Eigen overzichten

Tabblad Kolomselectie

Hier selecteert u de kolommen die op het overzicht getoond moeten worden. Door het maken van selecties op dit tabblad wordt er niet gefilterd op het aantal rijen in het overzicht. Filteren van de gegevens gebeurt alleen door het toepassen van filters op het tweede tabblad.

Voorbeeld, een overzicht heeft de volgende kolommen:

• Verkorte naam (sectie "Persoonsgegevens")

• Adres (sectie "E-mail" en soort "Werk")

• Telefoon (sectie "Telefoon " en soort "Zakelijk telefoon")

Dit overzicht laat alle werknemers zien. Ook werknemers die geen e-mail- of telefoongegevens hebben vastgelegd. Wilt u alleen werknemers tonen die een e-mailadres van het soort "werk" hebben vastgelegd, dan dient u hiervoor een filter op "soort e-mail" toe te passen.

Beschikbare kolommen

• Sectie: een keuzelijst met beschikbare secties voor het overzicht. Binnen personeelsgegevens zijn een aantal secties gedefinieerd, bijvoorbeeld: contractgegevens, salarisgegevens, etc. In de keuzelijst kunt u een sectie selecteren.

  Elke sectie heeft een aantal velden gedefinieerd, welke in tabelvorm eronder worden gepresenteerd. Als er een andere sectie wordt geselecteerd, wordt een lijst met bijbehorende velden geselecteerd. Van elk veld wordt de naam en een -knop getoond, die extra informatie over het veld geeft. Als het vakje voor het veld wordt aangevinkt, zal het veld in het overzicht getoond worden.

  De volgorde waarin de kolommen in het overzicht worden gepresenteerd kunt u wijzigen door op de pijltjes te klikken.

• Soort: een aantal secties kan nader gespecificeerd worden door een soort (type) te selecteren.
  De beschikbare soorten worden gepresenteerd in een extra keuzelijst.

  Het betreft de volgende secties:

  • Adres: extra keuzelijst soorten adressen, nl. Woonadres, Postadres en Verblijfadres bij ziekte

  • Arbeidsvoorwaarden: extra keuzelijst voor soort arbeidsvoorwaarde, nl. Algemeen, Verzuim, Verlof etc.;

  • Gesprekscyclus: extra keuzelijst voor het gesprekstype;

  • E-mail: extra keuzelijst soorten e-mail, nl. Privé, Werk etc.;

  • Familie: extra keuzelijst soort familie;

  • Officiële documenten extra keuzelijst officieel documenttype, nl. Paspoort, Rijbewijs etc.;

  • Telefoon: extra keuzelijst soorten telefoon, nl. Zakelijk, Thuis, Mobiel etc.

  De volgende restricties gelden voor deze extra keuzelijst:
  Als meerdere velden van bovengenoemde secties worden geselecteerd, moeten deze allemaal van hetzelfde soort (type) zijn.

  Het is slechts toegestaan dat van één van de bovengenoemde secties alle soorten/typen worden getoond. Zodra de optie Alle is geselecteerd, zal deze optie bij de overige secties verdwijnen.

Hoe wordt de selectie van het veld “soort” verwerkt:

Met het selecteren van een soort wordt alleen aangegeven welke informatie u in de kolom wilt zien, bijvoorbeeld het woonadres of het postadres. Met het selecteren van de soort wordt het aantal rijen dat wordt gerapporteerd niet beperkt. Dat wil zeggen dat als u bij “soort” het “postadres” opgeeft, alle records worden weergegeven ook als het “postadres” niet bestaat. Het veld “Postadres” zal dan leeg. Het beperken van het aantal records gebeurt altijd met filters op het tabblad Filters. Als u alleen werknemers met een postadres wilt zien, moet u een filter definiëren met “soort adres” is “postadres”.

Datumgebaseerde en periodegebaseerde secties.

