Instellingen voor Taken

Doel

In dit scherm kunt u een aantal zaken met betrekking tot de takenlijst instellen.

U kunt aangeven hoeveel items u maximaal tegelijk op uw takenlijst wilt zien; wanneer u e-mailberichten over nieuwe items wilt ontvangen en u kunt taken delegeren, bijvoorbeeld als u op vakantie gaat. Standaard maakt u deze instellingen voor uzelf maar als u daarvoor bent geautoriseerd kunt u ook de instellingen van andere gebruikers zien en wijzigen.

Dit scherm bevat:

• Gebruiker: hier wordt de volledige naam van de gebruiker getoond. Als u daarvoor geautoriseerd bent dan kunt u door op de zoekknop te klikken een gebruiker zoeken.

• Items per scherm: hier kan het maximale aantal items opgegeven worden dat tegelijkertijd op de takenlijst moet verschijnen. Standaard is dit 10 taken. Wanneer hier een erg groot aantal gekozen wordt, kan het laden van de lijst wat langer duren.

• Stuur e-mail: hier kunt u aangegeven of er een e-mail verstuurd moet worden naar de gebruiker wanneer er een nieuw item op de takenlijst van de gebruiker geplaatst wordt. Deze optie is alleen beschikbaar wanneer bij de gebruikergegevens in Onderhoud gebruiker het e-mailadres is opgegeven.

  Met de volgende opties kunt u aangeven in welke gevallen u een e-mail wilt ontvangen:

  • Zend mij een e-mailbericht over nieuwe taken die rechtstreeks aan mij zijn toegewezen.

  • Zend mij een e-mailbericht over nieuwe taken die naar mij gedelegeerd zijn als "Alle rechten".

  • Zend mij een e-mailbericht over nieuwe taken die naar mij gedelegeerd zijn als "Alleen lezen".

• Taken die door mij zijn gedelegeerd: hier worden de gegevens over reeds ingestelde delegaties getoond.

• Voeg delegaties toe...: met deze knop kan een delegatie geactiveerd worden. Zie de procedure Delegeren hier beneden.

• Verwijderen: hiermee kunt u een of meer delegaties te verwijderen. Klik op een regel en dan op deze knop om een delegatie te verwijderen.
  U kunt meerdere delegaties tegelijk selecteren om te verwijderen, ga als volgt te werk:

  • Als u een aaneengesloten groep delegaties wilt selecteren, klikt u op het eerste item en klikt u daarna, terwijl u Shift ingedrukt houdt, op het laatste item.

  • Als u een niet-aaneengesloten groep delegaties wilt selecteren, houdt u Ctrl ingedrukt terwijl u op elk gewenst item klikt.

• Alleen lezen: met dit keuzerondje kan aangegeven worden dat de gedelegeerde alleen leesrechten krijgt.

• Alle rechten: met dit keuzerondje kan aangegeven worden dat de gedelegeerde alle rechten krijgt.

• Vanaf datum: hier kan de datum aangegeven worden vanaf wanneer de gedelegeerde rechten krijgt. Als u deze datum leeg laat dan gaat de delegatie onmiddellijk in.

• T/m datum: hier kan de datum aangegeven worden tot en met wanneer de gedelegeerde rechten krijgt. Als u deze datum leeg laat dan blijft de delegatie bestaan totdat u deze weer verwijderd.

• Delegatie toevoegen: met deze knop slaat u de delegatie op.

Delegeren

Een gebruiker kan de acties die op zijn/haar takenlijst komen, delegeren aan een andere gebruiker. Dit kan gedaan worden per soort actie, bijvoorbeeld de goedkeuring van verlofaanvragen en de goedkeuring van ingevoerde uren uit Tijdregistratie.

• Kies de knop Voeg delegaties toe... om de delegeer-mogelijkheden te activeren.

• Kies voor welke soort taken de gedelegeerde rechten moet krijgen. Bijvoorbeeld voor het autoriseren van in Tijdregistratie ingevoerde uren. U kunt als volgt meerdere workflowprocedures tegelijk kiezen:

  • Als u een aaneengesloten groep procedures wilt selecteren, klikt u op het eerste item en klikt u daarna, terwijl u Shift ingedrukt houdt, op het laatste item.

  • Als u een niet-aaneengesloten groep procedures wilt selecteren, houdt u Ctrl ingedrukt terwijl u op elk gewenst item klikt.

  Door (Alle andere procedures) te selecteren kiest u in één keer alle workflowprocedures, waar u geen andere delegatie aan toekent.

• Kies de naam van de gebruiker aan wie de rechten gedelegeerd moeten worden. Er kan één gebruiker tegelijkertijd geselecteerd worden.

• Geef desgewenst de begin- en/of einddatum aan als u wilt dat de gedelegeerde slechts tijdelijk rechten moet ontvangen, bijvoorbeeld alleen gedurende uw vakantie. De gedelegeerde ontvangt gedurende de aangegeven periode alle betreffende acties die in die periode op de takenlijst van de oorspronkelijke gebruiker geplaatst worden.

• Delegatie: geef op welke rechten de gebruiker aan wie u acties wilt gaan delegeren, moet krijgen. Alleen leesrechten of alle rechten.

• Gebruik de knop Delegatie(s) toevoegen om de delegatie vast te leggen. Boven in het scherm verschijnt nu de ingestelde delegatie.

• Herhaal deze procedure voor iedere delegatie die u toe wilt voegen.