Onderhoud tijdregistratie

Doel

In dit venster kunt u de uurtypen, kolommen, perioden, sjablonen en werknemersgroepen onderhouden.

Venster

Uurtypen

Om een uurtype aan te passen, klikt u de tak Uurtypen open en selecteert u een bestaand uurtype.

U kunt vervolgens de naam wijzigen en opgeven welke kolommen u wilt gebruiken voor dit uurtype. U voegt een kolom toe door het betreffende vakje aan te vinken. Voor elke aangevinkte kolom moet u een Volgorde opgeven.

Door op het tabblad Werknemersgroepen te klikken, kunt u opgeven welke werknemersgroepen van dit uurtype gebruik kunnen maken.

U kunt een nieuw uurtype aanmaken door met de rechtermuisknop op Uurtype te klikken. In het menu dat verschijnt, klikt u op Nieuw uurtype. Wanneer u reeds een uurtype hebt geselecteerd, kunt u ook op OK + Nieuw klikken. Dan zullen eerst eventuele wijzigingen aan het geselecteerde uurtype worden opgeslagen, waarna u een nieuw uurtype kunt invullen.

Kolommen

Om een kolom aan te passen, klikt u de tak Kolommen open en selecteert u een bestaande kolom.

U kunt vervolgens de naam wijzigen en opgeven welke gegevensbron u wilt gebruiken voor dit uurtype. U hebt hierbij de keuze uit:

• Lijst
  Hier kunt u een lijst met geldige waarden en bijbehorende omschrijving opgeven. Bij elke waarde kunt u opgeven voor welke werknemersgroep de waarde beschikbaar zal zijn.
  Door op een rij in de lijst te klikken, verschijnt onderaan het scherm meer informatie.
  Met de laatste twee kolommen in de lijst kun u een regel aanpassen resp. verwijderen. Om een regel aan de lijst toe te voegen, klikt u op de knop Nieuw onderaan de lijst.

• Databasetabel

  ! Deze optie is alleen beschikbaar voor klanten van Visma Software die dit al gebruiken.

  U kunt opgeven uit welke tabel gegevens moeten worden gehaald.
  Vul bij Database in welke database u wilt gebruiken. Het formaat is: databasetype:naam, bijvoorbeeld: ODBC:dsn_projects.
  Bij Select-statement kunt u het in SQL het statement opgeven waarmee de gegevens kunnen worden opgehaald, bijvoorbeeld: SELECT F1, F4 FROM "Table1". De eerste kolom (F1 in dit voorbeeld) moet de waarde bevatten en de tweede kolom (F4) de omschrijving. Zorg dan wel dat Als selectielijst is aangevinkt. Als dit niet is aangevinkt, zal er enkel worden gecontroleerd of het opgegeven statement rijen oplevert. Zo ja, dan is de waarde toegestaan en anders niet. De waarde kan worden doorgegeven door {thisValue} toe te voegen aan de WHERE clause in het statement, bijvoorbeeld: SELECT F1, F4 FROM "Table1" WHERE F1={thisValue}. Op dezelfde manier kunnen ook het bedrijfsnummer ({companyID}), uurtype ({hourTypeID}), taal ({languageID}) en de waarde van de eerste 5 kolommen ({otherColumn1}-{otherColumn5}) worden doorgegeven.
  In het Testgedeelte kunt u het opgegeven statement uittesten.

  U kunt ook een Excel-werkboek gebruiken. Let op: op de eerste regel vult u de kolomnamen in! Zet dit werkboek lokaal op de webserver. Maak op de webserver een Systeem-DSN naar het Excel-bestand aan. Noem de DSN bijvoorbeeld dsn_exceltm. In het onderhoudsscherm vult u bij Database ODBC:dsn_exceltm in. Als het werkblad sheet1 heet, kan het Select-statement er als volgt uitzien: SELECT F1, F4 FROM [sheet1$]. Let op de haakjes en het dollar-teken aan het eind.

• Vrij formaat
  Dit houdt in dat een gebruiker zelf waarden kan intypen. U kunt hierbij wel restricties opgeven. Zo kunt u opgeven of

  • het gegeven Alfanumeriek, Numeriek, een Datum, een Tijd of Datum en tijd is,

  • wat het minimum en maximum aantal posities is en

  • wat de minimum- en maximumwaarde mag zijn.

• Vooraf gedefinieerd

  ! Deze optie is alleen beschikbaar voor klanten van Visma Software die dit al gebruiken.

