Soorten aanstelling & acties

Tabblad Algemeen

• Naam: hier kunt u de naam van het soort aanstelling wijzigen.

• Omschrijving: de omschrijving van het soort aanstelling.

• Sector: hier wordt de (cao-)sector die u ook in het linkerdeel ziet nogmaals bevestigd.

• Categorie: het tabblad Acties is alleen zichtbaar als de categorie van het soort aanstelling gelijk is aan Actief dienstverband of Niet-werknemer. Dat is het geval bij soort aanstelling Niet-werknemer, Oproepkracht met werkverplichting, Oproepkracht zonder werkverplichting, Seizoenswerker/Vakantiekracht, Stagiair, Werknemer (tijdelijk contract) en Werknemer (vast contract).

• Actief voor: kies hier in welke bedrijven dit soort aanstelling gebruikt wordt.

Knoppen voor dit tabblad

• Akkoord: hiermee slaat u de gewijzigde instelling op en gaat u terug naar de algemene pagina van Onderhoud soorten aanstelling.

• Annuleren: hiermee annuleert u eventueel aangebrachte wijzigingen en gaat u terug naar de algemene pagina van Onderhoud soorten aanstelling.

• Toepassen: hiermee slaat u de gewijzigde instelling op en blijft u in de huidige pagina.

• Werknemers weergegeven: hiermee gaat u naar de pagina Soorten aanstelling, waar de werknemers worden getoond waaraan het soort aanstelling is toegekend.

Tabblad Acties

In dit tabblad kunt u de actie definiëren. Behalve de instellingen op deze pagina dient u ook te zorgen dat de autorisatie en de metadata goed ingesteld zijn. Meer informatie betreffende deze instellingen vindt u in de handleiding die u bij het activeren van deze actie hebt gekregen. Hebt u deze handleiding niet? Dan kunt u deze opvragen bij Visma.

 

• Niveau: kies Alle bedrijven of het huidige bedrijf.

• Actietype: hier geeft u aan welke actie u wilt bewerken. Een aantal acties verschijnen pas in het menu Acties nadat u ze op deze pagina hebt geactiveerd.

• Knop Type toevoegen/bewerken: deze knop is alleen zichtbaar als u de 'Extra'-autorisatie van programmafunctie PAY.31124 hebt gekregen. Als u op deze knop klikt dan toont het programma het pop-upvenster Door gebruiker gedefinieerde acties. In dit venster kunt u een naam en omschrijving van het nieuwe type opgeven. Het nieuwe type wordt dan toegevoegd aan de keuzelijst in het veld Actietype boven de knop.

• Standaard werknemersgroep: hier geeft u aan welke werknemersgroep er standaard wordt ingevoerd bij deze betreffende soort aanstelling. Deze optie is alleen beschikbaar bij acties Nieuwe werknemer/Nieuw contract en alleen op het niveau huidig bedrijf.

• Wijzigen standaard werknemersgroep toestaan: hier kunt u aangeven dat de standaard werknemersgroep gewijzigd kan worden door diegene die de actie initieert. (niet beschikbaar op niveau Alle bedrijven.)

• Definitie actief: hiermee activeert u de actie. Indien dit door instellingen in de metadata niet mogelijk is krijgt u hier een melding van en kunt u de instellingen zo wijzigen dat activeren wel mogelijk is. Meer informatie hierover treft u in de handleiding.

• Duur wijziging: deze optie is alleen beschikbaar bij andere acties dan Nieuwe werknemer/Nieuw contract. Hiermee stelt u in welke velden zichtbaar (en in te vullen) zullen zijn bij het uitvoeren van de actie:

  Definitief	Bij het uitvoeren van de actie kan geen einddatum van de wijziging worden opgegeven;
  Tijdelijk	Bij het uitvoeren van de actie is de einddatum of de tijdsduur van de wijziging verplicht;
  Beide	Bij het uitvoeren van de actie kan de gebruiker kiezen of de wijziging tijdelijk is.

