Massamutaties

Doel

In deze pagina kunt u de massamutaties toepassen op werknemers. Wat u kunt doen is afhankelijk van de autorisatie. Er zijn drie soorten acties mogelijk: Mutatiewizard, Exporteren en Importeren.

Mutatiewizard

Bij de Mutatiewizard hebt u de volgende opties:

• Salariscomponenten toevoegen: hiermee kunt u vaste salariscomponenten aan werknemers toevoegen.

• Salariscomponenten bijwerken: hiermee kunt u bestaande salariscomponenten bij werknemers groepsgewijs bijwerken.

• Salariscomponenten verwijderen: hiermee kunt u bestaande salariscomponenten bij werknemers verwijderen.

• Toevoegen periode salaris (geen schalen)/(CATS-schalen)/(Algemene schalen): hiermee kunt u nieuwe periodesalarissen toevoegen bij werknemers.

• Wijzigen periode salaris (geen schalen)/(CATS-schalen)/(Algemene schalen): hiermee kunt u bestaande periodesalarissen wijzigen bij werknemers.

• Verwijderen periode salaris (geen schalen)/(CATS-schalen)/(Algemene schalen): hiermee kunt u bestaande periodesalarissen verwijderen bij werknemers.

Exporteren

Nadat u het soort Mutatie en de Filters hebt gekozen, kunt u de export starten door op de knop Export te klikken. U krijgt dan een Excel-bestand aangeboden dat u kunt opslaan en/of openen. De export bevat de velden voor ieder sectie en maakt gebruik van de metadata instellingen.

U kunt een export maken om de gegevens in Excel te muteren en vervolgens weer het in systeem importeren.

Het exportbestand bevat altijd de naam, afdeling en de functie van de werknemer. Deze kolommen zijn alleen voor informatieve doeleinden, tijdens de import wordt hier dan ook niets mee gedaan.

Bij Exporteren hebt u de volgende opties:

• Vaste salariscomponenten: hiermee kunt u vaste salariscomponenten exporteren naar Excel. U ziet de velden van vaste salariscomponenten.

• Periode salaris (geen schalen): hiermee kunt u periodesalarissen (geen schalen) exporteren naar Excel.

  Hier ziet u de kolommen van periode salaris (geen schalen).

• Periode salaris (CATS-schalen): hiermee kunt u bestaande periodesalarissen (CATS-schalen) exporteren naar Excel.

• Periode salaris (Algemene schalen): hiermee kunt u bestaande periodesalarissen (Algemene schalen) exporteren naar Excel.

  Als u gebruik maakt van garantieschalen, dan kunt u de optie Velden garantiesalaris tonen aanvinken. Dan worden deze gegevens ook geëxporteerd.

• Positie: hiermee kunt u de gegevens van de sectie Positie exporteren naar Excel.

• Werknemerrooster: hiermee kunt u de gegevens van de sectie Werktijden exporteren naar Excel.

• Reiskosten: hiermee kunt u de gegevens van de sectie Reiskosten exporteren naar Excel.

Importeren

Het geëxporteerde Excel-bestand kunt u aanpassen en dan vervolgens weer importeren. Maak zo nodig eerst de import actief in Persoonsgegevens > Onderhoud > Importdefinities. Bij Importeren hebt u de volgende opties (afhankelijk van uw autorisatie en of de import is geactiveerd):

• Vaste salariscomponenten: hiermee kunt u vaste salariscomponenten importeren vanuit een Excel-bestand.

  U ziet de velden van vaste salariscomponenten. Hiernaast bestaat er een kolom actie hier vult u in wat u met de transactieregel wilt doen. Dit kan zijn toevoegen, wijzigen of verwijderen. Bij wijzigen of verwijderen is het belangrijk dat u het transactienummer niet wijzigt of verwijdert. Dit is een unieke code waaraan het systeem herkent op welke mutatie de actie moet worden toegepast. Bij toevoegen mag u het transactienummer leeg laten.

• Periode salaris (geen schalen): hiermee kunt u periodesalarissen (geen schalen) importeren vanuit een Excel-bestand.

