Berekenen fiscale ruimte

Doel

Het berekenen van de fiscale ruimte woon-werkverkeer, teneinde de werknemer een hogere vergoeding voor zijn reiskosten woon-werkverkeer te bieden. Om dit te verwezenlijken kan aan het eind van het kalenderjaar, na aftrek van de ontvangen vergoedingen voor reiskosten woon-werkverkeer, een uitruil plaatsvinden van bruto loonbestanddelen tegen een onbelaste vergoeding. Zo kan bijvoorbeeld de eindejaarsuitkering geheel of gedeeltelijk uitgeruild worden met de fiscale ruimte uit de reiskosten woon-werkverkeer.

Aandachtspunten en beperkingen van het rapport

• Vanaf versie 19.00 van Talent & Salaris client is het mogelijk om per werknemer aan te geven of hij/zij gebruik wil maken van fiscale uitruil, zie Fiscale ruimte berekenen.

• Het berekenen van de fiscale ruimte en uitruil hoeft zich niet te beperken tot de laatste verloning van het jaar. Ook tussentijdse berekeningen en berekeningen voor werknemers die uit dienst gaan, behoren tot de mogelijkheden.

• Alvorens de berekening van de fiscale uitruil gestart kan worden, dienen eerst de programma's voor het aanmaken van de periodevariabelen en de salarisberekening gedraaid te worden, om een zo volledig mogelijke berekening te kunnen maken.

• Afrekening ziektedagen: LET OP: indien bij de afrekening ziektedagen is aangegeven dat deze in de volgende periode dient plaats te vinden, kunnen bij de jaarovergang ziektedagen worden meegenomen in de fiscale ruimte berekening, die nog afkomstig zijn van het voorgaande loonjaar.

• Correctie ziektedagen: een medewerker die ziek is en in die periode deels hersteld is geweest, dan zal de hele ziekteperiode niet als correctie ziektedagen worden aangemerkt.

• Beschikking Leaseauto: indien u bij een medewerker in het contract woon-werk kilometers heeft vastgelegd (Contract/Salaris/Salariscodes) en deze medewerker heeft een reden geen bijtelling auto (Dienstverband/Salaris/Salariscodes) dan wordt de fiscale ruimte berekend. De fiscale ruimte wordt dan berekend alsof er geen leaseauto aan de werknemer beschikbaar is gesteld

• Controle-overzicht: uit de berekening komt een overzicht met behulp van Reporting Services, waarmee de berekening gecontroleerd kan worden. Dit overzicht kan eventueel naar Excel geëxporteerd worden.

• Excel importbestand: de uitvoer van de berekening kan naar een Excel-bestand geschreven worden in een lay-out die via de standaardfunctie 'Import periodevariabelen' geïmporteerd kan worden, na eventuele manipulatie door de gebruiker.

Selectiecriteria:

• Operator: door het selecteren van een operator worden de bedrijven en werknemersgroepen geselecteerd welke verwerkt moeten worden. De berekeningen zullen uitgevoerd worden t/m de periode uit de runbesturing en met de gegevens welke aanwezig zijn in de werknemers-, periode- en historische tabellen. Bedrijven waar bij de verwijzing 'Parameters fiscale ruimte' geen bedrijfsnummer ingegeven is, worden overgeslagen.

• Soort uitvoeringsrun: normaal / individueel.

• Werknemersgroep: Alle werknemersgroepen of een specifieke groep.

• Gesorteerd op: kies uit Werknemernummer, Naam werknemer.

• Werknemers: kies uit Alle werknemers onder de runbesturing, Alleen werknemers uit dienst in deze periode, Alle werknemers uit dienst t/m deze periode.

  Met de keuzerondjes kan geselecteerd worden welke groep(en) werknemers verwerkt moeten worden. LET OP: door aanpassingen in het kader van uitbetalingen na uit dienst horen onder 'alle' werknemers ook de werknemers die een nabetaling krijgen op basis van een reservering met een saldo.

  • Alle werknemers onder de runbesturing: met deze optie worden alle werknemers berekend / afgedrukt die onder de gekozen 'Operator' en 'Soort run' vallen, en voor wie ook een salarisberekening uitgevoerd zou worden.