Datumgebaseerde secties:

De meeste secties zijn gebaseerd op een datum. Dat wil zeggen dat voor deze secties standaard alleen de actuele stand van zaken (die geldt op de peildatum) wordt gerapporteerd. Hiervoor hoeft geen filter worden toegepast. Wordt bijvoorbeeld het veld “Deeltijdfactor” van de sectie “Werkuren” getoond, dan wordt altijd de actuele deeltijdfactor op de peildatum gerapporteerd. Er wordt maar één record, het actuele record gerapporteerd.

Periodegebaseerde secties:

Voor deze secties worden standaard alle beschikbare records getoond. Selecteert de gebruiker bijvoorbeeld een aantal velden van de sectie “Opleidingen”, dan worden standaard alle opleidingen getoond van de geselecteerde werknemers. Als de gebruiker bijvoorbeeld alleen de opleidingen van dit jaar wil zien, dan moet een filter worden toegepast.

De volgende secties zijn als periodegebaseerde secties geïmplementeerd:

• Gesprekscyclus

• Opleidingen

• Declaraties (zie Extra informatie over secties voor meer informatie)

• Verstrekkingen

Als er bijvoorbeeld over een jaar wordt gerapporteerd dan is het mogelijk dat werknemers gedurende deze periode in en uit dienst gaan. Om deze reden worden in het rapport de volgende regels gehanteerd met betrekking tot de peildatum. Als er wordt gerapporteerd uit zowel datum- als periodegebaseerde secties dan is de peildatum nodig voor de datumgebaseerde secties.

Het overzicht hanteert de volgende regels:

• Voor werknemers die in dienst zijn op de peildatum wordt de peildatum gebruikt.

• Voor werknemers die uit dienst gaan vóór de peildatum wordt de datum uit dienst als peildatum gebruikt.

• Voor werknemers die in dienst komen na de peildatum wordt de datum in dienst als peildatum gebruikt.

De beste resultaten worden gekregen als de peildatum binnen de periode ligt waarover wordt gerapporteerd. Daarom wordt de peildatum aanpast zodra deze buiten de periode valt:

• Voor periodes in het verleden wordt de peildatum gezet op de einddatum van de periode.

• Voor periodes in de toekomst wordt de peildatum gezet op de startdatum van de periode.

Als de gebruiker bijvoorbeeld rapporteert over opleidingen voor het jaar 2009 dan wordt de peildatum op 31-12-2009 gezet. Deze waarde kunt u wijzigen.

Geselecteerde kolommen

De status van de geselecteerde velden wordt aan de rechterkant van het scherm bijgehouden.

Van elk veld wordt de naam van de sectie en de veldnaam getoond.

Daarnaast wordt ook de presentatievolgorde in het overzicht getoond welke met de pijltjes aan de rechterkant gewijzigd kan worden. Tevens kan met het pictogram een veld uit de selectie worden verwijderd.

Met de knop Selectie wissen worden alle geselecteerd velden verwijderd.

Secties die meerdere rijen kunnen opleveren.

Dit gegevenspanel is wel of niet zichtbaar afhankelijk van de geselecteerde secties.

Een aantal secties levert altijd één waarde per werknemer of per contract.
Voorbeelden hiervan zijn de secties:

• Persoonlijke gegevens: een werknemer heeft slechts één geboortedatum.

• Werkuren: elke contract heeft slecht één deeltijdfactor op de geselecteerde peildatum.

Een aantal secties kan meerdere waardes opleveren per werknemer of per contract.
Voorbeelden hiervan zijn de secties:

• Familie: een werknemer kan meerdere kinderen hebben

• E-mail: een werknemer kan meerdere e-mailadressen hebben.

Het overzicht heeft de beperking dat slechts één sectie meerdere waarden per werknemer of per contract kan hebben. Deze keuzelijst bevat alle secties die meerdere waarden kunnen opleveren. Hier kunt u aangeven van welke secties u alle waarden wilt zien. U kunt “(niet geselecteerd)” kiezen, dan wordt van elke sectie slechts één waarde per werknemer of per contract getoond. Als er een periodegebaseerde sectie in gebruik is, dient deze hier altijd geselecteerd te zijn. Deze wordt ook voorgeselecteerd.

