Massadeclaratie indienen

Doel

Het raadplegen, toevoegen, wijzigen, verwijderen en goedkeuren van declaraties in een massadeclaratie. In de lijst worden alleen declaraties getoond die in de geselecteerde massadeclaratie zitten.

Functionaliteit

Wanneer de functie geopend wordt worden de declaraties getoond van de geselecteerde massadeclaratie. In de rechterbovenhoek wordt een zoekveld getoond. Door hier een waarde in te voeren gevolgd door Enter dan wel door een klik op het symbool worden alle declaraties getoond waarbij de inhoud van de kolommen: werknemer, declaratiecode, ingediend door, status of salarisperiode aan het zoekcriterium voldoen en die u ook nog eens mag inzien. Wanneer u bijvoorbeeld wilt weten of er nog declaraties staan die wachten op bevestiging dan typt u de tekst: "bevestiging" gevolgd door enter. Nu toont de lijst alle declaraties in de geselecteerde massadeclaratie met de status "Wacht op bevestiging. Let op! Wanneer u op het symbool klikt zonder dat er iets is ingevuld als selectiecriterium krijgt u alle declaraties in de massadeclaratie te zien. Wanneer de zoekoptie slechts één declaratie oplevert en u beschikt over de rechten deze declaratie te mogen inzien dan zal het systeem deze declaratie openen.

Wanneer u de juiste rechten bezit kunt u ook de massadeclaraties wijzigen/verwijderen.

Door op een kolomkop te klikken kunt u de sortering van de lijst aanpassen.

Knoppen

Het kopiëren van een bestaande declaratie kunt u doen door op het symbool aan het einde van de regel te klikken. Het kopiëren is met name bedoeld als hulpmiddel bij het invoeren van een nieuwe declaratie; daarom worden de bijlages niet meegenomen.

Het wijzigen van een bestaande declaratie kunt u doen door op het symbool aan het einde van de regel te klikken. Het wijzigen van een declaratie is mogelijk zolang de declaratie nog niet is uitbetaald. Zodra een massadeclaratie is ingediend kunnen gebruikers die geautoriseerd zijn declaraties in massadeclaratie wijzigen en bevestigen. Hiervoor moet u deze gebruikers autoriseren voor de functie Valideer massadeclaraties. (PAY.31247). Een declaratie is niet meer te wijzigen nadat de salarisperiode is afgesloten. Voor eventuele correcties zult u een nieuwe massadeclaratie met een nieuwe declaratie moeten toevoegen. Het is ook niet mogelijk storneringen te wijzigen. Wanneer de declaratie de status Wacht op bevestiging heeft en u bent geautoriseerd om te valideren dan zal het scherm zich in validatiemodus openen.

Het verwijderen van een bestaande declaratie kunt u doen door op het symbool aan het einde van de regel te klikken. U kunt alleen declaraties verwijderen met de status Afgewezen en Niet ingediend.

Het storneren van een bestaande declaratie kunt u doen door op het symbool aan het einde van de regel te klikken. U kunt declaraties storneren met de status Wacht op uitbetaling en Betaald. Het verschil tussen storneren en kopiëren is dat een stornering een kopie maakt waarbij alle bedragen zijn vermenigvuldigd met -1. Ook is het niet mogelijk een stornering inhoudelijk aan te passen. Bij het storneren wordt ook een link met de originele declaratie bewaard zodat u vanuit de stornering ook nog het origineel kunt raadplegen. Een declaratie kunt u meerdere keren kopiëren terwijl storneren maar één keer kan plaatsvinden. Bij het storneren zal wel een kopie van de bijbehorende bijlagen worden meegenomen, bij kopiëren niet. Bij storneren worden minimale controles uitgevoerd. Dit betekent o.a. dat er niet wordt gecontroleerd op minimum en maximum, het in de arbeidsvoorwaarden opgenomen zijn van declaratie-items.

Let op! Een stornering is bedoeld om een foutieve declaratie die onverhoopt uitbetaald is te corrigeren. Omdat componenten niet datumgebaseerd zijn kan dit corrigeren fout gaan wanneer tussen het moment van uitbetalen van de oorsponkelijke declaratie en het storneren van de declaratie de definitie van het component gewijzigd is. Probeer indien mogelijk bij tariefswijzigingen een nieuwe component te definiëren en dit middels een nieuwe itemversie aan een item te linken.
Voorbeeld:
Per 01-jan-2011 wordt de kilometervergoeding gewijzigd van € 0,20 in € 0,21. Wanneer u deze wijziging doorvoert in het component en u storneerd een declaratie van voor 01-jan-2011 dan zal de stornering € -0,21 per kilometer storneren terwijl de oorspronkelijke boeking € 0,20 per kilometer was.

Met de knop Toevoegen voegt u een declaratie toe aan de huidige massadeclaratie.

Met de knop Afdrukken wordt er een overzicht geopend met alle declaratie (incl. declaratie regels) van het huidge massadeclaratie.

Met de knop Akkoord wordt de huidige massadeclaratie opgeslagen en keert u terug naar Overzicht massadeclaraties.

Met de knop Sluiten keert u terug naar Overzicht massadeclaraties.

De knop Indienen is alleen beschikbaar zolang de massadeclaratie nog niet is ingediend. Hiermee kunt u alle declaraties in de massadeclaratie doorzetten voor validatie. Hiermee stelt u de massadeclaratie beschikbaar ter controle.

De knop Valideren is alleen beschikbaar zodra de massadeclaratie is ingediend en dus de status Wacht op bevestiging heeft. Hiermee stelt u alle declaraties in de massadeclaratie beschikbaar voor salarisverwerking. Zodra u hebt gevalideerd krijgen alle declaraties in de massadeclaratie de status Wacht op uitbetaling. Hier is het nog mogelijk om wijzigingen aan te brengen in een declaratie.

Let op! Een declaratie komt nog niet beschikbaar voor de salarisverwerking wanneer u slechts een deel van declaraties bevestigt. U kunt een deel van de declaraties bevestigen door eerst via zoeken een subselectie te maken. Zodra u de laatste declaratie hebt bevestigd wordt na klik op de knop Valideren de batch in zijn geheel ter beschikking gesteld aan de salarisverwerking.

Let op! Het is ook mogelijk om declaraties één voor één te bevestigen. Zodra een declaratie is ingediend kunt u een declaratie openen en goedkeuren (valideren). Hierdoor krijgt de declaratie de status Is bevestigd. De declaratie is dus niet doorgezet voor salarisverwerking. Om de declaraties door te zetten dient een expliciet op de knop Valideren te klikken.

Declaratiegeschiedenis: wanneer u op deze knop klikt opent zich een scherm waarin u de log ziet van acties welke zijn uitgevoerd. U vindt in deze log de aanmaakdatum van de declaratie, de indieningsdatum, wijzigingen na het indienen en de goedkeuringsdatum.