Initiële import verzuimgegevens

Doel

Op deze pagina kunt u verzuimgegevens importeren uit een Excel-bestand naar het huidige bedrijf. De import overschrijft mogelijk de al ingevoerde verzuimgegevens. Raadpleeg eerst een consultant van Visma Software voordat u overgaat tot het importeren van verzuimgegevens.

Het importeren van verzuimgegevens wordt toegepast in de volgende gevallen:

Bij een nieuwe gebruiker van Visma Talent & Salaris om de gegevens uit het oude systeem over te nemen.
Als werknemers van een bedrijf in de database overgaan naar een ander bedrijf.
Als twee bedrijven in de database worden samengevoegd waarbij één van de twee inactief wordt gemaakt.

Nadat de verzuimmodule live is gegaan is deze functie niet meer beschikbaar in het menu, maar kan door de consultant toch nog opgestart worden.

De consultant typt de volgende URL in:
http(s)://<webserver>/Sickness/ImportSickness.aspx?TMENU=SICK.TOPBAR
Druk eventueel eerst op F11 om de adresbalk zichtbaar te maken.

De gemakkelijkste manier om het Excel-bestand aan te maken is met de functie Werknemer verzuimexport in het menu Overzichten.

Verzuimgegevens importeren

Soort: kies uit de keuzelijst de indeling van het gegevensbestand.
Document: klik op de knop Bladeren... en navigeer naar het bestand met de verzuimgegevens. Klik dan op Uploaden, het systeem kopieert het bestand naar de map "Map Tijdelijke documenten".
Naam werkblad: geef de naam van het werkblad op. Ieder Excel-bestand heeft één of meer werkbladen. In de Nederlandse versie van Excel heten deze standaard "Blad1", "Blad2" enz., in de Engelse versie is dat "Sheet1", "Sheet2". Als u gebruik maakt van een Excel-bestand dat is geëxporteerd met de functie Werknemer verzuimexport dan is de naam van het werkblad SMExportEmpSick.
ls de opgegeven naam onjuist is dan krijgt u bij het importeren de foutmelding Het Excel-bestand kan niet worden gelezen. Controleer of het bestand niet geopend is en probeer het opnieuw.
Vul de tabbladen in (zie hieronder) en
Klik op Importeren.

Veld - Kolom toewijzing
Categorietoewijzing

Tabblad Veld - Kolom toewijzing

Met dit tabblad kunt u de locatie aangegeven van specifieke gegevens. De gegevens moeten in kolommen staan in het Excel-bestand. Alleen de gegevens met een sterretje zijn verplicht.

Begin bij rij: bij welke rij in het gegevensbestand de selectie moet beginnen. Hiermee kunt u eerste rij(en) met uw eigen kolomkoppen overslaan.
Werknemernummer: geeft hier een kolom waarin het werknemernummer of het BSN staat. De nummers in deze kolom in het bestand moeten overeenkomen met de gegevens in uw database.
Meerdere contracten code: hier kunt u de kolom opgeven voor het contract of het afdelingsnummer.
Veld - Kolom toewijzing: deze sectie in de velden de gewenste kolommen opgeven waarin deze gegevens staan in het Excel-bestand. Gebruik A, B, C, ... Z, AA, ... enzovoorts als kolomaanduiding (zoals deze ook in Excel staan). Gebruik dus niet uw eigen kolomkop in de eerste rij.

In het veld Vangnet kunt u opgeven in welke kolom van het spreadsheet is opgegeven of de ziekte als vangnetgeval moet worden geregistreerd. In deze kolom moet een 1 staan in het geval van vangnet, een andere waarde (bijv. 0) geeft aan dat het geen vangnetziekte is. Het is alleen nodig om dit te specificeren voor verzuimdefinities waarbij Aard ziekte gelijk is aan Ziekte. Bij de andere verzuimdefinities (bijv. zwangerschap) wordt de ziekte altijd gekenmerkt als vangnet.

Als er geen verzuimpercentage is opgegeven in het spreadsheet dan wordt het op 100% gezet.

Voor verzuimmeldingen die doorlopen tot na de datum in dienst moet de werknemer op de indienstdatum een arbeidsvoorwaarde voor verzuim hebben met daaraan gekoppeld de toepasselijke verzuimdefinitie.

Tabblad Categorietoewijzing

Met dit tabblad kunt u verzuimtypes zoals deze in het oude systeem waren, toewijzen aan de verzuimdefinities in Talent & Salaris.

Categoriekolom: u kunt maximaal drie kolommen opgeven. Daaronder moet u een tabel samenstellen waarmee u waarden in deze kolommen aan de juiste verzuimdefinitie en arbeidsvoorwaarde koppelt.

Functionaliteit

Importeren: met deze knop start u de import van de verzuimgegevens. Let op, eventuele bestaande gegevens worden mogelijk overschreven.

Aantekeningen

In Excel kunt u de naam van een werkblad wijzigen door met de rechtermuisknop op het tabblad te klikken. Selecteer dan Naam wijzigen in het snelmenu.
Als er gegevens konden worden gelezen in het spreadsheet dan wordt het logbestand SMImportSickness.log aangemaakt in de map "Map Tijdelijke documenten" en wordt de kopie van het Excel-bestand verwijderd uit deze map.
Gegevens in het spreadsheet voor andere bedrijven worden overgeslagen. Het veld "Bedrijfsnummer" is verplicht en de waarde in het spreadsheet moet gelijk zijn aan het huidige bedrijfsnummer.
Als de begindatum van het dienstverband in een verzuimmelding valt, dan wordt het verzuim gesplitst in twee delen. Alleen het tweede verzuim (het gedeeelte binnen het dienstverband) wordt getoond op de pagina "Nu ziek" en andere pagina's. Het eerste deel van het verzuim en ander verzuim van voor de begindatum van het dienstverband wordt alleen getoond op het tabblad "Verzuimgegevens incl. historie" op het Verzuimdashboard van een individuele werknemer en op de overzichten "Werknemer openstaand verzuim" en "Werknemer op basis van duur".
Het is niet toegestaan om dezelfde ziekmelding meerdere keren te importeren. Als er al verzuim bestaat met dezelfde begindatum dan wordt de betreffende regel uit het spreadsheet niet geïmporteerd. Het bestaande verzuim moet u eerst laten vervallen, bijvoorbeeld na een testimport.
Na de import moet u voor alle jaren een ad-hoc OLAP-berekening laten uitvoeren. Veel overzichten halen hun gegevens uit de tabellen die door de OLAP service worden berekend