Onderhoud gebruikers

Doel

In Onderhoud gebruikers kunt u aan Windows aanmeldingsaccountsgebruikers van Visma.net toegang geven tot een (autorisatie)bedrijf en rechten toekennen tot het gebruik van programmafuncties. Een gebruiker moet eerst worden aangemaakt, zie hieronder de procedure Gebruiker toegang geven tot het huidige bedrijf. Maar als u (bijvoorbeeld bij de ingebruikname van T&S web) veel nieuwe gebruikers wilt toevoegen aan het bedrijf, dan kunt u beter gebruik maken van de pagina Importeren gebruikers.

Ook kunt u een werknemer die is vastgelegd in de salarisadministratie in T & S client koppelen aan een gebruiker. Deze koppeling kunt u ook leggen door het veld UserID in te vullen in T & S client in de functie "Onderhoud werknemer" op het tabblad Overig.

Functionaliteit

Als u deze functie opstart via het menu ziet u in het linker deel van het venster ziet u het Navigatiedeelvenster. Aan de afdelingenselectie zijn onderaan de niet bestaande afdelingen Niet-werknemers en Niet-gebruikers toegevoegd:

Niet-werknemers bevat gebruikers die
- geen werknemer zijn en
- gebruikers waarbij de koppeling werknemer-gebruiker nog niet gelegd is.
Niet-gebruikers bevat werknemers die
- geen gebruiker zijn (bijvoorbeeld omdat ze niet over een computer beschikken) en
- werknemers die gekoppeld zijn aan een niet bestaande (verwijderde) gebruiker.
Als u op deze afdeling klikt en er zijn meer dan 200 werknemers die (nog) geen gebruiker zijn dan wordt de lijst niet weergegeven. In plaats daarvan wordt een zoekscherm geopend.

Als u een echte afdeling selecteert hebt u linksboven de keuze uit Alle werknemers, Werknemers die gebruiker zijn of Werknemers die geen gebruiker zijn; deze keuze heeft alleen effect als u in het Navigatiedeelvenster de optie Werknemerselectie weergeven hebt gekozen.

Bij werknemers die al gebruiker zijn wordt een extra pictogram voor de naam getoond: . Als u deze werknemer selecteert dan opent het programma het scherm waarop u de gebruikersgegevens kunt wijzigen. Ook komt de knop Ontkoppelen beschikbaar waarmee u de koppeling tussen gebruiker en werknemer kunt verbreken.
Bij werknemers die (nog) geen gebruiker zijn (ook zichtbaar in de niet-bestaande afdeling Niet-gebruikers) wordt dit extra pictogram niet getoond: . Deze werknemer kunt u aan een gebruiker koppelen:
- Selecteer deze werknemer in het linkerdeel.
- Zie verder de procedure Gebruiker toegang geven tot het huidige bedrijf hieronder.
Bij gebruikers in de niet-bestaande afdeling Niet-werknemers wordt alleen dit pictogram voor de naam getoond: . Als u deze gebruiker selecteert dan opent het programma het scherm waarop u de gebruiker aan een werknemer kunt koppelen en tevens gebruikersgegevens kunt wijzigen. Zie Gebruiker koppelen aan een werknemer verderop.

Als u beschikt over de module Workflow Plus dan is het mogelijk om een taak met de actie Gebruiker bijwerken in een procedure om te nemen. Bij het uitvoeren van zo'n taak komt de gebruiker, aan wie de taak is toegewezen, op deze pagina. De afdelingenboom is dan niet zichtbaar. Bovendien zijn dan de knoppen Gereed en Later doen beschikbaar.