  • Alleen werknemers uit dienst in deze periode: met deze optie worden alle werknemers berekend / afgedrukt die:

    • onder de gekozen 'Operator' en 'Soort run' vallen, en voor wie ook een salarisberekening uitgevoerd zou worden.

    • deze periode uit dienst gaan.

  • Alle werknemers uit dienst t/m deze periode: met deze optie worden alle werknemers berekend / afgedrukt die:

    • onder de gekozen 'Operator' en 'Soort run' vallen, en voor wie ook een salarisberekening uitgevoerd zou worden.

    • dit jaar t/m deze periode uit dienst gegaan zijn.

• Alleen totaalregels afdrukken: als deze optie niet is aangevinkt dan zullen ook de details van de berekening van de totaalregels afgedrukt worden.

• Importbestand uitruil maken: als deze optie is ingeschakeld dan is de uitvoer geschikt om te exporteren naar Excel. Het Excel-bestand met uit te ruilen bedragen is in te lezen met de functie Import periodevariabelen. Zie verderop bij Excel importbestandstand.

Berekening

Algemeen

In het kort komt de berekening neer op de volgende stappen:

= bepaal reisdagen en kilometers t/m de periode van de runbesturing

-/- aantal ziektedagen met 100% ziek en 0% therapeutisch werken

= reisdagen

= maximeer het aantal reisdagen en bijbehorende kilometers

+/+ extra kilometers

= bepaal fiscale ruimte

-/- ontvangen (reis)kosten

= maximum uitruil

= maximeren uitruil

LET OP: Bovengenoemde gegevens ten behoeve van de berekening worden uit de periodevariabelen gehaald, zowel de historische uitvoer vanaf het begin van het jaar (HOx tabellen), als de huidige periode invoer (PIx tabellen). Om rekening te houden met TWK’s op afgesloten periodes en om dubbeltellingen te voorkomen, wordt van de PIx slechts de periode van de runbesturing gelezen en van de HOx alle voorgaande periodes.

Berekenen reisdagen en kilometers per jaar

Per contract worden de volgende berekeningen uitgevoerd vanaf periode 1 t/m de periode van de runbesturing:

• Reisdagen periode = Som van de dagen van de opgegeven componenten van het contract. Indien de ziektedagen gecorrigeerd moeten worden, verminder dan de reisdagen met het aantal ziektedagen in die periode waar de werknemer de hele periode 100% ziek is en de hele periode 0% therapeutisch werkt.

• Maximum reisdagen periode = Maximum reisdagen per jaar / periodes per jaar × reisdagen periode / werkdagen van de periode. Resultaat afronden naar boven op hele dagen.

• Indien reisdagen periode > maximum reisdagen periode dan: Reisdagen periode = Maximum reisdagen periode.

• Kilometers periode = Reisdagen periode × km w-w er × 2.

• Ziektedagen periode = alle werkdagen van de periode waarop de werknemer ziek is, ongeacht het % ziek en het % therapeutisch werken.

Hiermee zijn (per contract) het maximale aantal reisdagen en kilometers per periode bepaald. Tel de reisdagen (van de contracten) samen tot totaal reisdagen en de kilometers (van de contracten) samen tot totaal kilometers.

Totaal maximum reisdagen = maximum reisdagen per jaar × aantal periodes t/m de periode van de runbesturing / aantal periodes per jaar. Resultaat afronden op hele dagen naar boven. Indien de totaal reisdagen > Totaal maximum reisdagen (kan door afronden of meerdere contracten komen) dan:

• Teveel kilometers = (Totaal reisdagen – Totaal maximum reisdagen) × Totaal kilometers / Totaal reisdagen. Resultaat rekenkundig afronden.

• Totaal kilometers = Totaal kilometers – teveel kilometers.

• Totaal reisdagen = totaal maximum reisdagen.

Hiermee wordt het teveel aan reisdagen teruggebracht naar het maximum en het teveel aan kilometers tegen het gemiddelde aantal kilometers per dag verlaagd.

Componenten met kilometers

Extra kilometers = de som van de aantallen in de opgegeven componenten met kilometers van de te tellen contracten (zowel HOU als PIU tabellen) van het te berekenen jaar. Kilometers per jaar = kilometers per jaar + extra kilometers.

Fiscale ruimte

Fiscale ruimte = kilometers per jaar × fiscaal vrijgesteld bedrag per kilometer.

