Overzicht declaraties

Doel

Het raadplegen, toevoegen, wijzigen, verwijderen en goedkeuren van declaraties. In de lijst worden zowel standaarddeclaraties als declaraties ingevoerd via een massadeclaratie getoond.

Functionaliteit

Wanneer de functie geopend wordt, worden de declaraties getoond van de geselecteerde werknemer.

• Zoekveld

  In de rechterbovenhoek wordt een zoekveld getoond. Door hier een waarde in te voeren gevolgd door Enter dan wel door een klik op het symbool worden alleen declaraties getoond waarbij de inhoud van één van de kolommen Werknemer, Declaratiecode, Ingediend door, Status of Salarisperiode aan het zoekcriterium voldoen.
  Voorbeeld: wanneer u wilt weten of er nog declaraties staan die wachten op goedkeuring dan typt u de tekst: "goedkeuring" gevolgd door Enter. Nu toont de lijst alle declaraties met de status "Wacht op goedkeuring". Wanneer u op het symbool klikt zonder dat er iets is ingevuld krijgt u alle declaraties te zien. Wanneer de zoekoptie slechts één declaratie oplevert en u beschikt over de rechten deze declaratie te mogen inzien dan zal het systeem deze declaratie openen.

• Tabel met declaraties

  In de lijst worden alle declaraties getoond ongeacht of het een standaarddeclaratie is of onderdeel van een massadeclaratie. Als u daarvoor bent geautoriseerd, kunt u ook de massadeclaraties wijzigen/verwijderen. Wanneer u een declaratie wijzigt die is aangemaakt via de massa, komt u in het scherm voor massa-invoer terecht.

  Door op een kolomkop te klikken kunt u de sortering van de lijst aanpassen. De volgende kolommen zijn zichtbaar:

  • Declaratieperiode

  • Datum ingediend

  • Declaratiecode

  • Ingediend door

  • Status: een declaratie kan verschillende statussen hebben. Dit is afhankelijk van de soort declaratie en in welke stap van het goedkeuringsproces de declaratie zich bevindt. Zie Status van een declaratie hieronder.

  • Salarisperiode

  • Totaalbedrag

  • Totaal km

  • Totaal uren

  • : Het invoeren van een declaratie gaat sneller als u een eerdere declaratie kopieert door op dit pictogram aan het einde van de regel te klikken. Daarna moet u de gekopieerde declaratie bewerken door op het pictogram te klikken. Pas de datum aan en voeg het bewijsstuk toe als bijlage. Het kopiëren is vooral bedoeld als hulpmiddel bij het invoeren van een nieuwe declaratie, daarom worden de bijlagen niet meegenomen.

  • : Het wijzigen van een bestaande declaratie kunt u doen door op dit pictogram te klikken. Het wijzigen van een declaratie is mogelijk zolang de declaratie nog niet is goedgekeurd. Om gedurende het salarisverwerkingsproces eventueel nog correcties door te voeren kunnen gebruikers het recht krijgen goedgekeurde declaraties aan te passen. Hiervoor moet u deze gebruikers autoriseren voor de functie Wijzigen van een declaratie na goedkeuring. (PAY.31248). Een declaratie is niet meer te wijzigen nadat de salarisperiode is afgesloten. Voor eventuele correcties zult u een nieuwe declaratie moeten toevoegen. Het is ook niet mogelijk storneringen te wijzigen.

  • : Een bestaande declaratie kunt u tegenboeken door op dit pictogram te klikken. Hiermee kunt u een declaratie die is goedgekeurd en die wacht op uitbetaling of die al uitbetaald is, storneren. Het systeem maakt een nieuwe declaratie aan met negatieve bedragen. Ook deze stornering moet ingediend worden en doorloopt daarna hetzelfde goedkeuringsproces als normale declaraties. Zowel de declaratie als de stornering worden verrekend op de loonstrook. Voor meer informatie zie Storneren hieronder.

  • : Een declaratie die u nog niet heeft ingediend of die is afgewezen, kunt u verwijderen door op dit pictogram te klikken.

• Alles weergeven

  Het aantal declaraties dat initieel weergegeven wordt is beperkt. Wanneer er meer declaraties zijn dan initieel weergegeven worden dan is de optie Alles weergeven beschikbaar. Door deze optie aan te vinken worden alle declaraties getoond.

