Persoonsgegevens Instellingen

Doel

Met deze pagina kunt u de instellingen van de module Persoonsgegevens onderhouden.

Deze pagina

Deze pagina heeft de volgende velden:

• Map werknemerfoto's: toont de map waar de foto's van werknemers worden opgeslagen. Als u de locatie wijzigt zal het systeem automatisch proberen om de foto's naar de nieuwe map te verplaatsen.

• Map Tijdelijke documenten: toont de map waar de tijdelijke documenten worden opgeslagen die nog goedgekeurd moeten worden. Bijvoorbeeld bijgevoegde officiële documenten. Als u de locatie wijzigt zal het systeem automatisch proberen om de tijdelijke documenten naar de nieuwe map te verplaatsen.

• Map Tijdelijke documenten wizard: dit is de locatie voor documenten die in het systeem gebracht zijn door een koppeling (bijvoorbeeld met Lumesse). Als de wizard is voltooid en goedgekeurd worden de documenten opgenomen in het Elektronisch dossier.

• Virtuele map Officiële documenten: als een document wordt toegevoegd bij het registreren van een officieel document (paspoort, rijbewijs, etc.), dan zal het in deze map van het Elektronisch dossier van de werknemer worden geplaatst.

• Virtuele map Arbeidsongeschiktheid: de standaard virtuele map voor documenten betreffende arbeidsongeschiktheid van een werknemer.

• Virtuele map Acties: de standaard virtuele map voor documenten in de wizard.

• Van e-mailadres berichtgeving: u kunt hier de afzender voor de berichten opgeven zodat werknemers via dat e-mailadres u eventueel kunnen beantwoorden. Het e-mailadres hoeft niet werkelijk te bestaan, bijvoorbeeld "noreply@empdata.visma". (zie Onderhoud berichten)

• Schrijfwijze verkorte naam werknemer: de verkorte naam wordt gebruikt in de hrm-boom in het linkerdeel van de pagina en op de meeste andere plaatsen in T&S web waar een werknemernaam wordt gebruikt. Voor uitleg zie Schrijfwijze van de naam hieronder.

• Schrijfwijze volledige naam werknemer: de volledige naam wordt in T&S web bovenaan de pagina geplaatst als de werknemer is geselecteerd in het linkerdeel. Voor uitleg zie Schrijfwijze van de naam hieronder.

• Schrijfwijze naam voor exporten Payroll: deze naam wordt doorgegeven aan Payroll en komt op de loonstrook. Voor uitleg zie Schrijfwijze van de naam hieronder.

• Maximum gelijktijdige posities per contract: toont het maximale aantal gelijktijdige posities dat kan worden aangemaakt voor een werknemer in een contract. Deze optie is vervallen in versie 10.00, er nu is nu altijd 1 positie per contract. Deze optie is alleen nog zichtbaar als u deze in het verleden op Twee of Drie hebt ingesteld en daar ook gebruik van hebt gemaakt. Als u de optie op Een instelt en opslaat dan verdwijnt dit veld van deze pagina. Het is dan niet meer mogelijk terug te gaan naar meerdere gelijktijdige posities. De bestaande posities bij werknemers blijven echter behouden en worden ook getoond op de betreffende pagina's.

• Controle salarisgrenzen: u kunt hier aangeven wat er moet gebeuren als de grenzen voor het salaris worden overschreden. Deze grenzen liggen vast bij de functie op het tabblad Salaris.

  Deze instelling is ook van belang als u de functie Massamutaties gebruikt om salarissen te muteren en de salarisschalen niet bij de functies zijn vastgelegd (zie ook Onderhoud functies tabblad Salaris). In dat geval moet u de controle salarisgrenzen op Geen controle zetten anders worden geen werknemers geselecteerd in de functie Massamutaties.

  Als het salaris onder het minimumloon voor de leeftijd van de werknemer ligt, dan kunt u een melding daarover krijgen. Dit is afhankelijk van de instelling Aanvullen minimumloon in Onderhoud minimimloon in T&S client. Als de instelling op Salaris automatisch aanvullen staat, dan krijgt u de waarschuwing.

• Toekomstige wijzigingen weergeven in Mijn Talent: deze opties bepalen of wijzigingen betreffende de huidige en toekomstige loonperiodes worden weergegeven op de pagina Contractgegevens (menu Contract) en de bijbehorende detailpagina's. Deze wijzigingen zijn mogelijk al ingevoerd in het systeem maar nog niet met de medewerker gecommuniceerd. Deze instellingen beïnvloeden alleen de weergave in Mijn Talent en gelden voor alle gebruikers, ook voor managers. De instellingen worden niet gebruikt voor overzichten en ook niet voor de module Employee Benefits.

  • Salaris (standaard niet): toon al dan niet toekomstige gegevens in de sectie Periode Salaris en de pagina Salaris;

  • Rooster (standaard wel): toon al dan niet toekomstige gegevens in de sectie en de pagina Werktijden;

  • Positie (standaard wel): toon al dan niet toekomstige gegevens in de sectie en de pagina Positie.

