Wijzigen Opslagmethode

ED Conversie Bestandssysteem <--> SharePoint

Doel

Met behulp van deze conversiewizard kunt u de opslagmethode converteren van Bestandssysteem naar SharePoint. Tijdens de conversie mogen er geen andere gebruikers werken met het Elektronisch dossier. Er mogen dus geen documenten opgehaald, gegenereerd of verwijderd worden. Ook mogen er geen digitale loonstroken worden gegenereerd wanneer deze worden opgeslagen in het Elektronisch dossier.

Tijdens de conversie naar SharePoint zal er een site worden aangemaakt met de naam van de database. De bestanden worden geplaatst in (submappen van) document library "Shared Documents".

Wanneer u converteert van bestandssysteem naar SharePoint, kunt u bij SharePoint-server de naam van de SharePoint-server opgeven. Wanneer u niet standaardpoort 80 gebruikt, typt u achter de naam een dubbelepunt (:) en het poortnummer, bijvoorbeeld: dbssharepoint:50003.

Voordeel van het converteren naar SharePoint: om een document te wijzigen, hoeft u het niet eerst te downloaden en na de wijziging weer te uploaden. U kunt documenten nu direct wijzigen.

Stap 1: Controle vereisten

Deze stap controleert of aan alle voorwaarden is voldaan:

• DBSWebED-addon voor SharePoint geïnstalleerd: Visma Software heeft een kleine toevoeging gemaakt voor SharePoint voor de integratie met Elektronisch dossier. Deze toevoeging wordt door de setup van Talent & Salaris web geïnstalleerd.

• Juiste versie DBSWebED-addon voor SharePoint: controle of de juiste versie van bovengenoemde toevoeging is geïnstalleerd.

• Microsoft SharePoint geïnstalleerd: controle of SharePoint is geïnstalleerd. De naam van de server kunt u bovenaan de tabel opgeven.

• Uitsluitend ondersteunde sjabloondocumenten: controle of uitsluitend sjabloondocumenten worden gebruikt die door WebED worden ondersteund. Deze controle mislukt als er andere sjablonen dan .xml en .docx worden gebruikt. Met behulp van het programma DocFormatConverter.exe kunt u uw sjabloondocumenten converteren. Dit programma wordt met Visma Talent en Salaris client meegeleverd en is te vinden in de map program files\DBS Business Solutions\Common Files.
  Overigens vindt u de naam van het eerste sjabloondocument dat niet voldoet onder de laatste vereiste (Systeemgebruiker is Web Administrator in SharePoint).

• Systeemgebruiker is Web Administrator in SharePoint: controle of de Systeemgebruiker voldoende rechten heeft in SharePoint. Zorg dat de Systeemgebruiker lid is van de SharePoint-groep "Team Site Owners". U voegt de Systeemgebruiker toe met het commando
  stsadm -o adduser -url http://server:50003 -userlogin domein\gebruiker -username gebruiker -role "Full Control" -useremail e-mailadres -siteadmin
  Voer dit uit in de map C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\web server extensions\12\BIN

Voorwaarden waaraan is voldaan krijgen een vinkje. Overigens stopt de controle wanneer er aan een voorwaarde niet is voldaan. Met een klik op de knop Hertest kunt u alle voorwaarden opnieuw laten controleren. Als aan alle voorwaarden is voldaan, verschijnt in de kolom Status.

Stap 2: Converteer

Door op Uitvoeren te klikken komt u in een scherm waar u de conversie kunt starten. Klik hier op "Start conversie" en alle bestanden zullen worden overgezet. Klik op Annuleren om de conversie te onderbreken. Nadat de bestanden zijn overgezet, wordt de database bijgewerkt. Mocht het overzetten mislukken en u het op een later tijdstip opnieuw wilt proberen dan kan dat. Gebruikers kunnen tot die tijd het Elektronisch dossier gewoon blijven gebruiken. Bij de volgende conversie zullen reeds overgezette bestanden opnieuw worden overgezet.
Door "Doorgaan wanneer een document niet gekopieerd kan worden" aan te vinken gaat de conversie gewoon door met het volgende document wanneer een bepaald bestand niet gekopieerd kan worden.

Na de conversie verschijnt er een overzicht van alle bestanden die zijn overgezet. Bestanden die niet konden worden overgezet, worden voorafgegeen door "FAILED:". De verwijzingen naar deze documenten blijven echter in het Elektronisch dossier staan.

Wanneer u converteert naar SharePoint, dan zal het Elektronisch dossier niet meer beschikbaar zijn in Talent en Salaris client! (Digitale loonstroken zullen overigens nog wel in het Elektronisch dossier worden geplaatst.)

Tijdens de conversie kunt u de melding "anyError #5: Unable to connect to the remote server" krijgen. Importeer in dat geval het bestand "Adds\TcpTimedWaitDelay 1m.reg" (in de installatiemap of op de dvd van T&S web) in het register van de webserver. Hierna dient u de server te herstarten. Voer hierna de conversie opnieuw uit.

Sommige typen bestanden worden standaard door SharePoint geblokkeerd. Wanneer de conversie een dergelijk bestand tegenkomt, stopt het met een foutmelding ("The following file(s) have been blocked by the administrator").
Noot voor de systeembeheerder: De lijst geblokkeerde bestandsextensies kunt u wijzigen via de Central Administration site van SharePoint (standaard op poortnummer 50002). Klik hier op "Operations". Klik onder "Security Configuration" op "Blocked file types".