Onderhoud workflow

Doel

Werknemers kunnen via de functie Standaarddeclaratie indienen de mogelijkheid krijgen hun declaraties in te dienen. Achter dit proces kan een workflow voor de goedkeuring gehangen worden. Met de functie onderhoud workflow kunt u deze workflows aanmaken, bewerken en verwijderen.

Functionaliteit

Een nieuwe workflow kunt u aanmaken door in het linker gedeelte van het venster met de rechtermuisknop op Workflow te klikken en dan Workflow toevoegen te selecteren.

Bestaande workflows kunt u bekijken en/of wijzigen door de workflow in het linker gedeelte te selecteren. De gegevens van de workflow worden dan getoond in het rechter gedeelte. U kunt deze gegevens desgewenst wijzigen of de hele workflow verwijderen.

Een door Visma gedefinieerde workflow kunt u kopiëren door in het linker gedeelte van het venster met de rechtermuisknop op Workflow te klikken en dan Voorgedefinieerde workflow toevoegen te selecteren. Deze optie is enkel beschikbaar wanneer de module declaraties m.b.v. de set-upfunctie is opgezet.

Een workflowdefinitie bestaat uit de volgende items:

• Naam: de naam van de workflow. Dit veld is verplicht.

• Omschrijving: de omschrijving van de workflow. Dit is een vrij tekstveld.

• Declaratie-indiening: afhankelijk van de hoogte van het totaal bedrag van de declaratie kan er een te volgen goedkeuringsroute worden opgegeven. Ook kan er worden opgegeven wie een bericht krijgt van een afwijzing dan wel goedkeuring van een declaratie.

• Automatische goedkeuring voor rol: wanneer bepaalde werknemers, zoals bijvoorbeeld een salarisadministrateur, de mogelijkheid moeten hebben om een declaratie aan te passen dan wel aan te maken zonder dat deze meteen in een workflowproces terecht komt, dan kunt u deze werknemers een bepaalde rol geven. Wanneer u vervolgens bij deze instelling opgeeft dat wijzigingen gedaan door werknemers met deze rol automatisch goedgekeurd zijn dan worden deze wijzigingen niet in het workflowproces opgenomen.

• Declaratie-items: een workflow wordt gelinkt aan een item. Hier kunt u de lijst met declaratie-items opgeven welke de huidige workflow moeten volgen. Let op! Een declaratie-item kan maar in één workflow worden opgenomen. Dit betekent dat bij het toevoegen van een declaratie-item dat reeds in een andere workflow zit dit declaratie-item uit de andere workflow verwijderd wordt. Een declaratie-item kan geselecteerd worden via de knop Toevoegen. U kunt een geselecteerd item bekijken door op een geselecteerd declaratie-item te klikken.

Declaratie-indiening toevoegen/bewerken

Door op de knop toevoegen te klikken kunt u een declaratie-indiening toevoegen. Door op het symbool aan het einde van de regel te klikken kunt u een declaratie-indiening wijzigen. Wanneer u klikt opent zich een scherm met de volgende invoervelden:

• Bedrag >=: het minimum totaal declaratiebedrag waarvoor de workflow geldt. Dit veld identificeert de declaratie-indieningsregel. Dit betekent dat de waarde uniek moet zijn binnen de betreffende workflow.

• Mijn Talent goedkeurder: welke route volgt een declaratie die is ingevoerd door de werknemer zelf. U kunt kiezen uit: rol, gebruiker, gebruikersgroep, lijst en manager.

• Talent goedkeurder: welke route volgt een declaratie die is ingevoerd door een gebruiker namens een andere werknemer. U kunt kiezen uit: rol, gebruiker, gebruikersgroep, lijst en manager.

• Goedkeuring melden: moet er een bericht verzonden worden na goedkeuren? En zo ja naar wie. De tekst en de doelgroep van het bericht legt u vast via de functie berichten.

• Afwijzing melden: moet er een bericht verzonden worden na afwijzen? En zo ja naar wie. De tekst en de doelgroep van het bericht legt u vast via de functie berichten.

• Wijziging en goedgekeurd melden: moet er een bericht verzonden worden na goedkeuren met wijzigingen? En zo ja naar wie. De tekst en de doelgroep van het bericht legt u vast via de functie berichten. Het verschil tussen "Goedkeuring melden" en "Wijziging en goedgekeurd melden" ligt hem in het feit of de declaratie is goedgekeurd zoals ingediend door de medewerker of dat er tijdens het goedkeuringsproces wijzigingen hebben plaatsgevonden. In het eerste geval wordt de Goedkeuringsmelding verzonden. In het tweede geval de wijziging en de goedkeuringsmelding.

Er dient minimaal één declaratie-indieningsregel te zijn.

Opmerkingen/restricties

1. Aantallen, kilometers en uren worden niet meegenomen bij het bepalen van het totaalbedrag van een declaratie. Definieer daarom altijd een workflow voor bedragen >=0. Consequentie van het niet hebben van zo'n regel is dat declaraties met alleen aantallen, kilometers of uren automatisch goedgekeurd worden.

2. Bij correcties en storneringen kan het totaal van een declaratie lager worden dan 0. In dat geval wordt het totaal van de declaratie absoluut gemaakt voordat gekeken wordt naar de te gebruiken goedkeuringsvolgorde.

3. Van een declaratie-indieningsregel moet naast het bedrag minimaal één ander veld gevuld zijn.

4. Een workflow is gekoppeld aan een declaratie-item. Een declaratie kan echter maar aan één workflow worden gekoppeld. Consequentie is dat tijdens het invoeren van standaarddeclaraties wordt gecontroleerd of alle gebruikte declaratie-items dezelfde workflow volgen. Is dat niet het geval dan moet de afwijkende regel in een separate declaratie worden opgenomen.

5. Na goedkeuring exporteert het systeem automatisch de declaraties naar het salarissysteem.

6. Wanneer het een 'verwijs'-bedrijf betreft is de optie gebruikersgroep als goedkeurder niet beschikbaar. U kunt in dit geval ook geen zelfgedefinieerde rollen en lijsten selecteren.

7. Het wijzigen van een bestaande workflow heeft meteen effect op (op)nieuw ingediende declaraties.

8. Het verwijderen van een workflow is niet toegestaan wanneer er declaraties bestaan welke gebruik maken van de betreffende workflow. Verwijderen is ook niet toegestaan wanneer er nog declaratie-items aan de workflow zijn gekoppeld.

9. Massadeclaraties en workflow

   Een workflow wordt alleen gebruikt bij het indienen van standaarddeclaraties. Declaraties ingediend via de massadeclaratiefunctie kennen geen afgedwongen workflow. Wel is er een validatiestap voordat de declaraties naar het salarissysteem worden geëxporteerd. Deze validatiestap kan alleen uitgevoerd worden door gebruikers die geautoriseerd zijn voor de functie "Valideer massadeclaraties" (PAY.31247).