Wizard Snel beginnen stap 3: Instellingen salaris en declaraties

Doel

Het op hoofdlijnen functioneel inrichten van de module Declaraties.

Functionaliteit

Middels een aantal vragen wordt de functionele inrichting van de declaratiemodule bepaald.

• Vraag 1: Wat is uw declaratieperiode

  Het is mogelijk declaraties per periode te laten invoeren.

  In dat geval moet de gebruiker een periode opgeven en kunnen er geen mutaties van buiten die periode in de declaratie worden opgenomen.

  U kunt deze periode stellen op een week, maand of gelijk aan de salarisperiode (tijdvak).

  Let wel op het blijft mogelijk meerdere declaraties met dezelfde periode aan te leveren. U dwingt dus niet af dat er maar één declaratie per contract per periode mag zijn.

  Opmerking: U kunt hier kiezen voor salarisperiode. Dit bepaalt NIET de periode van uitbetaling.

• Vraag 2: Wilt u dat de itemcode zichtbaar is bij het indienen van declaraties

  Een declaratie-item wordt uniek geïdentificeerd middels een code. Bij het invoeren van standaard declaraties worden items geselecteerd op basis van de naam. Wanneer u wilt kunt u naast de naam ook de code tonen.

• Vraag 3: Wilt u dat de declaratiecode automatisch toegekend wordt bij het indienen van declaraties

  Een declaratie wordt uniek geïdentificeerd middels de declaratiecode. U kunt zelf de declaratiecodes bepalen dan wel het systeem de declaratiecode laten genereren.

• Vraag 4: Voor welke dag moeten declaraties goedgekeurd zijn om ze aan de huidige salarisperiode toe te mogen voegen

  Na goedkeuring van een declaratie bepaalt het systeem de periode waarin de declaratie uitbetaald gaat worden.

  Eén van de parameters is het moment van goedkeuring van de declaratie. Middels deze parameter kunt u opgeven tot aan welke dag van de periode declaraties mogen worden opgenomen in de huidige periode.

  Voorbeeld:
  U geeft hier 10 op.
  

  • Declaratie komt binnen op dag 8: Uitbetaling huidige periode.

  • Declaratie komt binnen op dag 10: Uitbetaling volgende periode.

  Geef een 0 op wanneer het moment van indienen niet bepalend is voor het moment van uitbetaling.

  Deze controle geldt alleen voor standaarddeclaraties. Voor massadeclaraties wordt deze parameter genegeerd.

  Klik hier voor meer informatie over de bepaling van de salarisperiode.

• Vraag 5: Zijn meerdere workflows vereist, afhankelijk van de inhoud van een declaratie

  Volgen declaraties altijd dezelfde goedkeuringsroute of kan deze afwijken op basis van wat er gedeclareerd wordt. Bv. reiskosten gaan via de manager maar grotere kantoorartikelen moeten ook nog langs de Officemanager.

  Wanneer er altijd dezelfde route wordt gevolgd is er geen reden om stap 6 (aanmaken workflow) uit te voeren. Deze stap wordt dan ook overgeslagen.

• Vraag 6: Zijn meerdere workflows vereist, afhankelijk van het bedrag van de declaratie

  Volgen declaraties altijd dezelfde goedkeuringsroute of kan deze afwijken op basis van het totaal gedeclareerd bedrag. Bv. declaraties boven de 100€ moeten naast de manager ook een extra goedkeuring hebben van de managers manager.

  Wanneer er altijd dezelfde route wordt gevolgd is er geen reden om stap 6 (aanmaken workflow) uit te voeren. Deze stap wordt dan ook overgeslagen. Let op! Kilometers, aantallen en uren worden niet meegenomen in het totaal bedrag.

• Vraag 7: Gebruikt u een andere goedkeuringsvolgorde dan manager, salarisadministratie

  De standaard meegeleverde workflow voor self service declaraties gaat ervan uit dat een declaratie goedgekeurd moet worden door een manager en de salarisadministratie. Wanneer er extra goedkeuringsslagen nodig zijn dan moeten stap 5 (autorisatie volgordes) en stap 6 (aanmaken workflow) uitgevoerd worden.