• Invoernotities: als u gebruik wilt maken van wizard (proces) invoernotities dan kunt u deze aanzetten. Standaard staat deze optie aan. Hiermee kunt u notities invoeren welke gedurende het hele proces zichtbaar zijn voor de gebruikers. Ook notities welke zijn ingevoerd bij een Workflow Plus-procedure zijn hier te zien (mits een actie is gestart vanuit Workflow Plus).

  Invoernotities verplicht	Hiermee kunt u aangeven of een invoernotitie verplicht is. Dit geldt alleen voor notities die u invoert bij het starten van de Acties Nieuwe werknemer, Nieuw contract of een zelf gedefinieerde actie.
  Sjabloon invoernotities	Hiermee kunt u een sjabloon invoeren welke getoond wordt bij het starten van een actie. Dit geldt alleen voor notities die u invoert bij het starten van de Acties Nieuwe werknemer, Nieuw contract of een zelf gedefinieerde actie.

 

• Wie kunnen initiëren (Talent): hier geeft u aan welke gebruiker, groep, volgorde of rol de actie mag starten in Talent. Initiëren staat voor de eerste stap van een actie, de pagina die ingevuld wordt direct na het kiezen van de actie in het menu. Bij Geen gekozen, mag de actie door niemand gestart worden.

• Wie kunnen initiëren (Mijn Talent): hier geeft u aan welke gebruiker, groep, volgorde of rol de actie mag starten in Mijn Talent. Initiëren staat voor de eerste stap van een actie, de pagina die ingevuld wordt direct na het kiezen van de actie in het menu. Bij Geen gekozen, mag de actie door niemand gestart worden.

• Goedkeurder: hier geeft u aan welke gebruiker, lijst (goedkeuringsvolgorde) of rol de actie dient goed te keuren zodra deze is ingevoerd. U kunt hier ook kiezen voor initiatiefnemer. In dit geval zal diegene die de actie heeft geïnitieerd, deze ook goed moeten keuren.
  Als u Manager als goedkeurder selecteert, direct of via een Lijst (goedkeuringsvolgorde) of Rol dan moet standaard bij het wijzigen van de afdeling van de werknemer de nieuwe manager de actie goedkeuren, dat is de manager van de afdeling waar de werknemer naar toegaat. Als u de actie goed wilt laten keuren door de manager van de afdeling waar de werknemer vandaan komt dan vinkt u de optie Oude manager aan. U kunt de optie eronder dan op (Geen gekozen) laten staan, of tevens bijvoorbeeld voor Manager kiezen zodat beide managers goed moeten keuren.

• Rol centrale invoer: hier geeft u aan welke rol de centrale invoer mag uitvoeren. Centrale invoer betekent dat wanneer deze rol een actie initieert, de verantwoordelijken zoals aangegeven in onderstaande kolom “Wie doet het” wordt genegeerd. Deze rol dient dus de gehele actie zelf af te ronden en niet diegenen die normaliter een bepaalde sectie dienen in te vullen.

• Centrale invoer automatisch goedkeuren: wanneer dit vakje is aangevinkt wordt de actie na voltooiing door de centrale invoer (zie boven) automatisch goedgekeurd. Bovenstaande goedkeurder wordt genegeerd.

• Goedgekeurd melden aan: hier geeft u aan welke gebruiker, groep, rol of volgorde een signaal krijgt wanneer een actie is goedgekeurd. U kunt hier ook kiezen voor Initiatiefnemer. In dit geval zal diegene die de actie heeft geïnitieerd een signaal van goedkeuring ontvangen.

• Afgewezen melden aan: hier geeft u aan welke gebruiker, groep, rol of volgorde een signaal krijgt wanneer een actie is afgewezen. U kunt hier ook kiezen voor Initiatiefnemer. In dit geval zal diegene die de actie heeft geïnitieerd een signaal van afwijzing ontvangen.

