Procesmonitor Persoonsgegevens

Doel

U kunt hier een lijst vervaardigen van taken die (deels) zijn uitgevoerd in de workflow in de module Persoonsgegevens. Anders dan in het overzicht Openstaande taken in de module Taken kunt u hier ook voltooide workflow laten tonen. Bovendien is het op deze pagina mogelijk acties (wizards) te onderbreken en vervolgens definitief af te breken.
Bij acties die zijn afgewezen bij de goedkeuring kan de afwijzing ongedaan gemaakt worden zodat de ingevoerde gegevens niet verloren gaan.

Als uw bedrijf beschikt over de module Workflow Plus dan kunt u ook de nog niet voltooide workflowprocedures van Workflow Plus laten weergeven. Bij Status moet dan Actief (of Alle) zijn gekozen.

Let op!
De opbouw van dit overzicht kan lang duren en de responsetijd van het systeem verhogen voor andere gebruikers. Om dit effect te beperken worden maximaal 200 rijen tegelijk getoond. Wanneer er meer resultaten zijn, kunt u met de knop Meer resultaten steeds de volgende 200 rijen zien. Probeer de filters zo in te stellen dat er niet te veel resultaten zijn.
"Gevaarlijke" instellingen zijn bijvoorbeeld:
Status = Alle,
Inclusief onderafdelingen: aangevinkt,
Wachtend op = Iedereen,
Wacht langer dan: niets ingevuld,
Datum geïnitieerd = Geen.

Venster

• Status: u kunt kiezen uit Alle, Actief, Wacht op goedkeuring, Onderbroken, Afgewezen, Goedgekeurd of Automatisch goedgekeurd. Standaard is Wacht op goedkeuring.
  Om alle workflow te zien moet u Alle selecteren. Dit kan een zeer grote lijst opleveren.

• Welke workflow: hier kunt u de workflow uitfilteren op herkomst:

  • Actie: een actie (wizard) die is gestart via de menuknop "Acties".

  • Persoonlijk: één van de secties in de persoonlijke gegevens (menu Persoonsgegevens > Persoonlijk).

  • Contract: één van de secties in de contractgegevens (menu Persoonsgegevens > Contract).

  • Salaris overig: één van de secties in de salarisgegevens (menu Persoonsgegevens > Salaris overig).

  • Workflow Plus: deze optie is alleen zichtbaar wanneer Workflow Plus is geactiveerd en tevens bij status Actief of Alle is geselecteerd. Als deze optie is aangevinkt dan worden de Workflow Plus-procedures getoond die nog niet zijn uitgevoerd.

    • Achter het keuzevakje Workflow Plus verschijnt er een keuzelijst met de voor "Workflow Plus" toepasselijke taken. Hiermee kunt u de lijst verkleinen. Standaard is Alle typen taken.

  Standaard zijn alleen de vier mogelijkheden van Persoonsgegevens geselecteerd; als u bijvoorbeeld alleen acties wilt zien dan haalt u de vinkjes weg voor Persoonlijk, Contract en Salaris overig.

• Wachtend op: hier kunt u de lijst beperken tot een specifieke gebruiker, gebruikersgroep of rol. Deze optie is alleen beschikbaar als bij Status is gekozen voor Alle, Actief of Wacht op goedkeuring.

  • Incl. gedelegeerde taken: op de pagina Instellingen in de module Taken kan een gebruiker een andere gebruiker machtigen om taken voor hem uit te voeren. Selecteer deze optie als u ook de taken wilt zien die gedelegeerd zijn.

• Wacht langer dan: u kunt hier een aantal dagen invullen en dan ook kiezen uit Op lijst huidige persoon of Sinds initialisatie. Als u niets invult worden taken getoond ongeacht het aantal dagen dat ze wachten. U mag een negatief getal invullen en ook cijfers achter de komma opgeven. Een negatieve waarde betekent dat de ingangsdatum van de wijziging in de toekomst ligt.
  Voor WorkFlow Plus-taken is alleen het aantal dagen vanaf de initialisatie bekend. Voor WorkFlow Plus-taken wordt dus altijd gefilterd op Sinds initialisatie ook als de optie Op lijst huidige persoon is geselecteerd.

• Datum geïnitieerd: standaard is Geen, zodat taken worden getoond ongeacht de ingangsdatum van de wijziging. U kunt ook kiezen uit Voor of Na en dan een datum invullen, zodat alleen taken worden getoond vóór respectievelijk na een bepaalde datum.