Hier volgen een paar voorbeelden voor het gebruik deze keuzelijst:
Als u bijvoorbeeld alle e-mailadressen wilt tonen, dient u als eerste bij de sectie soort de waarde “Alle” te selecteren. Daarnaast dient u ook in de keuzelijst “Alle records weergeven van” de waarde “E-mail (Alle)” te selecteren. Als dat het geval is worden alle e-mailadressen getoond. Wordt in dit voorbeeld in de keuzelijst “Alle records weergeven van” de waarde “niet geselecteerd” gekozen, dan zal maximaal één e-mailadres per werknemer of per contract worden getoond.

Een ander voorbeeld:
Als u alle kinderen van de werknemers wilt tonen, dan dient u naast de selectie sectie soort is “Kind” ook in keuzelijst “Alle records weergeven van” de waarde “Familie (Kind)” te selecteren. Alleen dan worden alle kinderen getoond. Wordt in dit voorbeeld in de keuzelijst “Alle records weergeven van” de waarde “niet geselecteerd” gekozen, dan zal maximaal één kind per werknemer worden getoond.

Tabblad Filters

Op dit tabblad is het mogelijk zelf een aantal filters voor het overzicht definiëren. Als u geen filter instelt komen alle werknemers in de afdeling of het afdelingsfilter op het overzicht; door filters in te stellen beperkt u het overzicht tot alleen de werknemers die aan de filtercriteria voldoen. De meeste filters filteren op één eigenschap maar er zijn ook filters die op meerdere eigenschappen filteren. U kunt kiezen uit de volgende filters:

• Actief contract (filterbewerking altijd AND, zie hieronder)

• Arbeidsongeschiktheidscategorie

• Bankrekeningen (uitbetalingen)

• Gesprek (meerdere eigenschappen, zie hieronder); heeft extra optie Toon de gegevens die ..., zie hieronder)

• Bestaande arbeidsvoorwaarden

• Collectieve bedragen

• Contractnotities

• Correspondentieadres (wanneer u dit filter gebruikt, kies dan bij de peildatum vandaag. Kies tevens op het tabblad "Kolomselectie" in de keuzelijst "Soort" de waarde "Alle")

• Datums in/uit dienst

• Declaraties (meerdere eigenschappen, zie hieronder)

• Deeltijdfactor

• Functie

• Kostenplaats

• Leeftijd

• Loonkostenverdeling

• Officiële documenten (meerdere eigenschappen, zie hieronder)

• Opleidingen (meerdere eigenschappen, zie hieronder); heeft extra optie Toon de gegevens die ..., zie hieronder)

• Rapportagegroepen (filterbewerking op afdelingsgroep altijd AND, zie hieronder)

• Reiskosten (vaste bedragen)

• Reiskosten (vaste salariscomponenten)

• Soort aanstelling

• Soort adres

• Soort e-mail

• Type telefoonnummer

• Variabele salariscomponenten

• Vaste bedragen

• Vaste salariscomponenten

• Verstrekkingen

• Werknemernotities

• Werknemersgroep

Een filter toevoegen

• Selecteer in het veld Filteren op een sectie.

• Klik op Toevoegen.

• Selecteer een filter.

• Klik na het selecteren van een filter op Opslaan.

• Na het opslaan kunt u een extra filter toevoegen.

Filter: Rapportagegroepen:

In de module applicatiebeheer kunnen onder het menu “rapportage” de volgende rapportagegroepen worden gedefinieerd:

• Soort aanstellingsgroepen: deze groep bestaat uit een selectie van “soort aanstellingen”

• Afdelingsgroepen: deze groep bestaat uit een selectie van “afdelingen”.

De afdelingsselectie is op basis van de afdelingenboom of op basis van een afdelingsfilter. Beide tegelijk is niet mogelijk. Om deze reden wordt de afdelingenboom verborgen zodra er een afdelingsfilter is geselecteerd.

