Abonnement toevoegen

Doel

Hier zijn eNotify-signalen in gebruik te nemen voor de geselecteerde gebruiker, gebruikersgroep of rol. U kunt het signaal hier ook wijzigen of alleen bekijken. Hetzelfde signaal kan meerdere keren toegevoegd worden met steeds andere parameters.

Toevoegen of bewerken van een signaal

• Gebruiker, Groep of Rol: hier ziet u de gebruiker, de gebruikersgroep of de rol die op op de vorige pagina heeft gekozen. Dit is/zijn de ontvanger(s) van het signaal.

• Workflowprocedure: als u beschikt over de module Workflow Plus dan is het in Onderhoud procedures mogelijk om een procedure te koppelen aan een signaal. U ziet hier dan geen gebruiker, gebruikersgroep of rol maar de naam en het nummer van de workflowprocedure.

• Naam: naam van het signaal.

• Schema: op welk schema draait het geselecteerde signaal. Deze optie wordt door de applicatiebeheerder onderhouden op de pagina Signaal activeren.

• Omschrijving: toont de omschrijving van het geselecteerde signaal.

• Signalering aantal dagen (maanden) ervoor: aantal dagen/maanden voor (of na) de werkelijke datum van de gebeurtenis waarop het systeem de melding moet geven. Als u hier een negatief getal invult wordt het signaal na de werkelijke datum verzonden. Voorbeeld: U geeft de rol Manager een abonnement op 'Datum in dienst' en u vult hier '-14' in met als Boodschap "Controleer voortgang inwerken werknemer". Zo krijgen de managers twee weken na het in dienst komen van een nieuwe medewerker een bericht om de voortgang van de werknemer te checken.

• Parameters: sommige signalen (met een x in de naam) hebben extra parameters, zoals Leeftijd of Aantal dagen ziek of Een CAO-selectie.

• Boodschap: geef hier een extra boodschap of toelichting bij dit signaal. De standaard boodschap is de tekst "...boodschap/toelichting". De boodschap wordt standaard in de e-mail vermeld.

• Werknemers met rol: hiermee kunt u instellen dat de ontvanger dit signaal alleen krijgt als het een werknemer betreft die de rol heeft die u hier selecteert. Bijvoorbeeld het signaal 'Werknemer is jarig' alleen van jarige managers. Als u niets invult is dan worden signalen ontvangen van alle werknemers waarvoor de ontvanger geautoriseerd is, ongeacht hun rol.

• Soorten aanstellingen: hiermee kunt u instellen dat dit signaal alleen wordt ontvangen van werknemers die de aanstelling(en) hebben die u hier selecteert. Standaard is van alle werknemers waarvoor de ontvanger geautoriseerd is, ongeacht soort aanstelling. Soort aanstelling is bijvoorbeeld Oproepkracht, Stagiair of Werknemer (vast contract). Het soort aanstelling van de werknemer wordt onderhouden op de pagina Soort aanstelling.
  U kunt naar keuze één of meer soorten aanstellingen selecteren of een enkele groep. Deze groepen worden door de applicatiebeheerder onderhouden op de pagina Aanstellingsgroepen.

  • Selecteer Soort(en) aanstelling(en) of Groep.

  • Klik op de zoekknop [...].

  • Selecteer de gewenste groep. Als u voor Soort(en) aanstelling(en) hebt gekozen klikt u eerst op de knop Zoeken in het zoekvenster. Daarna kunt u een of meer soorten aanstellingen aanvinken.

• Inclusief onderafdelingen: u ontvangt ook signalen van werknemers in de onderafdelingen van uw afdeling. Deze optie is alleen maar zichtbaar als deze niet is aangevinkt.

• Stuur e-mail en Taak op de takenlijst: het signaal kan worden verzonden via e-mail of door middel van een item op de takenlijst of allebei. Minstens één van deze twee vakjes moet zijn aangevinkt. De standaardwaarden van deze opties worden door de applicatiebeheerder onderhouden op de pagina Signaal activeren.

• Inhoud van e-mail wijzigen: deze knop opent een aantal nieuwe velden.