  Hier ziet u de kolommen van periode salaris (geen schalen). Salarisregels kunnen alleen worden gewijzigd of toegevoegd. Als er al een salarisregel bestaat op de startdatum, dan is het een wijziging. Als er geen salarisregel bestaat op de startdatum, dan wordt er een nieuwe salarisregel toegevoegd. Het is verplicht om de soort salaris in te vullen, dit kan zijn periode of uren.

• Periode salaris (Algemene schalen): hiermee kunt u bestaande periodesalarissen (Algemene schalen) importeren vanuit een Excel-bestand.

  Hier ziet u de kolommen van periode salaris (Algemene schalen). Salarisregels kunnen alleen worden gewijzigd of toegevoegd. Als er al een salarisregel bestaat op de startdatum, dan is het een wijziging. Als er geen salarisregel bestaat op de startdatum, dan wordt er een nieuwe salarisregel toegevoegd. Het is verplicht om het soort salaris in te vullen, dit kan zijn periode of uren.

  Als u gebruik maakt van garantieschalen, dan ziet u de kolommen hiervan (dit moet u wel bij het exporteren eerst aangevinkt hebben).

• Periode salaris (CATS-schalen): hiermee kunt u bestaande periodesalarissen (CATS-schalen) importeren vanuit een Excel-bestand.

  Hier ziet u de kolommen van periode salaris (CATS-schalen). Salarisregels kunnen alleen worden gewijzigd of toegevoegd. Als er al een salarisregel bestaat op de startdatum, dan is het een wijziging. Als er geen salarisregel bestaat op de startdatum, dan wordt er een nieuwe salarisregel toegevoegd. Het is verplicht om het soort salaris in te vullen, dit kan zijn Periode of Uren.

• Loonkostenverdeling: hiermee kunt u loonkostenverdelingen importeren vanuit een Excel-bestand.

  Hier ziet u de kolommen van loonkostenverdeling. Loonkostenverdelingen kunnen alleen worden gewijzigd of toegevoegd. Als er al een loonkostenverdeling bestaat op de startdatum, dan is het een wijziging. Als er geen loonkostenverdeling bestaat op de startdatum, dan wordt er een nieuwe loonkostenverdeling toegevoegd. Een loonkostenverdeling kan uit maximaal vijf verdelingen bestaan.

Let op! Als u rijen verwijdert uit het gedownloade Excel-bestand, dan is het belangrijk dat u de rijen daadwerkelijk verwijdert. Het is niet voldoende om de cellen leeg te maken door op Delete te drukken. U verwijdert rijen in Excel door ze te selecteren en dan op het tabblad Start in de groep Cellen de rijen te verwijderen. Een andere manier is om met de rechtermuisknop op de geselecteerde rijen te klikken en dan Verwijderen te kiezen in het snelmenu. Als u de rijen alleen maar leeg maakt, dan zal de import mislukken.

Nadat u een bestand hebt geïmporteerd, kunt u de status bekijken in de pagina Importstatus.

Autorisatie

Bij vaste salariscomponenten wordt er gecontroleerd op autorisatie, wat de gebruiker wel en niet mag doen m.b.t. toevoegen, bijwerken of verwijderen. Hiervoor wordt er gekeken naar functieautorisatie van Vaste salariscomponenten (ID: PAY.31432). Dus als een gebruiker geen vaste salariscomponenten mag verwijderen, dan mag dit ook niet bij Massamutaties.

Hetzelfde geldt ook voor het aanbrengen van wijzigingen van periodesalaris. Hiervoor wordt er gekeken naar functieautorisatie van Periode salaris (ID: PAY.30494). Dus als een gebruiker geen periodesalaris mag toevoegen, dan mag dit ook niet bij Massamutaties.

Ook moeten de secties in gebruik en muteerbaar zijn in de metadata. Anders is de optie om massamutaties op een sectie te maken niet beschikbaar.

Velden op deze pagina

• Datum waarop: de peildatum voor contracten, transacties, etc. Dit is de datum waar het filter naar kijkt.

  Bij het exporteren van posities wordt er voor dienstverband, contract en positie naar deze datum gekeken. Bij het exporteren van posities is deze datum niet verplicht, als u geen datum invult wordt vandaag als peildatum gebruikt.

  Bij het exporteren van werktijden (werknemerroosters) of reiskosten moet er voor de werknemer een record op deze datum bestaan. Voor dienstverband en contract wordt gekeken naar de datum van vandaag.