Filters: Gesprek en Opleidingen

Bij deze filters is onder Voldoet niet aan de filtercriteria de optie Toon de gegevens die niet voldoen aan de opgegeven filtercriteria ("NOT"-operator in SQL) aanwezig. Het doel van deze optie is om werknemers te rapporteren die bijvoorbeeld nog geen cyclusgesprek hebben gehad of die een bepaalde opleiding nog niet hebben gevolgd.
Voorbeeld: een rapport met een filter voor gesprek "Soort gesprek" is "Voortgangsgesprek" met startdatum >= 1-1-2020 en startdatum <= 31-12-2020. Wanneer de optie is aangevinkt, worden alleen werknemers gerapporteerd die nog geen voortgangsgesprek hebben gehad in 2020.

Als u gebruik maakt van deze optie om zo een lijst met werknemers te maken die niet voldoen aan bepaalde eisen, selecteer dan alleen de kolommen werknemernummer en -naam in de sectie Persoonsgegevens. Zodra kolommen worden geselecteerd van de secties Gesprekscyclus of Opleidingen, worden alle records getoond die niet voldoen aan het filter.

NB Er kunnen werknemers worden gerapporteerd die op de peildatum niet in de geselecteerde afdeling zitten omdat Gesprekscyclus en Opleidingen periodegebaseerde secties zijn. Periodegebaseerd betekent dat standaard alle gegevens worden getoond of de periode die in het filter is gedefinieerd (bv. gesprekken in 2020).

Filterbewerking

Het betreft een keuzelijst met de volgende waarden:

• “AND” (Dit is de standaardwaarde)
  Als er meerdere filters worden toegepast dan worden deze in een “en-constructie” verwerkt. Dit betekent dat alleen records worden getoond die aan alle voorwaarden voldoen.

• “OR”
  Als er meerdere filters worden toegepast dan worden deze in een “of-constructie” verwerkt. Dit betekent dat alle records worden getoond die aan één van de voorwaarden voldoen.

  Op deze regel zijn twee uitzonderingen:

  • Het filter Actief contract wordt altijd in een “en-constructie” verwerkt. Alleen werknemers met een contract dat voldoet aan de voorwaarde worden getoond, ook al voldoen ze wel aan een van de andere filters.

  • Een filter op een rapportage afdelingsgroep wordt altijd in een “en-constructie” verwerkt. Zodra op een afdelingsgroep wordt gefilterd, worden alleen werknemers in deze afdelingsgroep getoond.

Filters met meerdere eigenschappen:

Als een filter op meerdere eigenschappen filtert, dan worden deze condities van dit filter altijd in een “en constructie” verwerkt. Voorbeeld:
Een rapport heeft de volgende filters:
Filter 1: "conditie A"
Filter 2: "conditie B"
Filter 3: "conditie C", "conditie D"
(Een filter op meerdere eigenschappen kan bij een filter op opleidingen, gesprekken of officiële documenten.)
Bij selectie van de "AND"-operator worden alleen gegevens getoond die voldoen aan:
"conditie A" en "conditie B" en "conditie C" en "conditie D"
Bij selectie van de "OR"-operator worden alleen gegevens getoond die voldoen aan:
"conditie A" of "conditie B" of ("conditie C" en "conditie D")

Meerdere keren toepassen van hetzelfde filter:

Als hetzelfde filter meerdere keren wordt toegepast in een overzicht, dan wordt dit op de volgende manier verwerkt. Het wordt uitgelegd aan de hand van een aantal voorbeelden.

• Voorbeeld 1:

  Stel het filter "Soort e-mail" wordt meerdere keren toegepast in het rapport:
  - Filter 1: "Soort e-mail: Werk"
  - Filter 2: "Soort e-mail: Privé"

  Bij gebruik van filterbewerking "AND":
  In dit geval worden de filters niet op de standaard manier verwerkt, want dan zouden er nooit gegevens zijn die voldoen aan de condities. Een e-mailadres kan immers niet zowel Werk als Privé zijn. Daarom wordt in dit geval gekeken of een werknemer zowel een e-mail van het soort Werk als van het soort Privé heeft. Als de werknemer beide heeft dan worden ze allebei getoond op het overzicht.