  • E-mailindeling: keuze uit Standaardwaarde, HTML of Tekst. Een e-mail met HTML-indeling kan opmaak bevatten en is compatibel met de meeste e-mailprogramma's. Een e-mail met Tekst-indeling is zonder opmaak en kan door iedereen worden gelezen. De standaardwaarde van alle signalen is HTML. De standaardwaarde die is ingegeven bij Onderhoud bedrijfsinstelingen wordt nog niet overgenomen.

  • Titel: deze tekst kunt u opnemen in de e-mail door het samenvoegveld {mailTitle} te gebruiken.

  • Onderwerp: dit het onderwerp van de e-mail. Maak dit bij voorkeur niet langer dan circa 40-50 karakters. Vervang x door de door u opgegeven parameter voor het aantal dagen/weken/maanden.

  • Tekst: de hoofdtekst van de e-mail. In deze tekst kunnen gegevens worden opgenomen door middel van samenvoegvelden die tussen accolades staan. Bijvoorbeeld {myMessage} zal bij het verzenden van de e-mail worden vervangen door de tekst die is ingevuld bij Boodschap. Andere samenvoegvelden: {initals} (voorletters werknemer), {surName} (achternaam werknemer), {employeeID} (werknemernummer), {nrOfYears} (aantal jaren, bijv. leeftijd). Alleen de velden die in het voorbeeld worden getoond zijn beschikbaar.
    Datums kunnen worden opgemaakt, bijvoorbeeld "dd-MM-yy" (05-08-10), "dddd d MMMM yyyy" (Donderdag 5 Augustus 2010).
    Beschrijving van de datumnotaties: d = dag (1 - 31), dd = dag met voorloopnullen (01 - 31), ddd, dddd = dag van week afgekort (Ma, Di, ...) of voluit (Maandag); M, MM, MM, MMMM = maand (8, 08, Aug, Augustus); yy, yyyy = jaar.

    Als u in het vorige scherm de boodschap niet aanpast dan is het aanbevolen om de {myMessage} niet te gebruiken omdat de standaard e-mail anders eindigt met:
    Boodschap: ...boodschap/toelichting

• Opslaan: sla de wijzigingen op.

• Annuleren: sla de wijzigingen niet op en ga terug naar vorig scherm.

• Signaal zoeken: start een zoekvenster voor signalen. In dit zoekvenster kunt u op de knop Zoeken klikken om een lijst van alle beschikbare signalen te zien.

Opmerkingen

• Niet-actieve signalen worden niet getoond en zijn dus niet beschikbaar. Om een signaal te activeren moet de applicatiebeheerder in de T&S webmodule Applicatiebeheer met de functie Signalen activeren het signaal inschakelen door het selectievakje Is actief aan te vinken.

  Als een gebruiker (waaraan men een abonnement wilt toewijzen) niet is geautoriseerd voor een signaal dan wordt het signaal niet getoond.

• Bij de signalen waarbij er een x in de naam voorkomt kunt u een extra parameter meegeven. Hiervoor komt er een extra veld op het scherm waarbij u de x jaren kunt invullen. Bij het signaal "Jubileum werknemer x jaar" is er een extra veld op het scherm waarin u de jaren in dienst kunt invullen. Voor het signaal "Werknemer wordt x jaar" kunt u de leeftijd invullen.

• U kunt alleen gebruikers abonneren op een signaal als zij geautoriseerd zijn voor de overeenkomstige functie. U kunt gebruikers autoriseren voor functies in Onderhoud functiegroepen. De signaalfuncties vindt u daar onder Talent > Taken > Signalen.

• De ontvanger krijgt alleen signalen van werknemers uit afdelingen waarvoor hij/zij is geautoriseerd. U bent geautoriseerd voor een afdeling als u de manager bent of als via afdelingsautorisatie (DAA) rechten zijn verleend. U kunt afdelingsautorisatie inrichten op de pagina Onderhoud gebruikersgroepen. Het is aan te raden om voor eNotify een aparte functiegroep aan te maken met hierin de signalen en functies die u wilt gebruiken.