Tabblad Algemeen

Domein: het Active Directory-domein waarin de gebruiker bekend is. Dit is een verplicht veld. De standaardwaarde voor dit veld kunt u ingeven in Onderhoud bedrijf bij Standaard domeinnaam.
Aanmeldingsnaam: dit is de gebruikersnaam waarmee de gebruiker zich aanmeldt in Windows. Deze aanmeldingsnaam is door uw systeembeheerder gekozen bij het aanmaken van de gebruiker in Active Directory. U moet deze naam exact overnemen, anders heeft de gebruiker geen toegang.
Visma.net-gebruiker: als er een vinkje staat, wordt deze gebruiker meegenomen bij synchronisaties met ODP. In het veld erachter staat het zogenaamde ODP-id. Alleen gebruikers die in Visma.net mogen werken, hebben een ODP-id. Gebruikers die alleen de mobiele app van Talent gebruiken, hebben geen ODP-id.
Volledige naam: de volledige gebruikersnaam, zoals deze getoond zal worden. Deze naam kan per bedrijf verschillen voor dezelfde aanmeldingsnaam.
E-mailadres: dit is het e-mailadres van de gebruiker en kan verschillend zijn voor verschillende bedrijven. Dit adres wordt zo nodig door het systeem toegevoegd aan de e-mailadressen in de module Persoonsgegevens als e-mailadres van het type Werk. Het e-mailadres dat u hier ingeeft wordt gebruikt bij het toevoegen van nieuwe verlofaanvragen aan de Outlook-agenda van de werknemer. Het zal ook gebruikt worden door het systeem om eventuele e-mails (bijv. bevestiging verlofaanvraag) vanuit de verschillende modules te verzenden.
Standaardbedrijf: dit is het bedrijf, waar de gebruiker automatisch naar toegaat bij het opstarten van Talent. Bij een nieuwe gebruiker moet u dit veld leeg laten of gelijk maken aan het nummer van het huidige bedrijf.
Voorkeurstaal: als er meerdere bedrijfstalen zijn ingericht op de pagina Onderhoud bedrijf, dan kunt u hier de taal van de gebruiker selecteren. Sinds versie 1.122 kan dit de taal zijn die gebruikt wordt in Talent voor de schermen en het menu. De taal wordt dan niet meer bepaald door uw browser.
Vervaldatum: als u hier een datum ingeeft dan heeft de gebruiker na deze datum geen toegang meer tot Talent & Salaris. Als dit veld leeg is of gevuld met dd-MMM-yyyy dan is er geen vervaldatum.
Superuser: als dit vakje aangevinkt is, heeft de gebruiker 'superuser'-rechten, d.w.z. dat deze gebruiker alle mogelijke programmafuncties mag uitvoeren. Wordt het vakje niet aangevinkt dan moet u de gebruiker rechten toekennen op het gebruik van de functies op het tabblad Functiegroepen.
Gebruiker synchroniseren met ODP: deze knop is alleen beschikbaar bij bestaande gebruikers als u geautoriseerd bent voor wijzigen én als Talent leidend is gemaakt in Onderhoud bedrijf op het tabblad Globale instellingen. Als u op de knop klikt worden:
1. de gegevens op het scherm opgeslagen alsof u op Toepassen klikt;
2. als een vinkje staat achter Visma.net-gebruiker, dan wordt de gebruiker in ODP bijgewerkt. Het e-mailadres komt in Admin te staan bij de Aanmeldingsnaam. In de Persoonlijke gegevens van de werknemer wordt het e-mailadres toegevoegd als type Werk. Het is in Persoonsgegevens geblokkeerd voor wijzigingen zodat het alleen hier in Onderhoud gebruiker aangepast kan worden.

Tabblad Functiegroepen

Functiegroepen worden gebruikt om de autorisatie van programmafuncties te beheren. Op dit tabblad kunt u de functiegroepen selecteren die u aan de gebruiker wilt toewijzen. U maakt functiegroepen aan in Onderhoud functiegroepen. Ook op die pagina is het mogelijk om de functiegroep toe te wijzen aan gebruikers.