• Overleden familieleden weergegeven op de pagina Persoonlijke gegevens: standaard is deze optie ingeschakeld en worden overleden familieleden ("lid huishouding") getoond op de voorpagina die bereikt kan worden met de menuknop Persoonlijk.
  Door het vinkje weg te halen zorgt u ervoor dat overleden familieleden niet meer getoond worden. In de detailgegevens van de sectie Familie worden de overleden familieleden dan nog wél getoond.
  Ook als in het veld "Relatie beëindigd" een datum is ingevuld wordt het familielid niet meer getoond. De overlijdensdatum ("Datum overleden") kan standaard niet worden ingevuld in de webmodule, maar moet eerst bij de metadata zichtbaar en wijzigbaar worden gemaakt.

• Adres via postcode verplicht: als u de optionele module Postcode gebruiktals u de import "Postcodes importeren" hebt gebruikt (zie ook Importdefinities), dan kunt u door deze optie in te schakelen, afdwingen dat bij het invoeren van een adres altijd gezocht wordt via de postcode en het huisnummer. Bij Nederlandse adressen is het dan niet meer mogelijk om de straatnaam en de woonplaats in te vullen, deze worden alleen nog getoond ter controle. Als dit vakje niet is aangevinkt dan kan het adres vrij ingevuld worden en kunnen niet bestaande adressen in het systeem komen.

  Adressen (in nieuwbouwwijken bijvoorbeeld) die nog niet in de postcodetabel staan, kunt u aanvullen met de functies Importeren postcodetabel en Onderhouden postcodetabel in T&S client.

• Werknemer mag eigen gegevens wijzigen tijdens goedkeuring: als er acties actief zijn, kunt u deze optie instellen. Standaard staat deze optie uit.

  Als een werknemer in het goedkeuringsproces is opgenomen van de actie, dan mag de werknemer zijn eigen gegevens niet wijzigen. Als u deze optie aanvinkt, dan mag de werknemer tijdens goedkeuring van een actie, zijn eigen gegevens wel aanpassen.

• Controle op minimumloon: u kunt hier aangeven wat er moet gebeuren als het ingevulde salaris kleiner is dan het minimumloon voor de leeftijd van de werknemer.

• Eenvoudige contractinitialisatie gebruiken: hiermee kunt u de eenvoudige contract initialisatie gebruiken. Hier wordt bij het aanmaken van nieuw contract om enkele basis gegevens gevraagd. Overige gegegevens worden gekopieerd van de geselecteerde contract.

• Afwezigheidscontrole vervangingen: hiermee kunt u aangeven hoe het systeem om moet gaan met de afwezigheidscontrole bij het registreren van een vervanging

• Meerdere openstaande acties nieuw contract: als u dit activeert kunt u de actie nieuw contract meerdere keren tegelijkertijd starten. Het gevolg hiervan is wel dat u de start en einddatums tijdens de wizard niet kunt wijzigen.

• Blokkeer aanmaken diensttijdhistorie tijdelijke uitbreidingscontracten: hier kunt u het aangeven als u NIET wilt dat er voor tijdelijke uitbreidingen diensttijdhistorie wordt bijgehouden.

• Diensttijden synchroniseren: Door op de knop Uitvoeren te drukken, worden de diensttijdregels van de werknemers gesynchroniseerd met de contracten en daarbij horende posities. Synchronisatie houdt hierbij in dat de begin- en einddatums van de diensttijden overeenkomstig worden gemaakt aan de begin- en einddatums van de contracten/posities. Daarnaast worden ook Bestuurs- en BRIN-informatie (nummer en naam) overgenomen vanuit de contracten naar de diensttijdregels, indien deze daar nog niet van voorzien zijn. De synchronisatie wordt voor het hele huidig geselecteerde bedrijf en diens werknemers uitgevoerd.

  Als het selectievakje Blokkeer aanmaken diensttijdhistorie tijdelijke uitbreidingscontracten is aangevinkt wordt bovendien de volledige diensttijdhistorie verwijderd van alle tijdelijke uitbreidingen binnen het huidige bedrijf.

Ketenregeling tijdelijke contracten

Deze instellingen worden gebruikt op de pagina Contract - Algemeen bij tijdelijke contracten. Ook in Onderhoud werknemersgroep kunt u instellingen vastleggen. Als u bij een werknemersgroep instellingen hebt vastgelegd, gaan die boven de instellingen hier in Persoonsgegevens.

• Max. aantal arbeidsovereenkomsten: dit is het maximale aantal tijdelijke contracten (meestal 3) dat kan worden gesloten voordat een contract voor onbepaalde tijd ontstaat.

• Max. totale duur tijdelijke contracten: als deze tijdsduur (meestal 36 maanden) is verlopen, ontstaat een contract voor onbepaalde tijd.

