Goedkeuren verlofaanvraag

Doel

Als een werknemer een verlofaanvraag indient dan wordt deze voor accordering doorgestuurd. Dit is in te richten op het tabblad Goedkeuring van de betreffende verlofdefinitie. Doorgaans wordt daar de manager als goedkeurder ingesteld. De aanvraag komt dan op de Takenlijst van de manager.

Het rechtergedeelte van het scherm bevat:

Afdelingskalender

Door op de knoppen "<" (links) en ">" (rechts) te klikken kunt u de de kalender van de vorige respectievelijk de volgende week laten tonen.

• Afdelingskalender tonen: als u het vinkje weghaalt voor deze optie, zal het fiatteren van een verlofaanvraag van een werknemer in een grote afdeling sneller gaan, omdat de afdelingskalender dan niet meer opgehaald wordt.

• Alleen werknemers weergeven met hetzelfde rooster als ...: dit kan het controleren of de werknemer gemist kan worden op de aangevraagde dagen vergemakkelijken.

• Sorteren op rooster of naam: door de werknemers op rooster te laten sorteren kunt u gemakkelijker controleren of de werknemer gemist kan worden.

Aanspraak op deze verlofaanvraag

• Raadpleeg alle aanspraken voor werknemer: als u op deze tekst klikt dan verschijnt het venster Raadplegen rechten dat laat zien hoe de aanspraken van alle verlofdefinities voor deze werknemer worden toegekend.

Verlofaanvraag

• Actie: hier kan staan Verlofaanvraag goedkeuren of Intrekking verlofaanvraag goedkeuren.

• Verloftype: getoond wordt de naam van de verlofdefinitie waarvoor verlof is aangevraagd.

• Datum vanaf: hier staat de begindatum van de te accorderen verlofdag of –periode.

• Datum t/m: hier staat de einddatum van de te accorderen verlofdag of –periode.

• Omschrijving: hier staat de eventueel ingegeven toelichtende notitie van de aanvrager die hij heeft ingegeven bij de verlofaanvraag.

• Duur: hier staat aangegeven wat de duur in dagen/uren is van de aanvraag.

• Notitie bij goedkeuring: hier kunt u een aanvullende notitie bij de accordering ingegeven, bijvoorbeeld de reden waarom u de verlofaanvraag afwijst.

Knoppen

• Goedkeuren: dit wordt aangeklikt wanneer de manager het verzoek tot verlof accordeert. Hierna sluit het scherm zich waarna men op een volgend scherm wordt geïnformeerd met de melding :”Verzoek ingewilligd” en kan door middel van een klik op de knop Sluiten het hele accorderingsproces worden afgesloten.

• Afwijzen: dit wordt aangeklikt wanneer de manager de verlofaanvraag niet wil accorderen. Hierna sluit het scherm zich waarna men op een volgend scherm wordt geïnformeerd met de melding :”De afwijzing van de verlofaanvraag is gelukt” en kan door middel van een klik op de knop Sluiten het hele accorderingsproces worden afgesloten.

• Later doen: dit wordt aangeklikt wanneer de manager de verlofaanvraag op dit moment noch wil accorderen noch annuleren en het scherm wil verlaten. Als u het scherm verlaat zonder op deze knop te klikken, blijft de taak geblokkeerd. U moet dan in de takenlijst eerst op Deblokkeren klikken.

Verder toont het scherm de volgende informatie:

• Periode: de maand waarin de verlofaanvraag ligt. Door op de linker pijl te klikken kan de voorgaande periode worden geraadpleegd. Door op de rechterpijl te klikken haalt kan de volgende periode worden geraadpleegd.

• Afdeling: hier wordt getoond de afdeling waar de werknemer die het verzoek tot verlof heeft aangevraagd werkzaam is.

• Naam werknemer: hier wordt getoond de naam van de werknemer die het verzoek tot verlof heeft aangevraagd.

Raadpleeggegevens

• Naam: vermeldt de naam van de verlofdefinitie plus de achtergrondkleur.

• Totaal: de totaalaanspraak van de verlofdefinitie dat tot op de huidige datum is berekend.

• Soort: de eenheid waarin het recht is verleend. Dit kunnen of dagen of uren zijn.

• Ziekteaanpassing: een eventuele bonus/malus in dagen/uren die worden berekend voor niet/wel ziek zijn.

• Opgenomen: de hoeveelheid verlof in dagen/uren dat in werkelijk tot op de huidige datum is opgenomen.

• Huidig saldo: dit is de aanspraak verminderd met het aantal dagen/uren dat in werkelijkheid tot op heden is opgenomen.

• Gepland: dit is het aantal uren/dagen die zijn aangevraagd in de toekomst.

• Vervalt: dit is het aantal uren/dagen dat in het huidige jaar is vervallen of gaat vervallen omdat het niet binnen de vervaltermijn is opgenomen. Als u op een verlofaanspraak met vervallende aanspraken klikt dan ziet u in de detailgegevens een regel staan met Gaat Vervallen of Vervallen en de vervaldatum.

• Uiteindelijk saldo: dit is de aanspraak verminderd met het aantal dagen/uren dat daadwerkelijk tot op heden is opgenomen. Hierop wordt nog in mindering gebracht het aantal uren/dagen die zijn aangevraagd in de toekomst.

Opmerking

• Nadat verlofdefinities of aanspraken zijn gewijzigd moet de verlofservice op de webserver deze wijzigingen eerst verwerken. Als u kort na dit soort wijzigingen verlof gaat goedkeuren dan zal het systeem mogelijk melden dat de aanspraken moeten worden bijgewerkt. Als u op Later doen klikt en enige tijd wacht voordat u de aanvraag opnieuw beoordeeld, zal ondertussen de verlofservice de wijzigingen hebben verwerkt en komt de melding niet meer.