  Bij gebruik van filterbewerking "OR":
  In dit geval worden de filters op de standaard manier verwerkt. Als de werknemer een e-mail van het soort Werk of een e-mail van het soort Privé of beide heeft dan worden deze getoond op het overzicht.

In de volgende voorbeelden wordt het filter "Opleidingen" gebruikt waarmee op meerdere eigenschappen gefilterd kan worden.

• Voorbeeld 2:

  Stel het filter "Opleidingen" wordt meerdere keren toegepast in het rapport:
  - Filter 1: "Status opleiding: Planning; Opleidingssoort: Avondcursus"
  - Filter 2: "Status opleiding: Nog mee bezig"

  Bij gebruik van filterbewerking "AND":
  Indien een werknemer een opleiding heeft die voldoet aan filter 1 (avondcursus gepland) en daarnaast ook een opleiding heeft die voldoet aan filter 2 (nog mee bezig), dan worden deze opleidingen beide getoond op het overzicht.
  Als één van deze opleidingen ontbreekt dan wordt er niets getoond op het overzicht.

  Bij gebruik van filterbewerking "OR":
  Indien een werknemer een opleiding heeft die voldoet aan zowel "Status opleiding=Planning" als aan "Opleidingssoort=Avondcursus", dan wordt deze getoond op het overzicht. Als een werknemer een opleiding heeft die voldoet aan "Status opleiding=Nog mee bezig", dan wordt deze ook getoond op het overzicht. Bestaan beide dan worden beide getoond op het overzicht.

• Voorbeeld 3:

  Stel het filter "Opleidingen" wordt op de volgende manier toegepast in het overzicht:
  - Filter 1: "Status opleiding: Planning; Opleidingssoort: Avondcursus; Opleidingsniveau: HBO"

  Zowel bij gebruik van filterbewerking "AND" als "OR" worden alleen opleidinggegevens getoond die voldoen aan alle drie condities.

• Voorbeeld 4:

  Stel het filter "Opleidingen" wordt meerdere keren toegepast in het rapport:
  - Filter 1: "Status opleiding: Planning"
  - Filter 2: "Status opleiding: Nog mee bezig"
  - Filter 3: "Opleidingssoort: Avondcursus"

  Bij gebruik van filterbewerking "AND":
  Indien een werknemer een opleiding heeft die voldoet aan "Status opleiding=Planning" en ook een opleiding heeft die voldoet aan "Status opleiding=Nog mee bezig" en ook een opleiding heeft die voldoet aan "Opleidingssoort=Avondcursus", dan worden al deze gegevens getoond op het overzicht.
  Zodra een werknemer één van deze gegevens mist, wordt er niets getoond op het overzicht.

  Bij gebruik van filterbewerking "OR":
  Iedere werknemer met een opleiding die voldoet aan één van de drie condities wordt getoond op het overzicht, zo nodig meerdere keren als er meerdere overeenkomende opleidingen zijn.

Tabblad Machtigingen

Hier kan de gebruiker opgeven met wie hij/zij de overzichtsdefinitie wil delen. Dit tabblad is alleen beschikbaar in de “bewerk-modus”.

De overzichtsdefinitie kan gedeeld worden met:

• Iedereen

• Gebruiker
  Een overzicht kan rechtstreeks gedeeld worden met een andere gebruiker.

• Gebruikersgroep
  Elke gebruiker die lid is van de gedeelde gebruikersgroep mag de overzichtsdefinitie zien

• Rol
  Als de overzichtdefinitie gedeeld wordt met een rol dan is deze definitie gedeeld met iedereen die deze rol voor een of meerdere afdelingen vervult. Als een gebruiker deze rol voor een of meerdere afdelingen vervult, dan mag deze gebruiker het overzicht voor al zijn/haar geautoriseerde afdelingen verversen.

