Document maken op basis van sjabloon

Doel

In dit venster kunt u een document maken voor de geselecteerde werknemer. Het document wordt opgeslagen in het Elektronisch dossier. Als basis voor het document dient een te kiezen sjabloon, dat één of meer Microsoft Word-bestanden met samenvoegvelden bevat. Bij het genereren van het document zal het systeem de samenvoegvelden vervangen door de gegevens van de gekozen werknemer. Als u een document wilt maken voor meerdere werknemers tegelijk dan kunt u gebruik maken van de functie "Document maken voor meerdere werknemers" (mits u daarvoor geautoriseerd bent).

Venster

• Sjabloon: klik op de knop [...] om de sjabloon te selecteren die u wilt gebruiken.

• Medium: hier kunt u kiezen of het document bedoeld is om te printen, te faxen of te e-mailen. Deze keuze is alleen beschikbaar als in de sjabloon meerdere documenten zijn opgenomen.
  NB De documenten zullen overigens niet worden afgedrukt, gefaxt of gemaild! Ze zullen alleen als zodanig worden toegevoegd in Elektronisch dossier: ze worden geplaatst in de juiste fysieke map en zullen worden getoond met het betreffende pictogram.

• Virtuele map: hier staat de virtuele map waarin het document geplaatst moet worden. U kunt de map wijzigen door links in de mappenboom een andere map te kiezen.
  De standaardwaarde die wordt getoond hangt af van hoe u deze functie hebt gestart:

  • Indien u deze functie hebt gestart door rechts te klikken op een virtuele map, dan wordt deze map hier getoond.

  • Indien u deze functie gestart hebt vanuit het menu Acties, dan wordt hier de virtuele map getoond, die als standaard is opgegeven bij de geselecteerde sjabloon.

Gegevens

• Item: (afhankelijk van het gekozen sjabloontype staat hier bijv. Opleiding of Web Ziekte). Hebt u bijvoorbeeld voor type 'Opleidingen' gekozen, dan kunt u hier de gewenste opleiding opgeven waarvoor u een document wilt genereren.

• Bestemming: hier kunt u opgeven voor wie het document bestemd is. U hebt de keuze uit:

  • Werknemer: de adresgegevens van de werknemer zullen worden gebruikt.

  • Handmatig: als het medium 'Printer' is, kunt u hier handmatig een postadres opgeven. Ongeacht het medium kunt u onder dit veld ook een e-mailadres opgeven.

  • Relatie: als het document is bestemd voor een extern bedrijf, bijvoorbeeld een arbodienst. Nu verschijnen de velden Relatietype (het soort externe bedrijf) en Relatie waarmee u het externe bedrijf kunt selecteren waar het document voor bedoeld is. De adresgegevens van het gekozen externe bedrijf zullen worden gebruikt.

• Telefoon-/Faxnummer: hier kunt u een van de vastgelegde telefoonnummers kiezen of handmatig een nummer invoeren.

• Peildatum: deze datum wordt T&S gebruikt als datum waarvoor de gegevens worden opgehaald om in de sjabloon te laden.
  Bij toekomstige werknemers is de peildatum standaard de ingangsdatum van het dienstverband. Als u de datum wijzigt in een eerdere datum dan kan het systeem niet alle gegevens van de werknemer ophalen.
  Bij huidige werknemers is de datum van vandaag standaard. U kunt de datum wijzigen, bijvoorbeeld in een datum die na een salariswijziging valt. T&S zal dan het toekomstige salaris ophalen als u in de sjabloon het samenvoegveld voor het huidige salaris hebt gebruikt. Door de peildatum in de toekomst te laten vallen is het dus niet nodig om het samenvoegveld voor het volgende salaris te gebruiken.

• Afspraakdatum: alleen van belang wanneer dit veld als samenvoegveld in het sjabloondocument is gebruikt. In het veld achter de datum kunt u eventueel nog een tijd invullen.

• Omschrijving: de omschrijving van het document. Wanneer u geen omschrijving invult, wordt de naam van de sjabloon als omschrijving gebruikt.

Knoppen

• Document maken: genereert het document en slaat het op in Elektronisch dossier.

• Document maken en bekijken: genereert het document en slaat het op in Elektronisch dossier, waarna het wordt geopend zodat u het resultaat kunt bekijken.

• Document maken en bewerken: genereert het document en slaat het op in Elektronisch dossier, waarna het wordt geopend zodat u het resultaat kunt aanpassen.
  Wanneer u geen SharePoint gebruikt, vraagt Internet Explorer of u het document wilt openen of opslaan. Kies voor opslaan! Vervolgens kunt u het document via de Verkenner openen en aanpassen. Nadat u het aangepaste document hebt opgeslagen, kunt u het weer uploaden. Om het document te uploaden gaat u naar Overzicht, en klikt u met de rechtermuisknop op het document (in de kolom Type staat een slotje) en kiest u voor Upload gewijzigd document.
  Wanneer u SharePoint gebruikt, kunt u het aangeboden document direct openen en bijwerken.
  Wanneer u bij "Medium" voor "E-mail" hebt gekozen, komt na het genereren de knop "E-mail" beschikbaar. Hiermee kunt u het gegenereerde document direct per e-mail versturen naar het op moment van genereren geselecteerde adres.

• Annuleren: maak geen document en ga terug naar de vorige pagina.

Inrichting

De sjabloondocumenten dienen toegankelijk te zijn voor de Systeemgebruiker.

Er worden twee typen sjabloondocumenten ondersteund:

• Word XML Document (extensie .xml): wordt ondersteund door Word 2003 en hoger.

• Word 2007 Document (extensie .docx): wordt ondersteund door Word 2007 en hoger.

De oude documentindeling (extensie .doc) wordt dus NIET ondersteund. Mocht u deze indeling toch willen gebruiken, dan dient u tevens Word op de webserver te installeren.