• Vernieuwen: nadat u de selectiecriteria hebt gewijzigd, moet u op deze knop klikken om de lijst te genereren.

Lijst met taken

Hier worden maximaal 200 rijen tegelijk getoond. Met de knop Meer resultaten kunt u steeds de volgende 200 rijen zien.

• Proces: de workflowprocedure; van Workflow Plus-taken wordt de naam van de Workflow Plus-procedure getoond met tussen haakjes daarachter de naam van de workflowprocedure (die overeenkomt met het type actie van de Workflow Plus-taak).

• Afd.: de afdeling van de werknemer;

• Naam: de naam van de werknemer;

• Nr.: het werknemersnummer van de werknemer;

• Contract: dienstverbandnummer en contractnummer. Voor de meeste werknemers zal dit 1.1 zijn (dienstverband 1, contract 1);

• Geïnitieerd: de gebruiker die de taak heeft geïnitieerd.

  • Door: de volledige naam zoals die is vastgelegd in Onderhoud gebruiker;

  • Datum: de ingangsdatum van de wijziging;

  • Dagen: als dit een negatieve waarde is dan ligt de ingangsdatum van de wijziging in de toekomst. Als dit een positieve waarde is, is de ingangsdatum gepasseerd. Bij wijzigingen van gegevens staat hier de tijd in dagen vanaf de tijd dat het gegeven ingevoerd werd tot afgelopen middernacht. Bij acties wordt geen tijd vastgelegd en is het aantal dagen dus een geheel getal.

• Toegewezen: de gebruiker die de volgende stap moet uitvoeren of N.v.t. als er geen volgende stap meer is;

  • Aan: de volledige naam zoals die is vastgelegd in Onderhoud gebruiker;

  • Datum: datum van toewijzing;

  • Dagen: de tijd in dagen vanaf de tijd dat de taak werd toegewezen tot afgelopen middernacht. Taken die 's middags werden toegewezen zullen minder dan 0,5 dag achter de komma hebben. Taken die 's morgens werden toegewezen meer dan 0,5 (voor 10u48 is 0,6 en voor 8h24 is 0,7 wegens afronding op 0,1).

• Soort: het soort wijziging Nieuw, Bewerken (= wijziging) of Verwijderen (= verwijdering);

• Status: Voltooid (= handmatig goedgekeurd), Onderbroken, Afgewezen, Wacht op invoer, Wacht op goedkeuring of Automatisch goedgekeurd;

• voor taken die niet automatisch goedgekeurd zijn, wordt dit informatiepictogram getoond. Als u op het pictogram klikt toont het systeem een dialoogvenster met een lijst van acties en wanneer ze uitgevoerd zijn. In dit dialoogvenster kunt u ook per sectie de wijzigingen zien (oude waarden en nieuwe waarden).

• In de laatste kolom kunnen één of twee knoppen zichtbaar zijn:

  Knoppen bij acties die wachten op invoer of op goedkeuring:

  • Opnieuw toewijzen: met behulp van deze knop kunt u de taak aan een andere gebruiker toewijzen. Deze knop is alleen beschikbaar als u geautoriseerd bent voor wijzigen. De applicatiebeheerder kan in Onderhoud functiegroepen deze autorisatie instellen bij functie PAY.31183.

  • Onderbreken: met behulp van deze knop kunt u de taak de status Onderbroken geven.

  Knoppen bij acties die zijn onderbroken:

  • Opnieuw activeren: met behulp van deze knop zet u de status van de taak weer terug naar Wacht op invoer of Wacht op goedkeuring.

  • Afbreken: met behulp van deze knop kunt u de taak definitief beëindigen. Deze knop is alleen beschikbaar als u geautoriseerd bent voor verwijderen.

  Knop bij acties die zijn afgewezen:

  • Afwijzing ongedaan maken: met behulp van deze knop zet u de status van de taak weer terug naar Wacht op goedkeuring. De taak komt weer op de takenlijst van de gebruiker die de originele invoer heeft afgewezen. Deze gebruiker kan dan alsnog de gegevens bijwerken. Het is ook mogelijk om de taak aan een andere gebruiker toe te wijzen met behulp van de knop Opnieuw toewijzen.

  Knop bij taken die wachten op goedkeuring:

  • Opnieuw toewijzen: met behulp van deze knop kunt u de taak aan een andere gebruiker toewijzen.

Zie ook

Niet-afgehandelde workflow