• Vraag 8: Wilt u berichten voor goedgekeurde declaraties

  Van het goedkeuren van een declaratie kunt u de belanghebbenden op de hoogte brengen middels een notificatie via de TODO lijst dan wel E-mail.

  Wanneer u dit wilt moet u dit vinkje aan zetten.

• Vraag 9: Wilt u dit bericht laten verzenden naar een ander dan de initiatiefnemer

  De standaard meegeleverde workflow voor self service declaraties gaat ervan uit dat er een notificatie verzonden wordt naar de gebruiker die de declaratie heeft ingediend. Wanneer u dit niet wilt dan moet u deze optie aanvinken.

  Opmerking 1: De gebruiker hoeft noodzakelijkerwijs niet de werknemer te zijn waarop de declaratie betrekking heeft.

  Opmerking 2: Via deze wizard kunnen geen notificatie worden aangemaakt/aangepast.

• Vraag 10: Wilt u berichten voor afgewezen declaraties

  Van het afwijzen van een declaratie kunt u de belanghebbenden op de hoogte brengen middels een notificatie via de TODO lijst dan wel E-mail.

  Wanneer u dit wilt moet u dit vinkje aan zetten.

• Vraag 10.1: Wilt u dit bericht laten verzenden naar een ander dan de initiatiefnemer/manager

  De standaard meegeleverde workflow voor self service declaraties gaat ervan uit dat er een notificatie verzonden wordt naar de gebruiker die de declaratie heeft ingediend en de manager van de betreffende medewerker. Wanneer u dit niet wilt dan moet u deze optie aanvinken.

  Opmerking 1: De gebruiker hoeft noodzakelijkerwijs niet de werknemer te zijn waarop de declaratie betrekking heeft.

  Opmerking 2: Via deze wizard kunnen geen notificatie worden aangemaakt/aangepast.

• Vraag 11: Wilt u berichten voor goedgekeurde declaraties die gewijzigd zijn

  Gedurende het goedkeuringsproces kunnen declaraties aangepast worden. Wanneer u belanghebbenden van deze goedgekeurde maar gewijzigde declaraties op de hoogte wilt brengen moet u deze optie aanvinken.

• Vraag 11.1: Wilt u dit bericht laten verzenden naar een andere personen dan de initiatiefnemer/manager

  De standaard meegeleverde workflow voor self service declaraties gaat ervan uit dat er een notificatie verzonden wordt naar de gebruiker die de declaratie heeft ingediend en de manager van de betreffende medewerker. Wanneer u dit niet wilt dan moet u deze optie aanvinken.

  Opmerking 1: De gebruiker hoeft noodzakelijkerwijs niet de werknemer te zijn waarop de declaratie betrekking heeft.

  Opmerking 2: Via deze wizard kunnen geen notificatie worden aangemaakt/aangepast.

• Vraag 12: Wat moet het systeem doen wanneer er een minimum en/of maximum per regel is ingesteld en de ingave valt hier buiten

  Het is mogelijk om een minimum en/of maximum declarabel bedrag/aantal per regel in te stellen.

  Als de gebruiker een waarde buiten dit bereik opgeeft kan het systeem deze waarden weigeren dan wel een waarschuwing tonen

  Hier kunt u kiezen hoe het systeem erop moet reageren.

• Vraag 12.1: Hoe wilt u omgaan met bewijsstukken

  U hebt de volgende opties:

  • Ja, verplicht (Afdruk/Kopie): een bewijs op papier is verplicht. Systeem kan dit niet controleren maar toont wel een markering.

  • Ja verplicht (digitaal): de gebruiker moet een digitaal kopie van de declaratie uploaden.

  • Ja, afdruk/kopie en digitaal is verplicht: de gebruiker moet een digitaal kopie van de declaratie uploaden en daarnaast het originele papieren bewijsstuk via interne post aanleveren. Het systeem kan het aanwezig zijn van een papieren bewijsstuk niet controleren maar toont wel een markering.

  • Niet verplicht: de gebruiker is vrij een bewijsstuk digitaal te uploaden, niet aan te leveren dan wel een papieren bewijsstuk aan te leveren.

  • Niet in gebruik: er wordt niet om een bewijsstuk gevraagd.