Tabblad Eigenschappen

Op dit tabblad zijn de volgende velden beschikbaar:

• Eigenaar: de gebruiker die het overzicht gedefinieerd heeft.

• Aanmaakdatum: de datum waarop het overzicht is aangemaakt.

• Omschrijving: hier kan de gebruiker een beschrijving van het overzicht opgeven.

• Gesorteerd op: betreft een keuzelijst voor de sortering binnen het overzicht. Als u Werknemernummer of Naam werknemer selecteert, worden alle werknemers op hetzelfde niveau onder de geselecteerde afdeling getoond. Als u Afdeling/ werknemernummer of Afdeling/ Naam werknemer selecteert, wordt elke werknemer onder zijn of haar afdeling getoond. Elke afdeling wordt op een nieuwe pagina getoond.

• Gebruikte filters weergeven: als deze optie is ingeschakeld dan worden de gebruikte filters afgedrukt in de kop van het overzicht, maar als er meer dan 10 filters zijn toegepast dan worden alleen de eerste 10 filters afgedrukt.

• Weergaveopties: u moet kiezen uit één van de volgende vier modi:

  • Interactieve sortering: als deze optie aanstaat en het overzicht op het scherm wordt getoond, kan per kolom de sortering worden gewijzigd. Op elke kolom kan gesorteerd worden met behulp van de pictogrammen boven de kolom.

  • Meldingen weergeven: als deze optie niet aanstaat worden er alleen meldingen in de kolomkop getoond.

    Deze optie biedt de mogelijkheid om te controleren of er gegevens zijn die niet worden getoond omdat de gebruiker er niet voor is geautoriseerd (dit is alleen bij gebruik van een afdelingsfilter) of omdat bepaalde velden niet in gebruik/zichtbaar zijn als gevolg van de soort aanstelling.
    Alle gegevens worden alfanumeriek gepresenteerd. Deze modus is dus niet geschikt als de gegevens naar Excel geëxporteerd moeten worden.

    Als het overzicht is gebaseerd op de afdelingenboom (standaard) dan worden autorisatiemeldingen altijd getoond (in de kolomkop) omdat de autorisatie voor alle geselecteerde afdelingen gelijk is.
    Als het overzicht gebaseerd is op een afdelingsfilter of een afdelingsgroep (zie rapportagegroepen op het tabblad Filters) dan is het mogelijk dat een gebruiker bepaalde gegevens voor de ene afdeling wel en voor de andere afdeling niet mag zien. Deze autorisatiemeldingen zijn alleen zichtbaar in deze modus.
    Ook alleen in deze modus ziet u de volgende meldingen:

    • Dat een veld niet in gebruik is als gevolg van de soort aanstelling van de werknemer.

    • Dat een veld niet zichtbaar is als gevolg van de soort aanstelling van de werknemer.

  • Leesbaarheid optimaliseren: in deze modus is het overzicht in sommige gevallen beter leesbaar. Deze optie heeft alleen effect als een sectie is opgenomen die meerdere regels oplevert per werknemer / contract.
    In dit geval is in de keuzelijst "Alle records weergeven van" een sectie geselecteerd. Alle gegevens die niet afkomstig zijn van deze geselecteerde sectie worden slechts één keer weergegeven. Hieronder volgt een voorbeeld:

    Normale situatie:
    Werknemer 1  Werknemer 1
    Werknemer 1  Werknemer 2
    Werknemer 1  Werknemer 3

    Optimaliseren leesbaarheid ingeschakeld:
    Werknemer 1  Werknemer 1
    ___________ Werknemer 2
    ___________ Werknemer 3

  • Export: als deze optie is geselecteerd dan worden de gegevens getoond in een platte tabel zonder groeperingen en zonder de koprijen met titel en selecties. Deze modus is het meest geschikt als u de gegevens naar Excel wilt exporteren.

Tabblad Overzicht

Klik op Vernieuwen om het overzicht te genereren.