• Standaard verlengingsregel: dit is een lijst van tijdsduren van tijdelijke contracten. Voorbeeld 7,8,8: eerste contract duurt standaard 7 maanden (meer dan 6, zodat een proeftijd kan worden afgesproken) en tweede en derde contract duren 8 maanden (zodat de totale duur 7 + 8 + 8 = 23 maanden de maximale duur van 36 maanden niet overschrijdt).

Jaarafsluiting

Dit gedeelte is alleen zichtbaar als er een af te sluiten loonjaar is. Rond de jaarwisseling zal Visma dit voor u invoeren in de database, zodat u het oude jaar kunt afsluiten.

• Loonjaar: selecteer hier het loonjaar dat u af wilt sluiten.

• Grondslag bijzonder tarief: het belastingpercentage voor bijzondere beloningen in het nieuwe loonjaar moet worden gebaseerd op het loon van de werknemer in het af te sluiten jaar. Het jaarloon in het af te sluiten jaar is de "grondslag bijzonder tarief". In Talent is deze grondslag zichtbaar (en te wijzigen) op de pagina Belastingregels werknemer algemeen (Persoonsgegevens > Belasting). Als u Talent in combinatie met Payroll ook al in het afgelopen jaar hebt gebruikt, dan zijn de grondslagen bekend.
  Op basis van de startdatum Payroll stelt Talent de standaard optie voor. Deze startdatum Payroll is vastgelegd op de pagina Onderhoud bedrijf (Applicatiebeheer > Organisatie > Bedrijf).
  U kunt kiezen uit de volgende drie opties:

  • Grondslag bijzonder tarief niet wissen: de grondslagen bijzonder tarief worden niet gewijzigd bij het afsluiten.

  • Grondslag bijzonder tarief wissen voor werknemers met startdatum dienstverband in huidige loonjaar: dit is de standaard optie als u Payroll het hele afgelopen jaar hebt gebruikt. De grondslag wordt leeggemaakt bij werknemers die in het af te sluiten jaar in dienst zijn gekomen, zodat Payroll op basis van de historie van de werknemer de grondslag voor het nieuwe jaar kan bepalen. Bij alle andere werknemers wordt de grondslag bijzonder tarief niet gewijzigd.

  • Grondslag bijzonder tarief wissen voor alle werknemers: dit is de standaard optie als u in het af te sluiten jaar met Payroll bent gestart.

• Loonjaar afsluiten: met deze knop sluit u het loonjaar af en opent u het nieuwe jaar.

Functionaliteit

• Akkoord: hiermee slaat u de wijzigingen op en keert u terug naar de Persoonsgegevens hoofdpagina.

• Annuleren: hiermee keert u terug naar de persoonsgegevens hoofdpagina zonder de wijzigingen op te slaan.

Schrijfwijze van de naam

Voor de verkorte naam van de werknemer en de volledige naam van de werknemer kunt u kiezen uit 13 mogelijkheden. De namen in de hrm-boom worden bij op één na alle schrijfwijzen gesorteerd op de achternaam; zie de kolom "Sortering" in de volgende tabel. Overzichten met meerdere werknemers worden niet altijd volgens deze kolom gesorteerd.

Schrijfwijze	Voorbeeld	Sortering
voorl,achternaam	ME de Werker	an vl rn vv nc
achternaam,voorl	de Werker, ME	an vl rn vv nc
voorn,achternaam	Marcus de Werker	an vn vl nc
achternaam,voorn	de Werker, Marcus	an vn vl nc
roepnaam,achternaam	Mark de Werker	an rn vl vv nc
achternaam,roepnaam	de Werker, Mark	an rn vl vv nc
naam,voorv voorl,roepnaam(naamcode)	Werker, de ME, Mark (MWE)	an rn vl vv nc
voorl voorv naam,roepnaam(naamcode)	ME de Werker, Mark (MWE)	an rn vl vv nc
voorl(roepnaam) voorv naam(naamcode)	ME (Mark) de Werker (MWE)	an vl rn vv nc
roepnaam(voorl) voorv naam(naamcode)	Mark (ME) de Werker (MWE)	an rn vl vv nc
(naamcode) roepnaam voorv naam	(MWE) Mark de Werker	nc an rn vl vv
voorv naam, roepnaam(naamcode)	de Werker, Mark (MWE)	an rn vl vv nc
naam,voorl,voorv(naamcode)	Werker, ME, de (MWE)	an vl rn vv nc

De achternaam/naam (an) Werker wordt afhankelijk van het naamgebruik samengesteld uit de eigen naam en de naam van de partner, waarbij het voorvoegsel van de eerste naam wordt weggelaten. De naamcode (nc) MWE is een veld dat u in de metadata in gebruik kunt nemen. Bij werknemers waarbij de naamcode is ingevuld, zal deze tussen haakjes worden weergegeven als u één van de laatste zeven schrijfwijzen kiest; als geen naamcode bekend is, worden ook de haakjes weggelaten. Verder spelen een rol de voornaam (vn) Marcus, de roepnaam (rn) Mark, de voorletters (vl) ME en het voorvoegsel (vv) de.