• Vraag 13: Declaraties toevoegen aan de salarisperiode wanneer periodevariabelen (input) bestaan

  Na goedkeuring van een declaratie bepaald het systeem de periode waarin de declaratie uitbetaald gaat worden.

  Een van de parameters is het wel of niet toestaan van uitbetalen van een declaratie in een bepaalde periode wanneer er reeds andere periode variabelen zijn aangemaakt. Wanneer u vanaf het moment dat er periode variabelen zijn niet meer wilt dat er nog declaraties aan toegevoegd worden moet u deze optie uit zetten.

  Deze controle is per werknemer/dienstverband en geldt alleen voor standaarddeclaraties. Voor massadeclaraties wordt deze parameter genegeerd.

  
  Meer informatie over bepaling salarisperiode

• Vraag 14: Declaraties toevoegen aan de salarisperiode wanneer periodevariabelen (output) bestaan

  Na goedkeuring van een declaratie bepaald het systeem de periode waarin de declaratie uitbetaald gaat worden.

  Een van de parameters is het wel of niet toestaan van uitbetalen van een declaratie in een bepaalde periode wanneer er reeds een salarisberekening heeft plaatsgevonden. Wanneer u vanaf het moment dat er een salarisberekening heeft plaatsgevonden niet meer wilt dat er nog declaraties aan toegevoegd worden moet u deze optie uit zetten.

  Deze controle is per werknemer/dienstverband en geldt alleen voor standaarddeclaraties. Voor massadeclaraties wordt deze parameter genegeerd.

  
  Meer informatie over bepaling salarisperiode

  
  Wanneer er declaraties worden toegevoegd na de salarisberekening worden er late TWK's gezet. Wanneer de salarisberekening daarna niet nogmaals wordt uitgevoerd worden deze omgezet in normale TWK's.

• Vraag 15: Welke routeplanner wilt u beschikbaar stellen voor uw werknemers

  Vraag 13: Welke routeplanner wilt u beschikbaar stellen voor uw werknemers

  Het systeem is niet in staat om de afstand tussen twee bestemmingen te berekenen. Wel is het mogelijk om een link naar een routeplanner ter beschikking te stellen. Wanneer u één van deze links ter beschikking stelt kan de gebruiker snel naar deze routeplanner en zal het systeem ook proberen de route voor in te vullen.

• Vraag 16: Het is mogelijk om een plek voor handtekeningen af te drukken op de declaratielijst. Voor hoeveel handtekeningen hebt u ruimte nodig

  Vraag 14: Het is mogelijk om een plek voor handtekeningen af te drukken op de declaratielijst. Voor hoeveel handtekeningen hebt u ruimte nodig

  Wanneer het noodzakelijk is dat papieren bewijsstukken of declaraties (ook) geaccordeerd moeten worden op papier kan het systeem ruimte hiervoor op het declaratie formulier reserveren.

  De gereserveerde ruimte is afhankelijk van het aantal handtekeningen dat u nodig hebt.

  Het benodigd aantal handtekeningen geeft u hier op.

• Vraag 17: Het is mogelijk om een vrije tekst af te drukken op de declaratielijst. Welke tekst wilt u afdrukken

  Vraag 15: Het is mogelijk om een vrije tekst af te drukken op de declaratielijst. Welke tekst wilt u afdrukken

  Een ingediende declaratie kan door de gebruiker afgedrukt worden. Dit kan noodzakelijk zijn voor het aanleveren van papieren bewijsstukken.

  Op deze lijst is ruimte gedefinieerd voor het afdrukken van een vrijgedefinieerde tekst. Hier kunt u bv instructies in opnemen.

  U hebt 254 tekens tot u beschikking.

Knoppen

• Terug: middels deze knop kan terug gegaan worden naar de vorige stap

• Volgende: middels deze knop kan door gegaan worden naar de volgende stap

• Later verdergaan: de wizard wordt gestopt en op een later moment kan doorgegaan worden met de huidige stap.

• Annuleren: de wizard wordt afgesloten en terug gezet naar stap 1. Data gaat nog niet direct verloren, dat gebeurt pas bij het herstarten van de wizard.