Op de pagina Onderhoud bedrijf kunt u de "Functiegroep gebruikers" instellen. Deze functiegroep is op dit tabblad standaard geselecteerd als één van de functiegroepen van de gebruiker. Deze functiegroep kan niet verwijderd worden, het bijbehorende vakje wordt grijs weergegeven.
Op de pagina Onderhoud bedrijf kunt u de "Functiegroep managers" instellen. Als deze gebruiker de manager is van een afdeling dan is deze functiegroep standaard geselecteerd. Het is wel mogelijk om de functiegroep managers bij deze gebruiker uit te schakelen door het vinkje weg te halen. De manager van een afdeling legt u vast in Onderhoud afdeling in de module Organisatie.

Het gebruik van deze standaard functiegroepen maakt het autoriseren van nieuwe medewerkers gemakkelijker omdat ze automatisch al geautoriseerd zijn voor de functies die u hebt opgenomen in de standaard functiegroep.

Tabblad Functies

Op dit tabblad kunt u zien voor welke functies de gebruiker is geautoriseerd. Gebruikers worden geautoriseerd voor functies door ze te koppelen aan een functiegroep.

Boven in het linkerdeel van de pagina kunt u kiezen uit Alle, Alleen client of Alleen web. De keuze DBSfunc hoeft u niet te gebruiken. Dat is alleen voor compatibiliteit met de vorige versies van Visma T & S en voor het geval er een functie vergeten is in de gewone indeling. Door op het -pictogram te klikken kunt u de functieboom uitklappen. Deze functieboom volgt de menu's in T&S web en T & S client. Als u klikt op één van de menu-items toont het programma de onderliggende functies.

Programmaonderdelen die (gedeeltelijk) via de functiegroepen zijn geautoriseerd, worden vet weergegeven in de functieboom. Als u de muisaanwijzer boven een grijs vakje stilhoudt, dan ziet u in de knopinfo de functiegroep waarin deze functie geautoriseerd is.

Individuele autorisatie (niet aanbevolen)

U kunt per individuele gebruiker een verfijning aanbrengen op de autorisatie, zoals u die heeft vastgelegd bij de functiegroepen. U kunt de gebruiker extra rechten geven of hem juist het recht op het uitvoeren van bepaalde functies ontnemen. Standaard is deze mogelijkheid uitgeschakeld en moet u de autorisatie geheel inrichten met behulp van functiegroepen. Visma raadt u af om individuele autorisatie toe te passen.

Autoriseren per individuele gebruiker is mogelijk als

u dat in het verleden hebt toegepast; de SQL-opdracht SELECT * FROM usrFuncEntries WHERE companyID=... levert dan resultaten op,
en/of als de instelling 'Maint.Users.FunctionOverruleEditAllowed' op 'Y' staat. Het Visma Support Center kan u helpen met het maken van deze instelling.

Als de mogelijkheid tot individuele autorisatie is ingeschakeld, zijn in het rechter gedeelte selectievakjes zichtbaar nadat u de boom tot functieniveau hebt uitgeklapt. Door meerdere malen in een vakje te klikken kunt u de autorisatie wijzigen. Een rood kruisje geeft aan dat de functie niet is toegestaan voor deze gebruiker.

Individuele autorisatie verwijderen

Als er nog gebruikers zijn waarbij individuele autorisatie mogelijk is, dan adviseren wij u om op het tabblad Functies alle vakjes leeg te maken waar een vinkje of een rood kruisje staat en dan op Toepassen te klikken. Als individuele autorisatie bij alle gebruikers mogelijk is, dan kan het Visma Support Center u helpen om de betreffende instelling te verwijderen.

Tabblad Gebruikersgroepen

Gebruikersgroepen worden gebruikt om toegangsrechten tot afdelingen toe te kennen. Op dit tabblad kunt u de gebruikersgroepen selecteren waarvan u de gebruiker lid wilt maken. U maakt gebruikersgroepen aan in Onderhoud gebruikersgroep. Op die pagina is het ook mogelijk om gebruikers lid te maken van de groep.