  Lijkt op de optie Databasetabel, alleen hier zijn de select-statements voorgedefinieerd aan de hand van de gekozen Soort. Deze zijn door Visma Software gedefinieerd en niet aan te passen.
  Database wordt momenteel niet gebruikt; er wordt altijd in de huidige database gekeken.
  In Bedrijfnummer geeft u het nummer op van het bedrijf dat gebruikt moet worden. Laat Bedrijfnummer leeg om het huidige bedrijf te gebruiken.
  Het veld Meer wordt momenteel alleen gebruikt bij Orgunit. Bij Meer kunt u dan een functienummer opgeven. Tijdregistratie zal dan eerst kijken of de gebruiker geautoriseerd is op de afdeling voor die functie.

Het aantal kolommen ligt vast. Een nog niet in gebruik zijnde kolom heeft de naam <leeg>. Deze kunt u net als alle andere kolommen aanklikken en wijzigen. Wanneer u een kolom verwijdert, krijgt deze weer de naam <leeg>.

Perioden

Hier kunt u een periode een naam geven een jaar verwijderen en een nieuw jaar genereren.

Wanneer u eenmaal een jaar hebt gegenereerd en opgeslagen, kunt u het Type niet meer aanpassen.

Een nieuw jaar genereert u door Jaar, Startdatum en Einddatum in te vullen en op Genereer te klikken. De startdatum hoeft niet perse op 1 januari te vallen. U kunt bijvoorbeeld de laatste dagen van het voorgaande jaar bij dit jaar voegen. Klik na het genereren op OK om het gegenereerde jaar op te slaan!
Uiteraard hoeft de einddatum ook niet op 31 december te vallen. U kunt hier een eerdere datum of een datum in het volgende jaar invullen.
Zorg wel dat u geen overlapping in de jaren krijgt. Het programma controleert hier niet op!

Na het genereren kunt u eventueel de begin- en einddatums aanpassen. Wanneer u een datum verwijdert, zal de betreffende regel uit de lijst worden verwijderd. U kunt geen regels toevoegen! Wanneer u per ongeluk een rij verwijdert, zit er niets anders op dat het hele jaar te verwijderen en opnieuw te genereren.

U kunt een nieuwe periodedefinitie aanmaken (al dan niet van een ander type) door met de rechtermuisknop op Periode te klikken. In het menu dat verschijnt, klikt u op Nieuwe periode. Wanneer u reeds een periode hebt geselecteerd, kunt u ook op OK + Nieuw klikken. Dan zullen eerst eventuele wijzigingen aan de geselecteerde periode worden opgeslagen, waarna u een nieuwe periode kunt invullen. Vervolgens kunt u de naam en het type van de nieuwe periode opgeven. Klik daarna op OK om de periode op te slaan. Nadat u de nieuwe periode hebt opgeslagen, kunt u een jaar genereren zoals hierboven beschreven.

Sjablonen

Met behulp van sjablonen kunt u invoeren van de tijdregistratie versnellen. In een sjabloon kunt u namelijk opgeven welke uurtypen en kolommen er standaard worden gekozen. De werknemer hoeft dan alleen nog maar de eenheden (meestal uren) in te vullen.

U kunt een nieuwe sjabloon aanmaken door met de rechtermuisknop op Sjabloon te klikken. In het menu dat verschijnt, klikt u op Nieuwe sjabloon. Wanneer u reeds een sjabloon hebt geselecteerd, kunt u ook op OK + Nieuw klikken. Dan zullen eerst eventuele wijzigingen aan de geselecteerde sjabloon worden opgeslagen, waarna u een nieuwe sjabloon kunt invullen.

Bij het onderhoud van de arbeidsvoorwaarden kunt u sjablonen toekennen aan een werknemer.

Werknemersgroepen

Hier kunt u werknemers groeperen in werknemersgroepen. Deze werknemersgroepen gelden alleen binnen Tijdregistratie.

Voor elke werknemersgroep kunt u een naam en omschrijving opgeven. En uiteraard kunt u aanvinken welke werknemers tot de groep behoren. Door het vinkje bij Toon alleen geselecteerde uit te zetten, kunt u alle werknemers tonen in plaats van alleen de geselecteerde.

U kunt een nieuwe werknemersgroep aanmaken door met de rechtermuisknop op Werknemersgroep te klikken. In het menu dat verschijnt, klikt u op Nieuwe Werknemersgroep. Wanneer u reeds een groep hebt geselecteerd, kunt u ook op OK + Nieuw klikken. Dan zullen eerst eventuele wijzigingen aan de geselecteerde groep worden opgeslagen, waarna u een nieuwe werknemersgroep kunt invullen. Verwijder het vinkje bij Toon alleen geselecteerde om werknemers te kunnen kiezen.