• WF Plus Nieuwe werknemer: als u beschikt over de optionele module Workflow Plus dan kunt u hier een procedure kiezen. Deze procedure wordt uitgevoerd door het systeem nadat de actie "Nieuwe werknemer" is goedgekeurd, of als geen goedkeuring is vereist nadat de actie is voltooid. De procedures kunt u aanmaken in "Onderhoud procedures" in Workflow Plus. Alleen procedures die te starten zijn vanuit de module Persoonsgegevens zijn beschikbaar in de keuzelijst.

• WF Plus Nieuw contract: als u beschikt over de optionele module Workflow Plus dan kunt u hier een procedure kiezen. Deze procedure wordt uitgevoerd door het systeem nadat de actie "Nieuw contract" is goedgekeurd, of als geen goedkeuring is vereist nadat de actie is voltooid. De procedures kunt u aanmaken in "Onderhoud procedures" in Workflow Plus. Alleen procedures die te starten zijn vanuit de module Persoonsgegevens zijn beschikbaar in de keuzelijst.

Knoppen

• Sectie toevoegen: hiermee kunt u een sectie toevoegen wanneer deze nog niet in de actie is opgenomen. Secties met meerdere soorten (zie ook soort bij “Tabel”) kunnen meerdere keren toegevoegd worden.

• Actiedefinitie verwijderen: deze knop is alleen zichtbaar als bij Niveau het huidige bedrijf is gekozen. Deze optie verwijdert de actiedefinitie uit het huidige bedrijf. Wanneer iemand vanaf dit moment een actie wil initiëren zal de actie gekozen worden welke is ingericht voor alle bedrijven. Wanneer deze ook niet aanwezig is, is het niet mogelijk een actie te initiëren. Acties kunnen na verwijderen altijd weer opnieuw geactiveerd en ingericht worden.

• Arbeidsv.w. autom. toekennen: deze knop is beschikbaar bij de acties Nieuwe werknemer en Nieuw contract. Als u op deze knop klikt wordt een nieuwe regel aan de tabel toegevoegd. Door op het pictogram aan het eind van deze nieuwe regel te klikken kunt u de arbeidsvoorwaarden kiezen die automatisch aan de werknemer zullen worden toegewezen.

Tabel

Met de tabel op deze pagina kunt u voor een actie bepalen hoe deze eruit komt te zien en wie er verantwoordelijk zijn.

• Volgorde: door een bepaalde sectie een volgordenummer te geven bepaalt u de volgorde waarop elke sectie de actie passeert. Nummer 1 zal na het initiëren van de actie als eerste volgen. Na afhandeling van nummer 1 volgt nummer 2, et cetera.

• Naam: dit is de naam van de betreffende sectie die in de actie is opgenomen.

• Soort: sommige secties hebben meerdere soorten van gegevens die ingevoerd kunnen worden. Bij Officiële documenten kunt u bijvoorbeeld meerdere documenten invoeren, hetzelfde geldt voor de secties E-mail en Telefoon. In deze tabel geeft u aan welke soort van de betreffende sectie in de actie ingevoerd moet worden. Kiest u bij de sectie Adres bijvoorbeeld voor Woonadres, dan moet het woonadres bij deze actie ingevoerd worden. Het postadres komt dan niet voor in de actie, uiteraard kunt u dit later nog toevoegen aan de werknemer. Kiest u in deze tabel voor Geen gekozen, dan kan de soort gekozen worden in de actie zelf.

  Wilt u ieder soort door een andere verantwoordelijke laten invullen? Dan kunt u deze sectie twee keer in de actie laten voor komen, dit doet u door de sectie nog een keer toe te voegen met de knop Sectie toevoegen.

• Verplicht: hier geeft u of een sectie in de actie verplicht is of optioneel. Wanneer u een sectie optioneel maakt, dan kan deze stap in de actie overgeslagen worden. Dit houdt in dat de actie afgerond kan worden zonder deze sectie in te vullen. Een verplichte sectie moet ingevuld worden voor de volgende stap in de actie genomen kan worden.

  Sommige secties kunt u niet optioneel maken, deze secties kunnen nooit overgeslagen worden of uit de actie worden verwijderd.

• Wie doet het: hier geeft u aan welke gebruiker, groep of rol verantwoordelijk is voor het invullen van deze sectie. Het invullen van deze sectie verschijnt dan bij deze gebruiker(s) in de Takenlijst.

