Werknemers verwijderen

Doel

Het verwijderen van oude gegevens van werknemers die niet meer in dienst zijn.

Functionaliteit

Door het klikken op Zoeken wordt er gezocht naar gegevens welke voldoen aan de bewaartermijn en dus verwijderd kunnen worden.

Het zoeken naar te verwijderen gegevens wordt alleen gedaan voor werknemers met een einde dienstverband in het verleden (ouder dan vandaag). Er worden GEEN gegevens verwijderd bij werknemers met een actief dienstverband (dus zonder einddatum of met einddatum in de toekomst).

Opmerking: Wanneer bij Status staat Bezig met zoeken xx%, dan is de scan bezig. Er worden nog geen gegevens verwijderd. Pas als de scan klaar is, kunt u de gevonden gegevens verwijderen.

De voortgang van de scan wordt weergegeven met percentages. De eerste keer dat u deze actie uitvoert, kan dit enige tijd in beslag nemen, dit is afhankelijk van de grootte van de organisatie en hoeveel historie er zit in Talent. Nadat u de scan hebt gestart, kunt u desgewenst de pagina verlaten en op een later moment terugkomen om de resultaten te bekijken. De scan wordt op de achtergrond uitgevoerd.

Nadat de scan klaar is

Als u weer teruggaat naar “Verwijder werknemers” en de scan is klaar, dan ziet u de resultaten in een overzicht. U ziet alleen de ex-werknemers bij wie er gegevens zijn die verwijderd zullen gaan worden.

• Klik op de knop Verwijderen gegevens als u het eens bent met de te verwijderen gegevens. Deze knop start een achtergrondproces dat de getoonde gegevens definitief zal verwijderen. Hiervan wordt de status in percentages weergegeven.

• Als u de gegevens niet wilt verwijderen, klik dan op Annuleren. Hiermee wordt het resultaat van de scan verwijderd. Er worden géén gegevens van werknemers verwijderd. U kunt de instellingen aanpassen (zie Instellingen gegevens verwijderen) en daarna de scan opnieuw uitvoeren.

Uitsluiten

Het is ook mogelijk om werknemers uit te sluiten voor verwijderen. Dit kunt u doen voor of na het uitvoeren van een scan (zoeken). Hiermee voorkomt u dat de gegevens van de uitgesloten werknemers verwijderd worden. U moet een reden opgeven waarom u een werknemer uitsluit voor verwijderen. Dit kan bijvoorbeeld een lopende rechtszaak zijn, waarvoor u gegevens nog moet bewaren.

Documenten

Voor de documenten in Elektronisch dossier wordt per map het aantal te verwijderen documenten weergegeven. Bij het verwijderen van de gegevens voor ex-werknemers, wordt rekening gehouden met de bewaartermijn per virtuele map. De bewaartermijn kunt u instellen in Onderhoud virtuele mappen. Standaard staan alle virtuele mappen op de algemene bewaartermijn van 5 jaar. Twee voorbeelden:

Voorbeeld 1: Vandaag is 26-apr-2020

Werknemer uit dienst op 31-dec-2015

Bewaartermijn voor virtuele map genaamd ‘Memo‘s‘ is gezet op 1 jaar.

Alle documenten in de map Memo‘s zullen verwijderd worden indien de ‘verwijder werknemers‘ functionaliteit uitgevoerd wordt. Immers bij het uitvoeren ziet het systeem dat de einddatum dienstverband in 2015 ligt en het vandaag 2020 is en dat is meer dan 1 jaar na uit dienst.

Voorbeeld 2: U draait vandaag het rapport.

Werknemer is gisteren uit dienst gegaan.

Bewaartermijn op de map is 2 jaar.

Alle documenten in deze map worden pas verwijderd na vandaag + 2 jaar.

U zult na 2 jaar dan wel zelf het rapport moeten draaien, dit gaat vooralsnog niet automatisch met een schema.

Officiële documenten

Let ook op met de instelling voor officiële documenten. De officiële documenten staan in ED in één specifieke virtuele map. Dus paspoort en ID-kaart die geüpload zijn in Persoonsgegevens komen daar in te staan. Hier hoort ook een bewaartermijn bij die in ED op de virtuele map is gezet. Deze bewaartermijn gaat boven de setting in Applicatiebeheer > Verwijder gegevens > Instellingen.

Als u in E-dossier de bewaartermijn van deze map wijzigt, dan blijven de reeds geüploade paspoorten en ID-kaarten de oude bewaartermijn van de map houden.