=Fax 4= E-mail 5=Scan

• Richting geeft aan of het een uitgaand of inkomend document betreft. 0=uitgaand 1=inkomend

• SecObjectRef en SecObjectID geven een nadere aanduiding van het soort document aan. Wordt door de Exportfunctie gebruikt.

Verwerking

Van de import wordt een logbestand gemaakt, waarin van alle verwerkte documenten wordt gemeld of ze zijn geïmporteerd, en zo ja, de interne bestandsnaam, werknemernummer en virtuele map. De aantallen geïmporteerde/verworpen documenten per werknemer en de aantallen in totaal worden ook in het logbestand geschreven. Het programma voert de volgende validaties uit:

• Het werknemernummer in de namen van de mappen zal worden gebruikt voor de identificatie van de werknemers. Daarbij moeten zowel het BSN en de eerste vijf tekens van de naam overeenkomen met de gegevens die bij het werknemernummer opgeslagen zijn in de database. Als het niet klopt wordt de map niet geïmporteerd; dit zal worden vermeld in het logbestand.

• De submappen van de map per werknemer moeten een naam hebben die overeenkomt met een van de virtuele mappen in Elektronisch dossier. Als de naam van de submap niet herkend wordt, worden de documenten erin in de bovenliggende map geplaatst. Ook dit wordt gerapporteerd in het logbestand.

• Als het BSN-nummer niet klopt wordt het bestand niet geïmporteerd, en wordt een vermelding in het logbestand geschreven. Deze test voorkomt dat documenten die per ongeluk in de map van een andere werknemer zijn geplaatst zichtbaar worden voor deze andere werknemer.

• In een oudere versie werden documenten met een onbekende extensie niet geïmporteerd. Dit werd gemeld in het logbestand.

• Twee documenten met dezelfde omschrijving worden beide geïmporteerd.

• Een document met dezelfde omschrijving als een al bestaand document in ED wordt toch geïmporteerd.

Machtigingen

Alle documenten krijgen de standaard machtigingen van de gebruiker die de import uitvoert. De standaard machtigingen kunt u wijzigen door op de pagina Document uploaden het tabblad Machtigingen te selecteren. Als de standaard machtigingen ontbreken (dat is als de gebruiker nog nooit op Opslaan als standaard heeft geklikt) dan worden de volgende machtigingen gebruikt:

• Lezen: Door de rol Manager en door de Werknemer

• Wijzigen: Alleen door de rol Manager personeelszaken