  Kiest u hier voor een rol of groep, dan ligt de verantwoordelijkheid bij diegene(n) die verantwoordelijk zijn voor de afdeling zoals gekozen bij het initiëren van de actie.

  U kunt hier ook kiezen voor Initiatiefnemer. In dit geval zal diegene die de actie heeft geïnitieerd deze sectie moeten invullen.

  Kiest u in deze kolom bij alle secties dezelfde verantwoordelijke(n), dan kan de actie in één keer worden afgerond (afgezien van de goedkeuring) door deze gebruiker(s).

• Meermaals: sommige secties hebben meerdere soorten van gegevens die ingevoerd kunnen worden. Bij Adres kunt u bijvoorbeeld een woonadres of een postadres invoeren, hetzelfde geldt voor de secties E-mail en Telefoon. Hebt u in de kolom Soort gekozen voor Geen gekozen, dan kunt u een vinkje zetten in deze kolom. Wanneer het vinkje hier bij een sectie aan staat, dan kunnen bij deze sectie in de actie meerdere soorten ingevoerd worden. Bij Adres kunt u dan bijvoorbeeld zowel een woon- als een postadres invoeren.

• : met dit icoontje kunt u een sectie verwijderen uit de actie. Secties die niet optioneel ingesteld kunnen worden kunnen ook niet verwijderd worden.

Knoppen voor dit tabblad

• Akkoord: hiermee slaat u de gewijzigde instelling op en gaat u terug naar de algemene pagina van Onderhoud soorten aanstelling.

• Annuleren: hiermee annuleert u eventueel aangebrachte wijzigingen en gaat u terug naar de algemene pagina van Onderhoud soorten aanstelling.

• Toepassen: hiermee slaat u de gewijzigde instelling op en blijft u in de huidige pagina.

Tabblad Velden nieuw contract

In dit tabblad kunt u de velden configureren voor de actie Nieuw contract. Dit tabblad is alleen zichtbaar als u gebruik maakt van "Eenvoudige contractinitialisatie". Dit kunt u activeren via Persoonsgegevens > Onderhoud > Instellingen.

U kunt hier de optionele velden tonen of verbergen. U kunt via de standaardwaarde bepalen hoe dit veld gevuld moet worden. U ziet alleen de velden van secties die ook zijn opgenomen in de actie Nieuw contract.

• Zichtbaar: hier kunt u aangeven of een veld getoond moet worden of niet. Als een veld niet zichtbaar is dan moet u aangeven hoe de standaardwaarde bepaald moet worden.

• Standaardwaarde: Hier geeft u aan hoe een veld gevuld moet worden

  Basiscontract:	Gegeven voor een veld wordt overgenomen vanuit de geselecteerd basis contract;
  Metadata:	Gegeven voor een veld wordt overgenomen vanuit de Metadata van de geselecteerde soort aanstelling;
  Basiscontract, bij geen waarde metadata:	Gegeven voor een veld wordt overgenomen vanuit de geselecteerd basis contract, als er geen waarde is ingevuld bij het contract dan wordt de standaardwaarde vanuit de metadata overgenomen;
  Metadata, bij geen waarde basiscontract:	Gegeven voor een veld wordt overgenomen vanuit de Metadata van de geselecteerde soort aanstelling, als er geen waarde is ingevuld dan wordt de waarde overgenomen vanuit de geselecteerd basis contract;

 

Knoppen voor dit tabblad

• Opslaan: hiermee kunt u de configuratie opslaan. Als u het tabblad verlaat zonder op te slaan, dan zijn de wijzigingen verloren.

Tabblad Formulier nieuw werknemer

In dit tabblad kunt u de velden configureren voor een formulier in actie Nieuw werknemer.

U kunt hier velden selecteren die u beschikbaar wilt maken in het formulier, zodat de gebruiker die een formulier krijgt alleen de betreffende velden ziet en kan wijzigen.

