Opleiding registreren/aanvragen

Tabblad Algemeen

Welke velden zichtbaar zijn op dit tabblad is afhankelijk van de instellingen die de applicatiebeheerder heeft gemaakt in de functie Onderhoud metadata in de module Opleidingen.

• Naam opleiding: door op het pictogram te klikken, kunt u een in het systeem vastgelegde opleiding zoeken met behulp van het zoekvenster Opleiding selecteren. Als u een opleiding wilt registreren die niet in het systeem is vastgelegd moet u hier de naam zelf intypen.

• Instituut: hier moet u een opleidingsinstituut opgeven.

• Locatie: hier kunt u een locatie opgeven.

• Niveau: hier moet u het opleidingsniveau selecteren. Dit (en de volgende drie) is een verplicht item. Als u alleen (Geen gekozen) kunt selecteren, moet de applicatiebeheerder de desbetreffende categorie eerst vullen in het menu Onderhoud.

• Richting: hier moet u de opleidingsrichting selecteren.

• Soort: hier moet u een opleidingssoort selecteren.

• Groep: hier moet u de opleidingsgroep selecteren.

Opleidingsdetails

• Opleidingsduur: geef aan hoe lang de opleiding duurt, Eén dag of Meerdere dagen.

• Tijdtabel: deze knop is alleen zichtbaar voor opleidingen die meerdere dagen duren en wordt pas actief nadat de opleiding is opgeslagen in de database. (vul alle verplichte velden in en klik op Toepassen). Als u op de knop klikt, gaat u naar de pagina Lestijdentabel waar u precies kunt opgeven op welke dagen en tijden de opleiding plaatsvindt.

• Geplande startdatum en Geplande einddatum: de datums waarop u van plan bent te starten respectievelijk klaar te zijn met de opleiding. Als er een workflow wordt toegepast zal dit ook nog door de planner gecontroleerd worden.

• Begindatum en Einddatum: de datums waarop u van plan bent te starten respectievelijk klaar te zijn met de opleiding. Als er een workflow wordt toegepast zal dit ook nog door de planner gecontroleerd worden.

• Begintijd en Eindtijd: voor opleidingen die één dag duren, kunt u begin en einde van de cursus opgeven. Als de werknemer tevens een rooster van het type Uren heeft, is het veld Uren zichtbaar. Hierin kunt u het aantal uren invullen dat de cursus werkelijk duurt, zonder bijvoorbeeld de pauzes mee te rekenen.

• Totaal geplande werkuren en Totaal geplande persoonlijke uren: wat is het aantal uren dat aan de opleiding besteed wordt en is dit tijdens werktijd of niet. Dat beiden gebruikt worden is ook een optie. Als er een workflow wordt toegepast zal dit ook nog door de planner gecontroleerd worden.

• Initiatiefnemer: kies wie het initiatief heeft genomen voor het volgen van deze opleiding, uw organisatie of de werknemer zelf. Dit gegeven is belangrijk voor de terugbetalingsregeling.

• Reden: de aanleiding voor de opleiding.

Resultaat

Deze sectie is van toepassing bij het registreren van een opleiding.

• Goedkeuring status: hier kunt u een status selecteren. Keuze uit Planning, Nog mee bezig, Evaluatie of Voltooid.

• Cijfer: hier kunt u het behaalde cijfer vastleggen.

• Titel: geef hier een titel of kwalificatie in die verkregen wordt n.a.v. het behalen van deze opleiding.

• Certificaat: allereerst moet u hier kiezen of het certificaat digitaal beschikbaar is of als bewijsdocument op papier. Digitale documenten moet u uploaden en worden dan in het Elektronisch dossier opgeslagen in de virtuele map die is opgegeven in Onderhoud instellingen.

• Certificaatnummer: hier kunt u het certificaatnummer vastleggen.

• Geldigheidsduur: tot wanneer het certificaat geldig is, u kunt dit opgeven met een datum of voor een periode.

• Resultaat: hier kunt u het resultaat selecteren. De keuzelijst is te onderhouden op de pagina Onderhoud resultaten. Het resultaat bepaalt of de opleiding voltooid of niet voltooid is. Dit kan van invloed zijn op het terugbetalen van de kosten van de opleiding door de werknemer.

Tabblad Kosten

Hier kunt u een terugbetalingsregeling toevoegen en kosten opgeven met Kostencodes die van toepassing zijn op deze opleiding.

• Terugbetalingsregeling: u kunt een terugbetalingsregeling ingeven. Terugbetaling van een opleiding gaat in bij het niet halen van een opleiding of vroegtijdig vertrek. Deze worden onderhouden in Onderhoud terugbetalingsregeling.

• Kosten toevoegen

  • Kostencode: selecteer een kostencode. Kostencodes worden onderhouden in Onderhoud kostencodes.

  • Bijdrage van ander: geef het bedrag in per kostencode

  • Door bedrijf betaald: geef het bedrag in per kostencode.

  • Datum van kosten: geef de datum in en klik vervolgens op Akkoord.

Tabblad Documenten

U kunt hier documenten toevoegen die van belang zijn voor de geregistreerde opleiding, bijvoorbeeld de opleidingsresultaten, diploma of een studieovereenkomst.

• Acties: onder deze menuknop zijn de volgende mogelijkheden om een document toe te voegen aan de lijst:

  • Notitie maken: deze knop opent een pop-upvenster waarin u notitie kunt ingeven die wordt toegevoegd aan de lijst documenten.

  • Document toevoegen: deze knop opent een pop-upvenster waarin u een document kunt selecteren en uploaden.

  • E-mail toevoegen: deze knop toont alle items van de e-mail Inbox van de werknemer.

  • Document maken o.b.v. sjabloon: deze knop toont pop-upvenster waarin u een document kunt maken op basis van een sjabloon.

Tabel

Door met de rechtermuisknop op een regel in de tabel te klikken krijgt u een snelmenu te zien waarin u de keuze hebt uit diverse bewerkingen, zoals verplaatsen, wijzigen, verwijderen.

• Type: aan het pictogram kunt u het soort document herkennen:

  • : Algemeen. Bij sommige bestanden wordt een afbeelding getoond die het bestandstype aangeeft, bijvoorbeeld: , of .

  • : Notitie

  • : Afdruk

  • : Fax

  • : E-mail

  • : Gescand document

  Naast dit pictogram kan het symbool verschijnen dat aangeeft dat het document van het kenmerk Ondertekend is voorzien.

• Wijzigdatum: de datum waarop het document voor het laatst is gewijzigd.

• Aanmaakdatum: de datum waarop het document werd toegevoegd aan het elektronisch dossier.

• Richting: geeft aan of het een inkomend of uitgaand document is.

• Omschrijving: de omschrijving van het document. Als u hierop klikt wordt het document getoond.

• Gebruiker: degene die het document heeft toegevoegd.

De documenten worden opgeslagen in de virtuele map Opleidingen in het Elektronisch dossier, die is ingesteld in Onderhoud instellingen.