Reiskosten

Reiskosten = de som van de aantallen in de opgegeven componenten met reiskosten van de te tellen contracten (zowel HOx als PIx tabellen) van het te berekenen jaar. De telling gebeurt per contract.

Fiscale ruimte = fiscale ruimte -/- reiskosten

Maximering uitruil

Indien geen componenten vastgelegd zijn, dan

• Uitruil totaal = fiscale ruimte

anders

• Uitruil = de som van de aantallen in de opgegeven componenten voor maximering uitruil van de te tellen contracten (zowel POB als HOB tabellen) van het te berekenen jaar. De telling gebeurt per contract. Indien geen POH regel is van de periode uit de runbesturing, dan is de salarisberekening nog niet uitgevoerd. De maximering kan dan ook niet juist berekend worden. In dit geval wordt op het overzicht de maximering en definitieve uitruil op 0,00 gesteld en wordt in de kolom Opmerking de tekst 'Sal.berek!!' gezet.

  Uitruil totaal = som uitruil van de contracten.

Indien geen periode-invoerregel (PIH) aanwezig is voor de betreffende werknemer/periode, dan wordt de uitruil op € 0,00 gesteld en wordt dit op het overzicht gemeld. Als er wel een PIH-regel is, dan kan het natuurlijk nog steeds voorkomen dat de uitruil € 0,00 is omdat de geselecteerde component(en) niet voorkomen bij deze werknemer.

Uitruil definitief = fiscale ruimte.
Als fiscale ruimte > uitruil totaal dan: uitruil definitief = maximum uitruil

De uitruil definitief wordt op € 0,00 gesteld indien:

• Voor de periode van de runbesturing geen salarisberekening uitgevoerd is (geen POH regel).

• Vanaf periode 1 t/m de periode van de runbesturing ten minste éénmaal component 77 voorkomt met een bedrag <> € 0,00.

Op- en tegenboeking

Als de op- en tegenboekingen in een Excel-bestand gezet worden, dan moet dit ook gedaan worden voor regels waar de uitruil € 0,00 is. De gebruiker kan dan deze regels verwijderen of er alsnog een bedrag in zetten. Het bedrag uitruil definitief kan op verschillende componenten worden geboekt, afhankelijk van definitief berekende bedrag aan fiscale uitruil. De situatie kan namelijk ontstaan dat een werknemer meer reiskosten heeft ontvangen dan er aan vrije ruimte is, waardoor er een negatief bedrag aan uitruil ontstaat. Om hieraan tegemoet te komen om positieve en negatieve vergoedingen op verschillende componenten vast te leggen, kunnen meerdere componenten worden vastgelegd.

 

Indien er sprake is van een positief bedrag aan definitieve fiscale uitruil, wordt dit als positief bedrag geboekt op de component die vastgelegd is bij 'Component netto opboeking'. Het bedrag uitruil definitief wordt als negatief bedrag geboekt op de component die vastgelegd is bij 'Component bruto tegenboeking'.

 

Indien er echter sprake is van een negatief bedrag aan definitieve fiscale uitruil (er moet dus fiscale ruimte worden teruggegeven), wordt dit als positief bedrag geboekt op de component die vastgelegd is bij 'Component bruto opboeking'. Het bedrag uitruil definitief wordt als negatief bedrag geboekt op de component die vastgelegd is bij 'Component netto tegenboeking'. Indien deze componenten echter niet vastgelegd zijn, worden de componenten 'Bruto tegenboeking' (met + bedrag) en 'Netto opboeking' (met - bedrag) gebruikt.

Controle-overzicht

Met het controle overzicht kan de berekening van de fiscale ruimte en de definitieve uitruil bekeken worden. Dit rapport is met Reporting Services gemaakt. De uitvoer kan eventueel naar Excel geëxporteerd kan worden. Indien aangegeven is dat het rapport alleen totaalregels moet bevatten, worden de detail regels niet afgedrukt. Per contract wordt een aparte regel gemaakt. Indien het aantal kilometers woning-werk enkele reis wijzigt, ontstaat een nieuwe regel.