Download configuratie

Bij bedrijven die gebruik maken van de administratie kantoor structuur is aan de mastercompany een download knop beschikbaar voor de inrichting van de acties. Hiermee kunt u de configuratie voor alle bedrijven downloaden in csv formaat.

Met behulp van deze download kan de inrichting worden bekeken per soort aanstelling en actie.

Er zijn 2 lagen van inrichting mogelijk. Het "alle bedrijven" niveau en bedrijfsniveau. Het "alle bedrijven" niveau wordt opgeslagen onder bedrijfsnummer -5. Wanneer er geen inrichting is op bedrijfsniveau zal er hiervoor geen regel beschikbaar zijn in de download. Wanneer er wel een inrichting is op bedrijfsniveau is dat wel als aparte regel zichtbaar. Acties worden per soort aanstelling ingericht. Daarom is er per actie, per soort aanstelling een regel beschikbaar.

In de download zijn de volgende kolommen beschikbaar:

• Bedrijfsnummer: het nummer van het bedrijf. Bedrijfsnummer -5 is het "alle bedrijven" niveau.

  Bedrijfsnaam: de naam van het bedrijf.

  Actietype: 1=Nieuwe werknemer, 2=Nieuw contract, 3=Eigen acties.

  Actienaam: de naam van de actie.

  Beschrijving: de beschrijving van de actie, indien beschikbaar.

  Soort aanstelling ID: het nummer van de soort aanstelling.

  Soort aanstelling naam: de naam van de soort aanstelling.

  Actief: is de actie actief? Y= Ja, N=Nee.

  Initiatiefnemer: Wie kan initiëren in Talent? Er worden codes gebruikt. G=Gebruikersgroep, EV=Iedereen, U=User/Gebruiker, R=Rol, M=Manager, A=Lijst, N=Geen gekozen. Bij G, U, R en A volgt erachter een nummer. Dit nummer correspondeert met het nummer van bijvoorbeeld de gebruiker of van de rol.

  Initiatiefnemer Mijn Talent: Wie kan initiëren in Mijn Talent? Er worden codes gebruikt. G=Gebruikersgroep, EV=Iedereen, U=User/Gebruiker, R=Rol, M=Manager, A=Lijst, N=Geen gekozen. Bij G, U, R en A volgt erachter een nummer. Dit nummer correspondeert met het nummer van bijvoorbeeld de gebruiker of van de rol.

  Goedkeuren: Wie keurt de actie goed? Er worden codes gebruikt. G=Gebruikersgroep, EV=Iedereen, U=User/Gebruiker, R=Rol, M=Manager, A=Lijst, N=Geen gekozen. Bij G, U, R en A volgt erachter een nummer. Dit nummer correspondeert met het nummer van bijvoorbeeld de gebruiker of van de rol.

  Notificatie bij goedkeuring: Wie ontvangt er een notificatie bij goedkeuring? Er worden codes gebruikt. G=Gebruikersgroep, EV=Iedereen, U=User/Gebruiker, R=Rol, M=Manager, A=Lijst, N=Geen gekozen. Bij G, U, R en A volgt erachter een nummer. Dit nummer correspondeert met het nummer van bijvoorbeeld de gebruiker of van de rol.

  Notificatie bij afwijzen: Wie ontvangt er een notificatie bij goedkeuring? Er worden codes gebruikt. G=Gebruikersgroep, EV=Iedereen, U=User/Gebruiker, R=Rol, M=Manager, A=Lijst, N=Geen gekozen. Bij G, U, R en A volgt erachter een nummer. Dit nummer correspondeert met het nummer van bijvoorbeeld de gebruiker of van de rol.

  WF +: Als er een workflow plus procedure wordt gestart wordt hier het ID van het workflow plus proces weergegeven.

  WF + Nieuw contract: Deze kolom wordt alleen gevuld bij de actie nieuw contract (Actietype 2). Als deze gevuld is start het betreffende workflow plus proces nadat een nieuw contract is aangemaakt.

  Speciale goedkeuring: Is er een speciale goedkeuring ingericht? N: Nee, Y: Ja.