Tabblad Bedrijven

Op dit tabblad kunt u gebruikers van het huidige bedrijf snel toegang geven tot andere bedrijven in uw database. Zie ook hieronder bij Gebruiker toegang geven tot het huidige bedrijf.

Let op! Alleen de gebruikergegevens, zoals het e-mailadres worden overgenomen in het andere bedrijf, maar de autorisatie wordt niet meegekopieerd.

Het is hier niet mogelijk om gebruikers te verwijderen. Dat kan door via Talent naar het andere bedrijf te gaan en de vervaldatum in te vullen of de gebruiker definitief te verwijderen. Zie hieronder de procedure Gebruiker verwijderen.

Tabblad Opnieuw synchroniseren

Dit tabblad is alleen zichtbaar als Talent 'leidend' is

Gebruiker toegang geven tot het huidige bedrijf

Dit is om een werknemer, die ook een Windows account heeft, toegang te geven tot T&S. U klikt dan in het linkerdeel van de pagina op een werknemer. U kunt ook gebruikers toevoegen die geen werknemer zijn.

Klik op de knop Gebruiker vastleggen. Als u een gebruiker hebt geselecteerd moet u eerst op Annuleren of Akkoord klikken om deze knop zichtbaar te maken;
Klik op de zoekknop [...] achter Aanmeldingsnaam;
Vul in het zoekscherm (een gedeelte) van de naam in waarmee de gebruiker inlogt in Windows en klik op Zoeken. De zoekactie wordt uitgevoerd op
- de al vastgelegde gebruikers, die in dit bedrijf nog niet aan een werknemer zijn gekoppeld (dan wordt de gebruikers-id weergegeven in de lijst) en op
- de gebruikers in de Active Directory (dan wordt de aanmeldingsnaam weergegeven).
Klik op de juiste gebruiker in de tabel in het zoekscherm.

Als de gebruiker al toegang heeft tot een ander bedrijf in uw database dan kunt u in dat andere bedrijf op het tabblad Bedrijven een vinkje plaatsen achter dit bedrijf.
Als u meerdere gebruikers wilt toevoegen aan Talent & Salaris is het wellicht sneller om de functie Importeren gebruikers toe te passen.

Gebruiker verwijderen

Verwijder alleen gebruikers die ten onrechte in het systeem zijn ingevoerd. Als een werknemer het bedrijf verlaat kunt u de Vervaldatum invullen. Hierdoor blijft o.a. alle logging intact.

Selecteer in het Navigatiedeelvenster links op de pagina de gebruiker die u wilt verwijderen.
Klik dan op het tabblad Algemeen op de knop Verwijder gebruiker uit dit bedrijf.

Als u beschikt over de module Workflow Plus dan kunt u de taak Gebruiker laten vervallen in een procedure opnemen. Deze taak wordt uitgevoerd door het systeem. De vervaldatum van de gebruiker wordt de einddatum van het dienstverband.

Gebruiker koppelen aan een werknemer

U kunt een werknemer die is vastgelegd in T & S koppelen aan een gebruiker. Dat is nodig om de gebruiker toegang te geven tot zijn eigen gegevens in Mijn Talent.

Selecteer links op de pagina in het Navigatiedeelvenster de afdeling Niet-werknemers. Het programma toont dan de lijst van gebruikers die niet gekoppeld zijn aan een werknemer.

Tip:
Vervallen gebruikers worden al dan niet getoond afhankelijk van de instelling Ex-werknemers weergeven of Ex-werknemers niet weergeven bij de Opties werknemergedeelte in het Navigatiedeelvenster.
Selecteer de gebruiker in deze lijst. De gebruikers hebben dit pictogram voor de naam: .
Klik dan op de zoekknop [...] achter Werknemer: ---- (-) en zoek de juiste werknemer op met het zoekvenster.

De gebruiker is nu gekoppeld aan de werknemer en de afdeling van de werknemer wordt getoond. Dit is de afdeling die u opgeeft in de functie "Positie toevoegen" in Persoonsgegevens » HRM - Contract.