Gespreksverslag per werknemer

Doel

Met de functie "Gespreksverslag" kunt u een overzicht maken van de gesprekken van een werknemer of van alle werknemers in een afdeling. U kunt het gesprek afdrukken, op het voorblad is ruimte gereserveerd voor de handtekeningen van de interviewer en de werknemer.

U kunt gesprekken ook afdrukken met de knop Afdrukvoorbeeld op de pagina Gesprek.

Venster

• Datum vanaf en Datum t/m: de betekenis van dit datumbereik wordt bepaald door het volgende veld Rapport voor.

• Status: als u (Alles) kiest (dit is de standaard) dan worden alle gesprekken afgedrukt ongeacht de status. U kunt ook kiezen voor Gepland, In bewerking, Wacht op goedkeuring, Goedgekeurd, Afgewezen of Vergrendeld om het overzicht te beperken tot uitsluitend gesprekken die de gekozen status hebben.

• Rapport voor: u kunt hier kiezen uit:

  • Datum gesprek/Geplande datum: de gesprekken waarvan de geplande datum en/of de datum van het gesprek binnen het datumbereik valt komen op het overzicht. Gesprekken waarop geen geplande datum en geen datum van het gesprek is ingevuld komen niet op het overzicht.

  • Periode: de periode is de periode waarover gesproken wordt. Gesprekken waarvan zowel de begindatum als de einddatum van de periode waarover gesproken wordt binnen het datumbereik vallen komen op het overzicht. De datumgrenzen zijn inclusief, voorbeeld:
    Op het gesprek is opgegeven bij "Periode vanaf:" 01-jan-2020 en bij "Periode t/m:" 31-dec-2020 en het datumbereik is ook van 01-jan-2020 tot 31-dec-2020, dan valt dit gesprek nog juist binnen de grenzen en zal worden afgedrukt.

• Soort gesprek: u kunt kiezen voor (Alles) (standaard) of u kunt de lijst beperken tot één van de in Onderhoud gesprekstypen ingerichte typen gesprek.

• Profiel: u kunt kiezen voor (Alles) (standaard) of u kunt de lijst beperken tot één van de in Onderhoud profielen ingerichte profielen.

  • Export: wanneer een profiel is geselecteerd, kan een voor export optimaliseerde versie van het overzicht verkregen worden. Zie ook Optimalisatie voor export hieronder.

• Inclusief onderafdelingen: vink dit vakje aan als u ook de gesprekken in de onderafdelingen van de geselecteerde afdeling wilt laten tonen op het overzicht. Deze optie heeft geen effect als u een enkele werknemer hebt geselecteerd.

• Begin elk gebied op een nieuw blad: als u wilt dat ieder competentiegebied op een nieuwe pagina begint. Deze instelling wordt per gebruiker opgeslagen zodat de optie weer dezelfde waarde krijgt bij de volgende keer dat u een gespreksverslag afdrukt.

• Toon alleen ingevulde gebieden: als deze optie is aangevinkt, dan worden alleen gebieden afgedrukt waarvan ten minste één aspect is ingevuld of waarvan het commentaar is gewijzigd. Deze gebieden worden in zijn geheel afgedrukt, inclusief eventuele niet ingevulde aspecten. In de voor export geoptimaliseerde versie van het overzicht, worden alleen de ingevulde aspecten getoond. Als de optie niet is aangevinkt dan worden alle gebieden en alle aspecten afgedrukt. Ook deze instelling wordt per gebruiker opgeslagen.

• Vernieuwen: nadat u de selectiecriteria hebt gekozen, moet u op deze knop klikken om het rapport te laten genereren.

Gespreksverslag maken

• Selecteer een werknemer of een afdeling in de afdelingenboom in het linkerdeel van de pagina. Vink desgewenst de optie Inclusief onderafdelingen aan.

• Kies de Datum vanaf en Datum t/m en selecteer bij Rapport voor de gewenste optie.

• Bij Status kunt u desgewenst het verslag beperken tot gesprekken met een bepaalde status, bijvoorbeeld alleen gesprekken die zijn Goedgekeurd.

• Kies of u Begin elk gebied op een nieuw blad wilt.

• Klik op Vernieuwen.

• Nadat het overzicht is gegenereerd kunt u het exporteren naar pdf-bestand of het afdrukken.

Optimalisatie voor export

Wanneer er een profiel is geselecteerd, wordt de optie Export zichtbaar. Wanneer deze optie is geselecteerd, wordt het overzicht geoptimaliseerd voor export (bv. Excel). Alle gegevens worden in een platte tabel weergegeven volgens onderstaande lay-out. Tevens worden de afdeling en de functie van de werknemer getoond.
Rapportlay-out:

Sectie 1 naam	Sectie 1 commentaar	Aspect 1 naam	Aspect 1 score	Aspect 1 commentaar	Aspect 2 naam	etc.	Sectie 2 naam	Sectie 2 commentaar	etc.
Competenties	Commentaar	Opleiding	Ja	Derde kwartaal	Doelstelling	...	Realiseren voor	Toekomstafspraken	...

Extra velden

In deze presentaie van het overzicht worden ook de afdeling en functie getoond. Omdat deze gegevens contractgerelateerd zijn, wordt er per contract een regel op het overzicht getoond. Bij elk contract wordt het volledige gesprek getoond.

Opties

• De optie Toon alleen ingevulde gebieden wordt nu anders verwerkt als in het gewone overzicht. Omdat een kolom (bv. een score) nu de gegevens van alle geselecteerde werknemers bevat, wordt de kolom alleen verborgen als het gegeven voor geen enkele geselecteerde werknemer is ingevuld.

• De optie Begin elk gebied op een nieuw blad heeft geen effect als de optie Export is geselecteerd.