• Werknemers: hiermee kunt u aangeven voor wie de mutatie van toepassing is (de peildatum van de dienstverbanden/contracten is vandaag, behalve bij het exporteren van posities).

  • Huidige: toont alle werknemers met een geldig contract.

  • Oude dienstverbanden: toont werknemers met een oud dienstverband die opnieuw in dienst zijn gekomen.

  • Ex: hiermee toont u werknemers met een oud dienstverband.

  • Toekomstig: hiermee toont u werknemers met een toekomstig dienstverband.

• Filteren op: hier kunt u filters toevoegen waarmee u kunt bepalen voor welke werknemers u de mutatie wilt toepassen. Mogelijk filters zijn:

  • Afdeling

  • Functie

  • Soort aanstelling

  • Vaste salariscomponenten (is verplicht bij bijwerken of verwijderen)

  • Werknemersgroep

  • Werknemerslijst (u kunt zelf een of meer werknemers kiezen)

Bij de actie salariscomponenten toevoegen hebt u ook de volgende velden tot uw beschikking:

• Component: hier kunt u aangeven welke salariscomponent u wilt toevoegen

• Nieuwe waarde: de waarde welke u wilt toevoegen, afhankelijk van de soort salariscomponent is dit een bedrag of aantal.

• Afronding: hier kunt u aangeven welke soort afronding u wilt gebruiken voor bedragen/aantallen.

• Tijdvak: hier kunt u aangeven naar welke tijdvak moet worden gekeken bij het ophalen en bepalen van de schalen (is alleen beschikbaar bij CATS-schalen en Algemene schalen).

• Velden garantiesalaris tonen: hier kunt u aangeven of u ook garantiesalarisvelden wilt zien of muteren (is alleen beschikbaar bij Algemene schalen).

Verwerken

Nadat u de gewenste filters hebt gezet, kunt u op Volgende klikken. Hier wordt een lijst van de werknemers weergegeven, de "preview".

Let op!
Bij periodesalaris is de functie van een werknemer van invloed op of deze in de volgende stap wordt weergegeven. Bijvoorbeeld als bij een functie de schaal is ingericht op Algemeen, dan kunt u voor werknemers met de betreffende functie geen salaris toevoegen met CATS-schalen. Dit is echter afhankelijk van de instelling van de optie Controle salarisgrenzen in Persoonsgegevens Instellingen. Als daar gekozen is voor Geen controle, dan is er geen controle meer op het soort salarisschaal bij de werknemer.

Functionaliteit

Hier kunt u wijzigingen toepassen op de weergegeven regels. Door een veld te selecteren met de gewenste actie en door een waarde op te geven kunt u in één keer alle regels wijzigen.

Als u enkele regels wilt muteren, dan moet u de regels selecteren middels de checkbox. Hiermee worden alleen de geselecteerde regels gewijzigd.

Als er regels tussen zitten in de "preview" welke u niet wilt wijzigen, dan kunt u deze selecteren middels de checkbox en klikken op Geselecteerde regels verwijderen. Hiermee worden ze uit de lijst gehaald en worden er geen mutaties op toegepast.

Als u klaar bent, kunt u alle regels valideren door op de knop Valideer regels te klikken.

Als er geen fouten zijn en u bent het eens met wat in de "preview" wordt weergegeven, dan kunt u alle regels verwerken door op Akkoord te klikken. Hiermee worden alle regels verwerkt en is er geen goedkeuring van toepassing.

Tijdens de wizard voor massamutaties zijn de volgende knoppen beschikbaar:

• Volgende: met deze knop gaat u naar de volgende stap. Bijvoorbeeld: nadat u de filters hebt gezet, gaat u naar de "preview".

• < Terug: met deze knop gaat u terug naar de vorige stap. Bijvoorbeeld: als u bij de "preview" bent gaat u terug naar de filters.

• Akkoord: met deze knop slaat u de mutaties op.

• Annuleren: met deze knop kunt u de handeling afbreken.

• Opnieuw uitvoeren: met deze knop kunt u de handeling opnieuw uitvoeren, u gaat terug naar de filters.

• Sluiten: met deze knop kunt u de handeling afsluiten.