Massa-aanvraag verlof

Doel

Op deze pagina kunt u in één keer een verlofaanvraag voor meerdere werknemers tegelijk aanmaken. Ook is het mogelijk om de verlofaanvraag te herhalen, bijvoorbeeld iedere drie maanden een dag vrij.

Repeterend massa-verlof aanmaken

De pagina heeft vier stappen, de laatste drie stappen betreffen het indienen van de aanvraag. In deze laatste drie stappen zijn de knoppen < Terug en Volgende > beschikbaar waarmee u door de stappen kunt bladeren.

Stap 1 ‑ Bestaande massa-aanvragen inzien

Hier ziet u de historie van de massa-aanvragen in een tabel. Daarin is o.a. de status te zien, deze kan zijn Wacht, Bezig met verwerken, Verwerkt of Vervallen.

• Met de velden Vanaf en T/m bepaalt u de tijdsperiode waarover uw historische massa-aanvragen wilt zien.

• Andere aanvragen: toon ook aanvragen die door andere medewerkers zijn aangemaakt.

• Mijn aanvragen: toon aanvragen die door uzelf zijn aangemaakt. Dit vakje is standaard aangevinkt.

• Ingetrokken aanvragen: toon ook ingetrokken aanvragen. Ingetrokken aanvragen krijgen de status Vervallen; u kunt ze hergebruiken door op het pictogram te klikken.

• Vernieuwen: klik op deze knop om de tabel opnieuw te laten vullen nadat u datums of vinkjes hebt gewijzigd.

Een nieuwe aanvraag indienen

U kunt op twee manieren met het invullen van de aanvraag starten:

• Klik op de knop Aanvraag indienen

• óf klik in de tabel op om een bestaande aanvraag te kopiëren. U kunt daarna alle velden nog gewoon wijzigen, maar in veel gevallen kunt u volstaan met het aanpassen van de verlofdatums.

In beide gevallen gaat u naar Stap 2.

Een aanvraag intrekken

• Wilt u een aangemaakt verlof annuleren, klik dan op . Als u het vakje voor Kennisgeving via e-mail verzenden bij intrekken aanvraag hebt gemarkeerd dan ontvangen alle werknemers van wie het verlof ingetrokken wordt, een e-mail.

Stap 2 ‑ Verlofaanvraag indienen

• Selecteer een verlofdefinitie. De lijst bestaat uit de vastgelegde verlofdefinities voor boekbaar en voor buitengewoon verlof en de generieke keuze Boekbaar verlof (alleen hele dag). Als u voor deze laatste mogelijkheid kiest zal het programma bij iedere werknemer het verlof afboeken van het soort boekbaar verlof dat bij deze werknemer het hoogste verlofsaldo heeft.

  Na het kiezen van de verlofdefinitie wordt de pagina aangepast aan de gekozen definitie en de in het bedrijf gebruikte roosters (gebaseerd op dagen/uren).

  • Als er een omschrijving bij de verlofdefinitie is vastgelegd dan kunt u die zien door op het pictogram te klikken.

  • Bij Datum vanaf en Datum t/m geeft u de dagen op waarop het verlof valt.

  • Als de verlofdefinitie in dagen is kunt u kiezen voor alleen Halve dag 's middags op de eerste dag en/of alleen Halve dag 's morgens op de laatste dag.

  • Als de verlofdefinitie in uren is kunt u de Begintijd op de eerste dag, de Eindtijd op de laatste dag, de Beginuren op de eerste dag en de Einde-uren op de laatste dag invullen. Het systeem gebruikt deze waarden om voor iedere werknemer de aanvraag correct te verwerken, iedere werknemer kan immers een ander rooster hebben. Als u de aanvraag voor een hele dag op 8 uur zet of de begin- en eindtijd op de openingsuren van het bedrijf dan zal het systeem de aanvraag correct verwerken, onafhankelijk van of de werknemer wel of niet werkdag heeft of het aantal roosteruren op die verlofdag.

• Automatisch goedkeuren: als u hiervoor kiest wordt de aanvraag gelijk goedgekeurd en verwerkt.

• Als u kiest voor E-mailberichten sturen dan ontvangen alle werknemers die het verlof ontvangen een e-mail.

• Bij Omschrijving kunt u een reden opgeven voor het verlof of andere informatie.

Aanvraag herhalen

Standaard wordt het verlof alleen op de opgegeven datums aangemaakt, bij Aanvraagfrequentie kunt u opgeven dat het verlof wordt herhaald.

• Geef bij Aantal keren aan, hoe vaak het verlof ingepland wordt.

• Geef bij Interval aan, om de hoeveel jaren/maanden/weken/dagen het verlof moet plaatsvinden.

 

• Klik op Volgende >. U gaat naar Stap 3.

Stap 3 ‑ Filter toepassen

• Selecteer in het veld Filteren op een voorwaarde waar de beoogde werknemers aan moeten voldoen. Meerdere filters tegelijk zijn mogelijk. Als u geen enkel filter instelt worden alle werknemers geselecteerd.

  • Maak een keuze uit de lijst en klik Toevoegen.

  • Afhankelijk van de gemaakte keuze kunt u de selectie nader specificeren. U kunt kiezen uit:

    • Afdeling,

    • Datums in/uit dienst,

    • Deeltijdfactor,

    • Functie,

    • Leeftijd,

    • Rapportagegroepen, (Soort aanstelling groepen zijn te onderhouden in Applicatiebeheer; afdelingsgroepen zijn sinds versie 9.00 niet meer te onderhouden)

    • Soort aanstelling,

    • Verlofdefinitie,

    • Werknemersgroep.

    • Werknemerslijst, (u kunt werknemers toevoegen aan de lijst door op Werknemers toevoegen te klikken en dan in het dialoogvenster "Werknemer zoeken" de gewenste werknemer(s) aan te vinken. Dit kunt u meerdere keren herhalen totdat alle gewenste werknemers in de lijst staan)

    Als u een filter hebt ingesteld en opgeslagen dan is onderaan een tabel met de gegevens van het filter zichtbaar.

  • Klik op Opslaan om een filter toe te voegen.

  • Bent u klaar met de filters toevoegen, klik dan op Volgende >. U gaat naar Stap 4.

Stap 4 ‑ Selectieweergave

• U ziet wie er aan uw filtercriteria hebben voldaan. Het is mogelijk om nu handmatig werknemers uit te sluiten van deze aanvraag.

• Klik op Massa-aanvraag indienen als de juiste werknemers geselecteerd zijn.

• Het systeem geeft nog een melding met de vraag of u het zeker weet, klik op OK.

Functionaliteit

Opties in de tabel op het tabblad Bestaande massa-aanvraag

•  : Verwijder deze aanvraag.

•  : Kopie van deze aanvraag maken.

Onderhoud

Door uw applicatiebeheerder zijn de Verlofdefinities te onderhouden.