Het controle overzicht kent de volgende kolommen:

• Blok 'Werknemer'

  • Nummer en naam werknemer

  • Dienstverband

  • Contract (er kunnen meerdere contracten voorkomen, dus meerdere regels)

  • Kilometers woning-werk enkele reis (er kunnen meerdere afstanden voorkomen, dus ook meerdere regels)

  • Periode ingang woning-werk (eerste periode waarop het aantal kilometers w-w in gaat)

• Blok 'Reisdagen'

  • Reisdagen per jaar (werkelijk op contractregel(s), gemaximeerd op totaalregel)

  • Correctie reisdagen ziek (op regel hoofdcontract en op totaalregel)

  • Totaal reisdagen (alleen totaalregel, = reisdagen per jaar -/- correctie reisdagen ziek)

• Blok 'Kilometers'

  • Kilometers per jaar (werkelijk op contractregel(s), gemaximeerd op totaalregel)

  • Correctie km componenten (per contract en totaal)

  • Totaal kilometers (per contract en totaal)

• Blok 'Uitruil'

  • Vrije ruimte (alleen totaalregel)

  • Betaalde reiskosten (per contract en totaalregel)

  • Bedrag maximering (per contract en totaalregel)

  • Bedrag uitruil (totaalregel)

• Blok 'Ziek'

  • Dagen ziek (per contract en totaalregel)

  • Totaal ziek (per contract en totaalregel)

• Opmerking

  Indien niet de gehele ruimte benut kan worden door maximering, wordt het bedrag van de niet benutte ruimte afgedrukt

  • Niet benut = Vrije ruimte -/- betaalde reiskosten -/- maximering indien > 0,00

  • Met 'Sal. Berek !!!' wordt aangegeven dat er voor de betreffende werknemer geen POH is, dus geen salarisberekening is uitgevoerd, en dat gekozen is voor maximering van de uitruil. Het bedrag wordt daarom op € 0,00 gesteld. Door eerst de salarisberekening uit te voeren zal er een POH zijn en kan de maximering berekend worden.

  • Met 'Fiscale bijtelling' wordt aangegeven dat in het rapportagetijdvak component 77 (fiscale bijtelling auto) voorkomt. Alle berekende gegevens worden wel afgedrukt, maar automatische bepaling van de uitruil kan niet uitgevoerd worden. Het bedrag wordt daarom op € 0,00 gesteld.

    Let op! Indien u bij een medewerker in het contract woon-werk kilometers heeft vastgelegd (Contract/Salaris/Salariscodes) en deze medewerker heeft een reden geen bijtelling auto (Dienstverband/Salaris/Salariscodes) dan wordt de fiscale ruimte berekend. De fiscale ruimte wordt dan berekend alsof er geen leaseauto aan de werknemer beschikbaar is gesteld.

  • Indien de uitruil 0,00 of negatief is geworden vanwege een groter aantal ziektedagen dan reisdagen of vanwege een groter bedrag aan ontvangen reiskosten, wordt dit ook aangegeven met de meldingen "Correctie ziektedagen groter dan reisdagen", "Betaalde reiskosten groter dan uitruil / fiscale ruimte".

Excel importbestandstand

Het Excel importbestand dat aangemaakt moet worden heeft de volgende indeling. Door uit de keuzelijst 'Select a format' van Reporting Services te kiezen voor 'Excel' en daarna 'Export', wordt een Excel-bestand aangemaakt met de berekende gegevens in onderstaande indeling. Dit bestand kan met de standaard functie 'Import periodevariabelen' ingelezen worden. Wel dient voor het importeren eerst de header van het Excel-bestand verwijderd te worden (het grijze vlak met bedrijfs- en runbesturingsgegevens).

Kolom	Veld	Waardebereik / notatie / opmerking
A	Bedrijfsnummer	1 – 99999
B	Periode	eejjpp bijv. 201012
C	Werknemersnummer	1 – 99999999
D	Dienstverbandnummer	1 – 9
E	Contractnummer	1 – 9
F	Kostenplaats	0 – 9999999
G	Kostendrager	0 – 9999999
H	Soort mutatie	B(edrag), U(ren) of D(agen) (1 letter)
I	Componentnummer	1 – 999
J	Waarde	met 2 decimalen, en decimaal scheidingsteken

Functionaliteit

Vernieuwen: klik op deze knop nadat u de selectiecriteria heeft ingesteld.