  Bij zoeken geldt de beperking niet. Dan worden alle declaraties getoond en is de optie dan ook niet aanwezig.

Functionaliteit

• Goedkeuring

  Wanneer u op een regel klikt en de declaratie heeft de status "Wacht op goedkeuring" en u bent tevens de goedkeurder dan opent het scherm zich in goedkeuringsmodus. In andere gevallen opent het scherm zich in raadpleegmodus.

• Met de knop Nieuwe declaratie voegt u een standaarddeclaratie toe.

Status van een declaratie

1. Een standaarddeclaratie kan de volgende statussen hebben:

   • Niet ingediend: de declaratie is nog niet ingediend door de werknemer. Om de declaratie in te dienen moet u

     • de declaratie eerst openen voor bewerken door op het pictogram te klikken en

     • vervolgens de declaratie indienen met behulp van de knop Indienen.

     Ook kan de declaratie worden verwijderd door op te klikken.

   • Wacht op goedkeuring: declaratie is ingediend. Werknemer kan zelf geen wijzigingen meer aanbrengen, de goedkeurders wel. De goedkeurders hebben een taak gekregen op hun takenlijst in To Do.

   • Wacht op uitbetaling: de declaratie is goedgekeurd door alle goedkeurders en wacht op de salarisverwerking.

   • Uitbetaald: declaratie is verwerkt en wordt uitbetaald in de aangegeven salarisperiode.

   • Afgewezen: declaratie is afgewezen door een goedkeurder. U kunt op het pictogram klikken om de declaratie te wijzigen en opnieuw in te dienen.

2. Een declaratie aangemaakt in de massa invoer kan de volgende statussen hebben:

   • Wacht op bevestiging: declaratie is ingevoerd en doorgestuurd ter bevestiging naar de controleur.

   • Is bevestigd: declaratie is bevestigd en zal worden doorgezet naar de salarisverwerking.

   • Wacht op uitbetaling: declaratie is bevestigd en doorgezet naar de salarisverwerking.

   • Uitbetaald: declaratie is verwerkt en wordt uitbetaald in de aangegeven salarisperiode.

Storneren

Het storneren van een bestaande declaratie kunt u doen door op het symbool aan het einde van de regel te klikken. Een stornering is bedoeld om een foutieve declaratie die onverhoopt uitbetaald is te corrigeren. U kunt declaraties storneren met de status "Wacht op uitbetaling" en "Betaald". Storneren lijkt op kopiëren, het verschil tussen storneren en kopiëren is dat een stornering een kopie maakt waarbij alle bedragen zijn vermenigvuldigd met -1. Ook is het niet mogelijk een stornering inhoudelijk aan te passen. Bij het storneren wordt ook een koppeling naar de originele declaratie bewaard, zodat u vanuit de stornering ook nog het origineel kunt raadplegen. Een declaratie kunt u meerdere keren kopiëren terwijl storneren maar één keer kan plaatsvinden. Bij het storneren zal wel een kopie van de bijbehorende bijlagen worden meegenomen, bij kopiëren niet. Bij storneren worden minimale controles uitgevoerd. Dit betekent o.a. dat er niet wordt gecontroleerd op minimum en maximum, het in de arbeidsvoorwaarden opgenomen zijn van declaratie-items. Een stornering vindt altijd plaats op basis van hetzelfde periodetype. Wanneer u op de instellingenpagina de instelling voor declaratieperiode hebt gewijzigd, heeft dit geen invloed op storneringen, wél op een kopie.

Let op! Omdat componenten niet datumgebaseerd zijn kan dit corrigeren fout gaan wanneer tussen het moment van uitbetalen van de oorspronkelijke declaratie en het storneren van de declaratie de definitie van de component gewijzigd is. Probeer indien mogelijk bij tariefswijzigingen een nieuwe component te definiëren en dit middels een nieuwe itemversie aan een item te linken.

Voorbeeld:
Per 1 januari 2011 wordt de kilometervergoeding gewijzigd van 0,20 € in 0,21 €. Wanneer u deze wijziging doorvoert in de component en u storneert een declaratie van voor 01-jan-2011 dan zal de stornering € -0,21 per kilometer storneren terwijl de oorspronkelijke boeking 0,20 € per kilometer was.